Finanzielle Post-Mortem-Analyse für die Commit Your Code-Konferenz

Am 5. und 6. Dezember veranstalteten wir eine Konferenz für wohltätige Zwecke mit dem Titel „The Commit Your Code Conference“, bei der 100 % aller Ticketverkäufe für wohltätige Zwecke gespendet wurden. Am Ende kam mir die Idee August und eigentlich hat alles Mitte September angefangen. Also haben wir in weniger als 3 Monaten diese Konferenz auf die Beine gestellt, die weltweit im Trend lag!

Wichtige Statistiken und Cliff Notes.

• Wir hatten über 60 Redner
• Der Ticketverkauf wird zu 100 % für wohltätige Zwecke gespendet.
• 77 % der Teilnehmer arbeiteten im technischen Bereich
• 40 % der Teilnehmer waren NIE zuvor auf einer Technologiekonferenz.
• Wir haben 10.197,70 $ für wohltätige Zwecke gesammelt
• Unser gesamtes Sponsoringgeld belief sich auf 11.500 US-Dollar

Gruppenfoto aller Redner

Eine Konferenz aus Geldgründen zu veranstalten, hat mich nie interessiert und ich tadele niemanden dafür. Gemeinnützige Konferenzen sind großartig! Ich unterstütze sie absolut! Was mich betrifft, hat es mich einfach nicht begeistert. Die Idee, die mich im August wirklich faszinierte, war, eine Konferenz zu veranstalten, bei der Einkommen oder Standort kein Hindernis für die Ressourcen darstellten. Für uns beginnen die Tickets also bei 30 $ und Ihr Essen ist für beide Konferenztage abgedeckt. Der einzige Unterschied zwischen einem 30-Dollar-Ticket und einem 100-Dollar-Ticket bestand darin, wie viel wir für wohltätige Zwecke gespendet haben. Ihre Erfahrung würde sich NICHT ÄNDERN oder anders sein, je nachdem, wie viel Geld Sie spenden.

Ich habe zu Beginn der Ankündigung dieser Konferenz versprochen, alle Finanzdaten öffentlich zu veröffentlichen. Transparenz ist hier der größte Faktor, und ich möchte, dass nichts verborgen bleibt. Hier ist eine vollständige Aufschlüsselung von allem.

Wir sammelten 10.167,70 US-Dollar (30 US-Dollar), die am Ende der Konferenz in bar ausgezahlt wurden, also insgesamt 10.197,70 US-Dollar. Wir haben die Tickets über ein Tool namens Checkout Page verkauft, und es hat wirklich gut funktioniert. Jeder Cent wird gespendet.

An Sponsorengeldern haben wir 11.500 US-Dollar von 8 Sponsoren gesammelt.
Ein großes Lob an sie, denn jeder Sponsor musste eine GANZ besondere Ausnahme machen, um zu spenden. Eines der Dinge, die ich herausgefunden habe, ist, dass die große Mehrheit der Organisationen, an die ich mich gewandt habe, ihre Budgets für das Konferenzsponsoring ein Jahr im Voraus planen. Ich dachte, 3 Monate wären zu lang, aber ich habe schnell gelernt, wie falsch ich lag.

Ich habe auch erfahren, dass das Wort Wohltätigkeit VIELE potenzielle Sponsoren abgeschreckt hat. Das war tatsächlich eine der am schwersten zu schluckenden Pillen, aber sie hat mein Denken völlig verändert, als wir Commit Your Code 2025 planen. Das Wort Wohltätigkeit wird nicht im Titel der Konferenz vorkommen. Es wird überall in der Werbung und auf der Website zu finden sein, denn wir werden das Gleiche tun und alles für wohltätige Zwecke spenden, ABER wir werden das nicht in den Prospekt aufnehmen, wenn wir ihn Unternehmen vorlegen. Dadurch zogen sie sich von den Gesprächen zurück. Ich bin nicht glücklich darüber, dass dies dazu geführt hat, aber ich werde sicherstellen, dass ich das Spiel spiele, das uns weiterbringt. Auf diese Weise wird ihre Haftung begrenzt und der Gemeinschaft geholfen.

