So archivieren Sie in Outlook automatisch oder manuell

In diesem umfassenden Leitfaden wird erläutert, wie Sie Ihren Outlook -E -Mail -Speicher durch Archivierung von E -Mails, Aufgaben und anderen Elementen in verschiedenen Outlook -Versionen (365, 2021, 2019, 2016, 2013 und früher) effektiv verwalten können. Lernen Sie, automatische Archivierung zu konfigurieren, manuelles Archivieren durchzuführen und häufig auftretende Probleme zu beheben.

Die Aufrechterhaltung eines optimierten Outlook -Posteingangs ist für die Effizienz von entscheidender Bedeutung. Das Archivieren älterer Artikel reduziert die Postfachgröße und verbessert die Leistung. Dieses Tutorial umfasst sowohl automatisierte als auch manuelle Archivierungsmethoden.

- Outlook -Archivierung verstehen

• Automatisierung der E -Mail -Archivierung
• Handbuch Archivierung (individuell oder alle Ordner)
• Suchen Sie archivierte Dateien
• Erweiterte Archivierungstechniken
  • Verschiebung archivierter Dateien
  • Auto-Delettierung aus gelöschten Gegenständen und Müll
  • Archivieren nach erhaltener Datum
• Fehlerbehebung bei Archivierungsproblemen

Was ist Outlook Archiving?

Outlook Archiving (und autoarchive) überträgt ältere E -Mails, Aufgaben und Kalendereinträge in einen separaten Archivordner auf Ihrer Festplatte. Dieser Prozess verschiebt Elemente von Ihrer primären .PST -Datei in eine dedizierte Archive.pst -Datei, die in Outlook zugänglich ist. Dies gibt Platz auf Ihrem C: \ Laufwerk frei (es sei denn, Sie geben einen anderen Ort an).

Die Archivierung bietet zwei Schlüsselfunktionen:

• Verschiebung der Elemente: Übertragen Sie Elemente in den Archivordner.
• Permanente Löschung: Löscht Elemente nach einer bestimmten Zeit.

Schlüsselfakten über Outlook Archiving

Um allgemeine Archivierungsfragen zu vermeiden, denken Sie an diese Punkte:

1. Outlook verwendet in erster Linie .PST -Dateien (Outlook -Datendateien), um E -Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen zu speichern. Nur .PST -Dateien können archiviert werden. Archivierte Elemente befinden sich im Outlook -Archivordner und befinden sich nicht mehr an ihrem ursprünglichen Standort.
2. Das Archivieren unterscheidet sich vom Exportieren. Das Exportieren erzeugt eine Kopie; Archivierung bewegt sich oder löscht das Original.
3. Archivierte Dateien sind keine Sicherungen. Erstellen Sie separate Sicherungen Ihrer Archiv.PST -Datei für die Datensicherheit.
4. Kontakte werden nicht automatisch angewöhnt. Für Kontakte ist eine manuelle Archivierung erforderlich.
5. Austauschkonten mit Online-Archiven deaktivieren die integrierte Archivierung von Outlook.

Tipp: Vor dem Archivieren doppelte Kontakte zusammenführen.

Automatisierung der E -Mail -Archivierung in Outlook

Die autoarchive -Funktion von Outlook bewegt oder löscht alte Elemente in festgelegten Intervallen automatisch. Die Schritte variieren je nach Outlook -Version geringfügig.

Auto -Archiving in Outlook 365 - 2010

AutoArchive wird in Outlook 2010 und später standardmäßig nicht aktiviert. Möglicherweise erhalten Sie Eingabeaufforderungen, um dies zu aktivieren. Klicken Sie auf "Ja", um sofort fortzufahren, oder "autoarchive Einstellungen ...", um Optionen anzupassen. Alternativ konfigurieren Sie es manuell:

1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie dann zu Datei > Optionen > Erweitert > autoarchive Einstellungen…
2. Überprüfen Sie "Alle n Tage autoarchive ausführen", um zu aktivieren. Konfigurieren Sie andere Einstellungen und klicken Sie auf OK .

Das folgende Bild zeigt die Standardeinstellungen an. Detaillierte Erklärungen für jede Option sind an anderer Stelle verfügbar. Der Archivfortschritt wird in der Statusleiste angezeigt. Der Ordner "Archiv" wird automatisch angezeigt, wenn "Archivordner in der Ordnerliste anzeigen" ausgewählt wird. Siehe Anweisungen zum Anzeigen des Archivordners bei Bedarf.

Auto-Archiving in Outlook 2007

Outlook 2007 Auto-Archives -Kalender , Aufgaben und Journalelemente (älter als 6 Monate) sowie gesendete Elemente und löschte Elemente (älter als 2 Monate) standardmäßig. Aktivieren Sie es für andere Ordner:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Tools > Optionen .
2. Gehen Sie zur anderen Registerkarte und klicken Sie auf autoarchive… .

Konfigurieren Sie die Einstellungen wie unten beschrieben.

Outlook Autoarchive -Einstellungen verstehen

(Outlook 2010 und später: Datei > Optionen > Erweitert > autoarchive Einstellungen… )

• Führen Sie alle n Tage autoarchive aus: Legt die Frequenz fest. Das häufige Archivieren großer Datenvolumina kann die Leistung beeinflussen.
• Eingabeaufforderung vor Autoarchive läuft: Bietet eine Bestätigungsaufforderung vor der Archivierung.
• Löschen Sie abgelaufene Elemente (nur E-Mail-Ordner): Löscht Nachrichten mit individuellen Ablaufdaten (in Optionen festgelegt> Tracking > läuft danach ab ). Dies wird häufig standardmäßig überprüft, also deaktivieren Sie bei Bedarf.
• Archivieren oder löschen alte Elemente: Ermöglicht benutzerdefinierte autoarchive Einstellungen (deaktiviert verwendet Standardeinstellungen).
• Archivordner in Ordnerliste anzeigen: Zeigt den Ordner "Archiv" im Navigationsbereich an.
• Reinigen Sie Artikel älter als: Legt die Altersschwelle für die Archivierung fest.
• Bewegen Sie alte Elemente in: Verschoben Elemente in die Datei archive.pst. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort zu ändern.
• Dauerhaft Elemente löschen: Artikel ohne Archivierung löschen.
• Wenden Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner an: Anwendet Einstellungen auf alle Ordner.

