Es fällt es vielen Menschen schwer, die Besprechungsminuten zu schreiben, weil sie nicht wissen, was sie tun müssen oder wie sie es effizient machen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, wenn Sie für die Besprechung von Minuten verantwortlich sind oder wenn Sie Ihre Fähigkeiten in diesem Bereich verbessern möchten.
Worüber ging es im Treffen?
Versuchen Sie es mit SetApp -Tools, um Meeting -Imbissbuden beizubehalten. Backtrack eignet sich am besten für die Aufzeichnung des Treffens. Noteplan ist für die kalendarorientierte Notiz; und iMeetingx ist für das Aufgabenmanagement und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten basierend auf Ihren Besprechungskennzahlen.
Versuchen Sie kostenlose , sicherheitsbezogene, sicherheitsbezogeneDie Sitzungsprotokolle, auch Mama genannt (die für Minuten des Treffens steht), sind eine schriftliche Aufzeichnung von allem, was bei einem Meeting passiert ist. Sie werden verwendet, um denjenigen zu erzählen, die nicht zu dem Treffen gegangen sind, was passiert ist, oder um zu verfolgen, was bei der Besprechung entschieden wurde, damit Sie und andere darauf zurückblicken und sie in Zukunft Entscheidungen treffen können.
Möglicherweise fragen Sie sich, ob "Mined -Treffen" nur eine andere Möglichkeit ist, "Meeting -Notizen" zu sagen. Nun, irgendwie.
Der Begriff "Besprechungsprotokoll" hat nichts mit der Zeit (Minute als Substantiv) zu tun, sondern mit dem Wort "Minute" als Verb, was "klein" bedeutet: Es wird "my-noot" gesagt. "Meeting -Protokoll" bedeuten also einen kurzen Bericht darüber, was bei dem Treffen passiert ist.
Auf der anderen Seite können Meeting -Notizen mehr Hintergrundinformationen enthalten.
Wie wir im Allgemeinen Meeting -Protokoll- und Meeting -Notizen verwenden, wird sie anders ausmacht. Die Sitzungsprotokolle sind in der Regel ein formeller Bericht darüber, was bei der Besprechung passiert ist, während die Besprechungsnotizen normalerweise kürzere und weniger formelle Dokumente sind.
Abhängig von Ihrer Organisation und der Struktur der Struktur hängen der Stil und der Inhalt der Besprechungsprotokolle variieren. Sie sollten jedoch immer die Grundlagen wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer einbeziehen. Viele Unternehmen profitieren aber auch von anderen optionalen Elementen, z. B. Dokumenten und Aktionsgegenständen.
Dies sind die wichtigsten Gegenstände, die Sie in Ihre Besprechungsminuten einbeziehen sollten:
Über das Wesentliche hinaus kann Ihr Besprechungsminuten umfassen:
Wenn Sie die Besprechungsprotokolle in Anspruch nehmen, ist es mehr als nur alles, was in einem Konferenzraum gesagt wurde. Die Besprechungsminuten sind nur erfolgreich, wenn sie korrekt aufgezeichnet werden und in einem Format, auf das man sich leicht beziehen kann, anderen oder von jemandem sofort verstanden werden kann, indem sie einfach über sie schauen.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Besprechungsminuten einnehmen können.
Bevor alles beginnt, holen Sie sich die Besprechungsagenda aus dem Besprechungsleiter und erstellen Sie einen Umriss. Auf diese Weise können Sie sich darauf konzentrieren, sich während des Treffens relevantere Notizen zu machen und Zeit zu sparen. Erstellen Sie Platzhalter für bestimmte Diskussionsthemen und Informationen in Ihrem Umriss.
Sie sollten auch mit der Software zur Besprechungsmutungs -Software vertraut sein, die Sie verwenden. Auf diese Weise können Sie Rückschläge vermeiden und wertvolle Zeit sparen, um Dinge zu diskutieren, die wirklich wichtig sind.
TIPP: IMEETINGX kann Ihnen dabei helfen, Besprechungsminuten zu schreiben, indem Sie eine bequeme Plattform während des Meetings zur Verfügung stellen und später problemlos auf sie zugreifen. So funktioniert es:
Mit IMEETINGX können Sie den Vorgang des Besprechungsprotokolls optimieren und alle Informationen an einem Ort haben.
Lassen Sie alle Teilnehmer vor Beginn des Treffens alle Teilnehmer identifizieren. Wenn nicht, verteilen Sie ein Anwesenheitsblatt, sobald die Personen ankommen. Wenn Sie wissen, wie die Namen der Menschen im Voraus wissen, sparen Sie ihre Positionen Zeit, wenn es darum geht, Minuten zu dauern.
Nehmen Sie sich Zeit, um zwischen persönlichen Meinungen und unbestreitbaren Fakten zu unterscheiden. Wenn Sie nur die objektiven Informationen aufzeichnen, erhalten Sie einen nützlichen Satz von Besprechungsminuten, die unnötige Konflikte in Ihrem Team verhindern.
