6 Schritte, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder eine Microsoft Office -Datei verlieren

Schutz Ihrer Microsoft Office -Dokumente: Sieben einfache Schritte, um Datenverlust zu vermeiden

Microsoft Office -Dokumente reichen von Geschäftsplänen bis hin zu Romanen. Die Folgen des Verlustes von Dokumenten sind möglich, von frustrierend bis katastrophal. Glücklicherweise sind die Vorsichtsmaßnahmen nicht kompliziert. Die folgenden sieben Schritte können die Sicherheit Ihrer Arbeitsergebnisse effektiv sicherstellen:

1. IT -Praktiker sind sich des Risikos eines Datenverlusts bewusst. Sie sagen oft:

"Es gibt nur zwei Arten von Menschen auf der Welt: Menschen, die ihre Daten verloren haben, und Menschen, die ihre Daten verlieren."

Viele Leute denken, dass Datenverlust nicht sich selbst passieren wird, aber tatsächlich ist es fast unvermeidlich. Ob dies ein kleines Problem oder eine große Katastrophe ist, hängt ganz davon ab, ob Sie eine Sicherung haben.

"Sofern Sie mindestens drei Kopien haben, existiert das Dokument nicht." Sie brauchen mehr als eine Sicherung, aber zwei. Einige Arten von Fehlern können dazu führen, dass Sie nicht nur eine Arbeitskopie Ihres Dokuments verlieren, sondern auch ein Backup verlieren. Wenn Sie beispielsweise eine Backup -Kopie auf Ihrer externen Festplatte zu Hause oder im Büro speichern und ein Feuer auf dem Gebäude ausbricht. Mein persönlicher Vorschlag: "Eine der Backups sollte an einem anderen Ort aufbewahrt werden."

2.

Diese Funktion ist nur für Microsoft 365 -Abonnenten verfügbar. Suchen Sie nach dem Autosave -Schalter in der oberen linken Ecke des Fensters und schalten Sie ihn ein. Autosave erfordert, dass Ihr Dokument in OneDrive- oder SharePoint -Ordnern gespeichert wird. (Sie müssen sich in Ihrem Microsoft -Konto anmelden, um diese Option anzuzeigen, wenn sie noch unsichtbar ist, wählen Sie die Option "Speicherort hinzufügen".)

Sie sollten dann weiterhin mit dieser Version bearbeiten, um Ihre Arbeit zu schützen.

3 Wenn Sie Dokumente lokal auf einem Windows -PC oder Mac speichern, können Sie den gesamten Ordner auf OneDrive sicherstellen. Sie müssen dies nur einmal tun. Danach haben Sie eine Online -Sicherung zur Verfügung, wenn Probleme auf Ihrem Computer auftreten.

Windows -System:

Klicken Sie auf das Symbol oneDrive (Cloud) im Systemfach, um OneDrive zu öffnen. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Synchronisation und Sicherung und dann auf die Schaltfläche Sicherung verwalten. Überprüfen Sie, ob der von Ihnen verwendete Ordner (z. B. "Dokumente") gesichert wird. Wenn nicht, schalten Sie es einfach ein.

Diese Funktion kann standardmäßig unter Windows 11 -Systemen aktiviert werden.

MAC -System:

Sie müssen eine eigenständige OneDrive -App verwenden, die von der Microsoft -Website heruntergeladen wurde, und

muss diese Version sein. Mac App Store Version

kann für diesen Zweck nicht verwendet werden (danke, Microsoft).

Nach der Installation des Antrags müssen Sie ihm einen vollständigen Datenträgerzugriff gewähren. Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf das Apple -Menü und klicken Sie auf Systemeinstellungen. Klicken Sie auf "Privatsphäre und Sicherheit" und scrollen Sie nach unten zu "Vollständiger Datenträgerzugriff" und klicken Sie in der Suchleiste für die Einstellungen nach "Full Disk Access"). Schalten Sie den OneDrive -Schalter ein.