Wir hatten also 11.500 $, wofür haben wir es ausgegeben?

Essen

Wir haben insgesamt 7.387,73 $ ausgegeben. Das war für alles der größte Kostenfaktor und wir mussten dabei sehr kreativ sein, da es finanziell nicht viel kostete. Da 88,9 % der Teilnehmer der Feedback-Umfrage das Essen auf der Veranstaltung mit 7/10 oder höher bewerteten (zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels), bin ich ziemlich zufrieden mit dem, was wir erreichen konnten. Besonders angesichts der Tatsache, dass die Leute Aufnahmen machen, Fotos machen und es in sozialen Netzwerken loben, habe ich das Gefühl, dass es ein Gewinn für das war, was es war.

Hier ist also die Gesamtaufschlüsselung des Essens.

• 950,46 wurden bei Costco ausgegeben. Dies war für eine Palette Wasser, Gebäck, Chips, Süßigkeiten, Teller, Utensilien, Servietten usw.
• 956,24 wurden allein für Panera-Brotkaffee ausgegeben. Es ist eine Entwicklerkonferenz, Sie müssen sie für diejenigen ausgeben, die sie brauchen.
• 66,31 bei Walmart, um Aluminiumtabletts zu bekommen
• 1.337,14 für zwei Tage Pizza. Das sind 54 Pizzen pro Tag.
• 1.128,07 für zwei Tage Taco Bell. Ungefähr 260 Tacos pro Tag, einschließlich veganer Tacos für die Leute, die auf ihrem Ticket vegan angegeben haben, um sicherzustellen, dass wir sie nicht außen vor lassen.
• 800,01 für zwei Tage KFC.
• 2.175,82 für eine Redner-Happy-Hour, bei der es auch Tacos gab. Wir mussten etwas tun, um die Redner dafür zu ehren, dass sie da waren und sich einfach für die Gemeinschaft eingesetzt haben. Wir hatten nicht viel Geld und bei über 60 Rednern denke ich, dass das effektiv war.
• Zusätzlich zu erwähnen ist, dass wir am Ende des ersten Tages ein komplettes Konferenz-Social-Media-Event veranstaltet haben, aber einer unserer Sponsoren hat es direkt bezahlt, sodass ich dies nicht zu den Sponsorengeldern oder Essenskosten hinzugerechnet habe, aber wenn doch, wären das weitere 2.000 US-Dollar gewesen.

Abzeichen

Wir haben insgesamt 1.003,95 $ für Abzeichen für Teilnehmer und Freiwillige ausgegeben. Ursprünglich hatte ich vor, weniger auszugeben, bis ich ein Gespräch mit einem anderen Konferenzorganisator, Vincent Myers, hatte, der sagte: „Für viele Teilnehmer ist dies vielleicht das einzige Abzeichen, das sie jemals bekommen, oder eines von wenigen. Sie schätzen ihre Abzeichen. Deshalb tue ich es nicht.“ Ich werde nicht daran sparen, denn es bedeutet den Menschen sehr viel.“ Ich bin wirklich froh, dass ich seinen Rat befolgt habe. Aufgrund der Abzeichen gab es viele Komplimente.

Kamera- und Ausrüstungsverleih

Wir haben 220,83 $ ausgegeben. Für den dritten Track haben wir eine Kamera gemietet, um ihn online streamen zu können. Ich habe meine Kamera mitgebracht, um Track eins zu streamen, und die unglaubliche Tracy Lee hat eine Kamera mitgebracht, mit der wir den zweiten Track gestreamt haben.

Bearbeitungsgebühren

Das waren 678,56 $. Dies dient der Abwicklung von Rechnungen und den damit verbundenen Transaktionen für den Ticketverkauf sowie der Kartentransaktionskosten. Für diejenigen, die es vielleicht nicht wissen: Jedes Mal, wenn Sie Ihre Karte verwenden, muss das Unternehmen eine Gebühr zahlen, die in der Regel einen Prozentsatz sowie eine Transaktionsgebühr beträgt. Jetzt zählen wir die Bearbeitungsgebühren für Tickets zu den Sponsorengeldern, damit wir sicherstellen können, dass 100 % des Ticketverkaufs an wohltätige Zwecke gehen und nicht der Ticketverkauf abzüglich der Bearbeitungsgebühren! Das war eine große Sache für mich. Ich wollte, dass jeder Cent direkt an wohltätige Zwecke geht.