Standardalterungsperioden

Standardalterungsperioden (veränderlich pro Ordner):

• Posteingang, Entwürfe, Kalender, Aufgaben, Notizen, Journal: 6 Monate
• Operationseingang: 3 Monate
• Gesendete Artikel, gelöschte Artikel: 2 Monate
• Kontakte: Nicht automatisch angerufen

Ohne Ordner ausschließen oder verschiedene Einstellungen anwenden

Um einen Ordner auszuschließen oder seine Einstellungen anzupassen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften… .
2. Wählen Sie entweder "Archivieren Sie Elemente in diesem Ordner nicht" oder "Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen" und konfigurieren Sie entsprechend.

Erstellen des Archivordners

Wenn "Archivordner in der Ordnerliste anzeigen" ausgewählt ist, wird der Ordner "Archives" automatisch angezeigt. Ansonsten:

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Outlook -Datendatei öffnen.
2. Wählen Sie die Datei archive.pst und klicken Sie auf OK .

Handbuch Archivierung in Outlook

Für mehr Kontrolle archivieren Sie manuelle Gegenstände:

1. Gehen Sie in Outlook 2016 zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf Tools > Alte Elemente aufräumen . Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 auf Datei > Reinigungswerkzeug > Archiv…
2. Wählen Sie die Ordner aus, um zu archivieren und die Altersschwelle festzulegen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort der Archivdatei zu ändern. Überprüfen Sie "Elemente mit" Nicht autoarchive "geprüft", um ausgeschlossene Elemente einzuschließen.

Standort der Outlook -Archivdateien

Die Datei archive.pst wird während des ersten automatischen Archivs oder manuellem Archiv automatisch erstellt. Der Standort hängt von Ihrem Betriebssystem ab (sofern dies nicht während des Setups geändert wird).

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, 10: C: \ Benutzer \ \ Documents \ Outlook -Dateien \ archive.pst
• Windows XP: C: \ Dokumente und Einstellungen \ \ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

Outlook 2007 und früher

• Vista und Windows 7: C: \ Benutzer \ \ Appdata \ local \ microsoft \ Outlook \ archive.pst
• Windows XP: C: \ Dokumente und Einstellungen \ \ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

(Hinweis: Anwendungsdaten und AppData sind versteckte Ordner.)

Erweiterte Archivierungstechniken

Ändern des Standorts der Archivdatei

Um ein bestehendes Archiv zu bewegen:

1. Schließen Sie den Archivordner in Outlook.
2. Verschieben Sie die Datei archive.pst in den neuen Speicherort.
3. Verbinden Sie die bewegte Datei in Outlook ( Datei > Open > Outlook -Datendatei… ).
4. Aktualisieren Sie Ihre autoarchiven Einstellungen, um auf den neuen Standort zu verweisen.

Auto-Deleting von gelöschten Artikeln und Junk-E-Mail

Konfigurieren Sie autoarchive, um alte Elemente aus gelöschten Elementen und Junk -E -Mail -Ordnern zu löschen, indem Sie die Option "Dauerhaft löschen" für diese Ordner einstellen.

Archivieren nach erhaltener Datum

So archivieren Sie anhand des empfangenen Datums (anstelle des geänderten Datums), um die Registrierung zu ändern (Vorsicht!). Dies erfordert spezifische Hotfixes für Outlook 2007 und 2010. Erstellen Sie das Registrierungswert ArchiveIgnoreLastModifiedTime mit einem Wert von 1 unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> . Starten Sie den Ausblick neu.

Fehlerbehebung bei Archivierungsproblemen

Archivieroptionen nicht verfügbar

Dies zeigt in der Regel eine Exchange -Server -Mailbox oder organisatorische Mail -Aufbewahrungsrichtlinien an. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator.

Autoarchive nicht läuft

Stellen Sie sicherzustellen, dass "Alle N -Tage autoarchive ausführen" in autoarchiven Einstellungen überprüft wird.

Spezifischer Artikel nicht archiviert

Überprüfen Sie, ob das geänderte Datum des Artikels kürzlich ist oder ob "dieses Element nicht autoarchivieren" ausgewählt ist.

Fehlender Archivordner

Stellen Sie sicher, dass "Archivordner in der Ordnerliste anzeigen" ausgewählt ist. Öffnen Sie die Outlook -Datendatei bei Bedarf manuell.

Beschädigte Archive.pst -Datei

Verwenden Sie das Posteingang Reparaturwerkzeug (scanpst.exe), um die Datei archive.pst zu reparieren. Wenn er erfolglos ist, erstellen Sie ein neues Archiv.

Maximale Größe erreicht

Reinigen Sie die Datei archive.pst oder Main .pst, wenn sie voll ist. Die Standardlimit beträgt 20 GB (Outlook 2007) oder 50 GB (spätere Versionen).

Dieser Leitfaden bietet ein gründliches Verständnis für die Archivierung von Outlook und befähigt Sie, Ihr E -Mail -Management zu optimieren.

Das obige ist der detaillierte Inhalt vonSo archivieren Sie in Outlook automatisch oder manuell. Für weitere Informationen folgen Sie bitte anderen verwandten Artikeln auf der PHP chinesischen Website!