OneDrive befindet sich in der MAC -Menüleiste und wird als Cloud -Symbol angezeigt. Klicken Sie darauf und klicken Sie dann auf das Menü Drei Punkte. Klicken Sie dann auf "Einstellungen" & GT; Wenn Ihr Ordner als gesicherte Dateien angezeigt wird, funktioniert alles einwandfrei. Andernfalls klicken Sie einfach auf die Option Backup Start für den Ordner, den Sie sichern möchten.

4. Selbst wenn Sie in der Cloud arbeiten, ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass Ihr PC oder Mac gesichert ist. Die einzige zuverlässige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sicherzustellen, dass er vollständig automatisch durchgeführt wird. Manuelle Backups werden immer vergessen, wenn Sie mit der Arbeit beschäftigt sind, und genau dann werden Backups am wahrscheinlichsten benötigt.

Sie benötigen eine externe Festplatte, die größer ist als die interne Festplatte des Computers. Wenn Ihre PC- oder Mac -Festplatte beispielsweise 1 TB ist, können Sie eine externe 2 TB -Festplatte verwenden. Dies schafft genügend Platz für mehrere Dokumentversionen. Wenn Sie also versehentlich eine Reihe von Text löschen und feststellen, dass Sie ihn benötigen, können Sie diese aus früheren Versionen wiederherstellen.

Verbinden Sie zuerst Ihre externe Festplatte.

Windows -System:

In Windows 10 gehen Sie zu "Start" & GT; Gehen Sie in Windows 11 zu Start> Dateiverlauf. Wählen Sie in beiden Fällen fort, "Drive" & GT hinzuzufügen.

MAC -System:

Auf einem Mac werden Sie nach der Verbindung mit einer externen Festplatte gefragt, ob Sie sie als Zeitmaschinenantrieb verwenden möchten. Klicken Sie auf "Ja". (Wenn dies nicht der Fall ist, gehen Sie zum Zeitmaschinensymbol in der Menüleiste - den Pfeil, der die Uhr gegen den Uhrzeigersinn umgibt - und klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie Ihr Laufwerk aus.)

5.

Wenn die aktuelle Version Ihrer Datei beschädigt ist oder Sie einen katastrophalen Fehler machen, als würde man die Hälfte des Textes versehentlich löschen, ist es eine gute Idee, mehrere Versionen des Dokuments zu haben. Der einfachste Weg ist in regelmäßigen Abständen "Speichern" und fügen Sie dann dem Dateinamen eine Nummer hinzu. Wenn Ihr Dokument beispielsweise "My Roman" heißt, führen Sie den "Speichern als" Operation, nennen Sie es "My Roman 001" durch. Nennen Sie es das nächste Mal "mein Roman 002" und so weiter.

Wie oft Sie dies tun, hängt von sich selbst ab, aber ich persönlich empfehle Ihnen mindestens einmal am Tag. Wenn Ihre Dokumentation sehr wichtig ist oder Sie schnell arbeiten, müssen Sie dies möglicherweise öfter tun. Sobald die Arbeit erledigt ist und nach der Übermittlung alle früheren Versionen löschen können, um den Speicherplatz wiederherzustellen.

6. Wenn das Dokument am Ende jeder Arbeit in der Cloud (z. B. OneDrive) gespeichert ist, speichern Sie es als "auf Ihrem PC oder Mac. Wenn sich Ihre Arbeitskopie auf Ihrem Computer befindet, speichern Sie sie stattdessen als Cloud - die OneDrive, iCloud, Dropbox oder einen anderen von Ihnen verwendeten Cloud -Dienst sein können. Auf diese Weise werden Sie geschützt.

7.

Schließlich müssen Sie, wenn Ihr Dokument sehr wichtig ist oder wenn der Verlust eines Arbeitstages Sie zum Weinen bringt . Wenn Sie all diese Schritte ausführen, sollten Sie in der Lage sein, andere Katastrophen als den Einfluss der Erde durch riesige Meteoriten standzuhalten - in diesem Fall müssen Sie sich möglicherweise keine Sorgen um die Übermittlung Ihres Jobs machen.

Das obige ist der detaillierte Inhalt von6 Schritte, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder eine Microsoft Office -Datei verlieren. Für weitere Informationen folgen Sie bitte anderen verwandten Artikeln auf der PHP chinesischen Website!