Fotograf

Die Kosten betrugen 1.500 $. Wir ließen einen Fotografen kostenlose Porträtfotos an die Teilnehmer verteilen und da dies für wohltätige Zwecke gedacht war, machten sie uns ein tolles Angebot. Viele der Konferenzteilnehmer aktualisierten noch am selben Tag ihre LinkedIn-Profile mit dem Foto! Ich denke, das war ein großer Mehrwert für die Leute dort.

Drucken und Sonstiges

Das kostete 511,97. Wir mussten Schilder drucken, ein paar Buffet-Drahtgestelle, Sternos, Streamyard, Nockenwellen usw. besorgen. Kleine Dinge, aber sie waren wichtig.

Dadurch bleiben uns weniger als 200 US-Dollar übrig, die wir für die Steuererklärung verwenden müssen und wahrscheinlich noch ein paar Hundert hinzufügen müssen.

Wo haben wir Geld gespart?

• Die größte Einsparung waren die Lebensmittelkosten, da wir keinen Caterer eingesetzt haben. Die Angebote, die wir erhielten, waren fast 10.000 $ höher! Das allein hat uns geholfen, viel Geld zu sparen.
• Veranstaltungsort! Wir veranstalten hier nun schon seit ein paar Jahren Treffen und der Veranstaltungsort war von der Mission so begeistert, dass sie uns den Raum für beide Tage kostenlos zur Verfügung stellten. Als wir uns nach an Hochschulen angeschlossenen Konferenzzentren umsahen, erhielten wir Angebote für 5.000 bis 7.000 US-Dollar pro Tag. Das hat uns wirklich geholfen!
• Das gesamte Team spendet seine Zeit. Wir haben das nicht getan, um Geld zu verdienen. Alle Beteiligten meldeten sich ehrenamtlich und dadurch entfielen jegliche Arbeitskosten, sodass wir sicherstellen konnten, dass das gesamte Geld für wohltätige Zwecke verwendet wurde!

Ergebnisse

Das Ergebnis war ein fantastisches Konferenzerlebnis für die Teilnehmer, das so beliebt war, dass es im Internet für Aufregung sorgte. Dass die Menschen im Gebäude die Zeit als wertvoll empfanden. Wo neue Freunde gefunden und neue Partnerschaften geschlossen wurden.

Zu Beginn waren wir ziemlich fest entschlossen, es nur einmal zu machen. Es macht einfach Spaß, die Community zusammenzubringen. Es waren die Teilnehmer und Referenten, die uns wirklich anspornten und so viel Begeisterung in uns hervorriefen, dass wir uns bereit erklärten, es noch einmal zu tun. So sehr, dass der Jubel, als ich es ankündigte, so laut war, dass wir die Alarmanlage auslösten, haha!

CYC 2025 wird zurück sein, und wir streben Mitte November an! Mit 20 Lautsprechern bereits gesperrt!

Jetzt werde ich 5.098,85 an FreeCodeCamp und 5.098,85 an das St. Jude Children's Hospital spenden. Ich warte auf Anweisungen zur Spende an sie und zur Begrenzung der anfallenden Gebühren. Es handelt sich wahrscheinlich um ACH- oder Wire-Überweisungen, aber ich habe sie noch nicht erhalten, da es Sonntagabend ist. Ich bin mir sicher, dass wir es am Montagmorgen endlich bekommen.

Aktuelle Bankkontosummen.

Vielen Dank an alle!

Ich bin DThompsonDev auf allen Social-Media-Plattformen.
Ich bin außerdem Director of Technology bei This Dot Labs und Podcast-Moderator bei „Modern Web Podcast“ und „The Programming Podcast“

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