Sobald das Treffen beginnt, hat der Minute Taker die schwierige Aufgabe, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Das schwierigste von diesen ist es, viel Sprache zu sortieren, um zu verstehen, was gesagt wird. Mit Backtrack müssen Sie sich keine Sorgen machen, ein wichtiges Meeting zu erfassen oder Notizen zu machen. Die App zeichnet automatisch bis zu fünf Stunden Audio auf Ihrem Mac auf, sodass Sie die Gespräche problemlos noch einmal besuchen können.
Sie müssen sich auch nicht über Privatsphäre besorgt sein, da Backtrack auf Ihrem Mac lokal Aufnahmen aufbewahrt. Fragen Sie einfach die anderen Teilnehmer, ob sie mit der Aufnahme einverstanden sind.
Eine weitere wichtige Sache, die nach einem Treffen zu tun ist, ist es, die Besprechungsminuten an Personen zu senden, die nicht da waren, Menschen in wichtigen Entscheidungen und Menschen, die von den Informationen profitieren konnten, die gesprochen wurden. Idealerweise sollte es in ein paar Stunden bereit sein.
Wir sind uns alle bewusst, wie wichtig es ist, sich in einem Treffen Notizen zu machen, aber in der Zeit der hybriden Arbeit hat es eine ganz neue Bedeutung aufgenommen. Jetzt sehen wir eine offensichtliche Verlagerung von physischen Notizbüchern zu dedizierten Besprechungsnotizen -Apps.
Schauen wir uns also einige der besten Tools an, die wir versuchen können.
IMEETINGX hilft beim Treffen von Protokollen durch Bereitstellung eines integrierten Task-Managers und Besprechungsprotokollvorlagen. Mit dem Task -Manager können Sie Aufgaben einrichten und Verantwortlichkeiten basierend auf den Besprechungsnotizen zuweisen. Und die Vorlagen machen es noch einfacher, wichtige Informationen aus dem Meeting zu dokumentieren. Darüber hinaus können Sie mit IMEETINGX Daten aus Kalender-, Kontakt- und Cloud -Diensten importieren, wodurch es bequem ist, das Besprechungsminuten zu erstellen und zu teilen. Insgesamt optimiert IMEETINGX den Vorgang des Besprechungsprotokolls und hilft sicherzustellen, dass wichtige Informationen effektiv erfasst und organisiert werden.
Zellar AI ist großartig, weil sie 90% der Arbeit für Sie erledigt. Es zeichnet und transkribiert Ihr Meeting und verwendet dann AI, um den Text zu verbessern.
Schauen Sie sich den Screenshot der transkribierten Präsentation an. Erstens gibt es das Timing. Zweitens gibt es die verbesserte Klarheit und verbesserte Fluenzknöpfe. Klicken Sie auf sie, und KI macht den Text reibungsloser, gebildeter und frei von UHs und EHMs. Alles, was übrig bleibt, ist, dass Sie die letzten Noten beenden.
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Mit NotePlan können Sie die wichtigsten Take -Aways aus Ihren Besprechungen problemlos dokumentieren, unproduktive Teile identifizieren und vieles mehr. Die App bietet die Möglichkeit, Besprechungsvorlagen wiederzuverwenden, Notizen mit Kalenderereignissen zu verknüpfen und nicht alles zusammenzufassen, anstatt alles zu dokumentieren. Es ist ein großartiges Werkzeug für Brainstorming- und Ideentreffen.
Backtrack ist als App bekannt, das Video/Audio auf Ihrem Mac aufzeichnet, sodass Sie in Zukunft alles wieder aufsuchen können. Zusätzlich zu dieser Funktion können Sie jedoch die Transkriptionsfunktionen und die Zusammenfassung mit KI nutzen. Dies kann unglaublich nützlich sein, wenn Sie sich an wichtige Imbissbuden aus einem Meeting erinnern und Zeit sparen müssen.
Die Verwendung von Google Docs ist auch für das Schreiben von Besprechungsminuten sehr bequem. Das Beste daran: Sie können automatisierte Besprechungsnotizen mithilfe von Googles Voice -Tipp -Funktion generieren. Öffnen Sie einfach den Dokument und gehen Sie zu Tools> Sprachtypisierung.
Während des Meetings können Sie auch Evernote verwenden, um sich in Echtzeit Notizen zu machen, entweder durch Eingabe oder Verwendung von Sprachaufzeichnungen. Mit der App können Sie separate Notizbücher für jede Besprechung oder jede Reihe von Besprechungen erstellen und alle Ihre Notizen organisiert und leicht zugänglich halten. Mit der Tagging -Funktion von Evernote können Sie bestimmte Notizen mit relevanten Schlüsselwörtern wie dem Besprechungsdatum, dem Thema oder den Teilnehmern kennzeichnen, damit die Suche und die Suche nach den Minuten später einfacher wird. Sie können auch Evernote Collaboration -Funktionen verwenden, um die Besprechungsminuten mit anderen Teilnehmern für nahtlose Zusammenarbeit und Feedback zu teilen.
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Sie sind sich nicht sicher, ob Sie Minuten Sitzungen nehmen müssen? Es gibt mehrere Gründe, warum effektive Besprechungsminuten wichtig sind:
Wenn Sie ein Meeting haben und niemand erinnert, was Sie besprochen haben, hatten Sie dann wirklich ein Treffen? Die Lösung? Treffen und Überprüfung des Besprechungsprotokolls, das die Menschen an wichtige Aufgaben, Handlungen, Entscheidungen und Vereinbarungen erinnert, die während des Treffens getroffen wurden. Die Teilnehmer werden beim nächsten Treffen auch Erinnerungen haben, um wiederholte Themen zu vermeiden.
Wir alle wissen, dass manchmal Treffen ein wenig hektisch und verwirrend werden können. Deshalb ist es wichtig, einen Leitfaden zu haben, um zu wissen, wer für was verantwortlich ist. Die Sitzungsprotokolle dienen als Aufzeichnung von Vereinbarungen, die während des Entscheidungsprozesses jedes Treffens getroffen wurden. Es kann auch dazu beitragen, Konflikte zu vermeiden.
Das Besprechungsprotokoll kann auch verwendet werden, um den Fortschritt von Projekten zu messen. Eine detaillierte Zeitleiste, wie lange bestimmte Aufgaben und Aktionen unnötige Muster identifizieren können, die Zeit verschwenden. Die Besprechungsminuten ermöglichen eine reflektierende Dokumentation, die dazu beitragen kann, effizientere Ergebnisse zu erzielen.
Sie können Ihre Meeting -Notizen besser organisieren und formatieren und sicherstellen, dass Sie die wertvollsten Informationen mit einer Vorlage für die Besprechungsprotokolls erfassen.
Hier ist ein einfaches Beispiel für die Besprechungsprotokolle, das Sie so verwenden können, oder sich an einen besseren Meeting -Management -Stil anzupassen.
Warum findet dieses Treffen statt? Was sind die Hauptziele des Treffens?
Wer sind die Teilnehmer des Treffens? Was werden sie erwartet, um einen Beitrag zu leisten?
Bereiten Sie eine Liste von Themen für das Meeting vor. Das Hinzufügen von Zeitstempeln zur Liste kann dazu beitragen, das Meeting auf dem richtigen Weg zu halten.
Haben Stakeholder Ideen zum Teilen? Wenn ja, zeichnen Sie sie auf.
Was sind die wichtigsten Themen und Treffpunkte? Priorisieren Sie, um sicherzustellen, dass zuerst die kritischsten Probleme angegangen werden.
Wie werden Sie den Erfolg dieses Treffens messen? Bestimmen Sie Ihre Erfolgskriterien.
Welche Ressourcen sollten Menschen nach diesem Treffen nutzen? Erstellen Sie eine Liste mit entsprechenden Links oder Dateinamen.
Welche Maßnahmen sollten die Leute nach dem Treffen ergreifen? Wer hat Eigentum an jeder Schlüsselaktivität? Erstellen Sie eine Liste von Aktionselementen und Verantwortlichkeiten.
Fassen Sie alle wichtigen Notizen oder Imbissbuden aus dem Treffen zusammen.
Nach dem Meeting kann es hilfreich sein, Follow-up-Meetings mit verschiedenen Teammitgliedern zu planen, um den Fortschritt zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Erstellen Sie eine Liste der Follow-up-Besprechungen.
Das Mastering der Kunst des Treffens von Protokollen ist für eine effektive Kommunikation und Entscheidungsfindung in jeder Organisation von wesentlicher Bedeutung. Wenn Sie diese Tipps befolgen und empfohlene Software zur Besprechungsprotokoll -Minuten verwenden, können Sie den Prozess optimieren und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen genau erfasst werden.
Denken Sie daran, einen Umriss zu erstellen, bei Notizen neutral zu bleiben und die Minuten unverzüglich mit den relevanten Stakeholdern zu teilen, um erfolgreiche Ergebnisse zu gewährleisten. Verwenden Sie die Vorlagen der Besprechungsprüfungen, um Ihre Notizen zu organisieren und formatieren, um ihren Wert zu maximieren und ein besseres Besprechungsmanagement zu ermöglichen.
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Das obige ist der detaillierte Inhalt vonSo nehmen Sie Besprechungsminuten und Besprechungsnotizen (Vorlage). Für weitere Informationen folgen Sie bitte anderen verwandten Artikeln auf der PHP chinesischen Website!
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