Was bedeutet Büroautomation?

Büroautomatisierung ist eine neue Art des Büros, die moderne Büro- und Computertechnologie kombiniert. Sie bezieht sich auf den Einsatz von Computern, elektronischen Geräten und Software zum digitalen Erstellen, Sammeln, Speichern, Verarbeiten und Verbreiten von Informationen, die für die Erledigung von Büroaufgaben erforderlich sind . Mithilfe der Büroautomatisierung können aufgabenbezogene Mitarbeiter Informationen bequemer und schneller austauschen und effizienter zusammenarbeiten.

Die Betriebsumgebung dieses Tutorials: Windows 7-System, Dell G3-Computer.

Office Automation (OA) ist eine neue Büromethode, die moderne Büro- und Computertechnologie kombiniert. Sie bezieht sich auf den Einsatz von Computern, elektronischen Geräten und Software zum digitalen Erstellen, Sammeln, Speichern und Verarbeiten und Verbreiten von Informationen, die für die Erledigung von Büroaufgaben erforderlich sind . Die Speicherung von Originaldaten, die elektronische Übertragung und Verwaltung elektronischer Geschäftsinformationen bilden die Grundaktivitäten des Büroautomatisierungssystems. Durch die Digitalisierung von Informationen können aufgabenbezogene Mitarbeiter Informationen bequemer und schneller austauschen und effizienter zusammenarbeiten, wodurch der bisherige komplexe und ineffiziente Büroarbeitsprozess erheblich optimiert wird.

Büroautomatisierung kann nicht nur die automatisierte Bearbeitung von Büroangelegenheiten realisieren, sondern auch die Effizienz einzelner oder Gruppenbüroangelegenheiten erheblich verbessern und eine wissenschaftliche Grundlage für die Verwaltung und Entscheidungsfindung von Unternehmen oder Abteilungen liefern. Wenn im Bereich des Büroautomatisierungsmanagements die Hardwaretechnologie der Umweltschutz ist, dann ist die Softwaretechnologie die Seele für die reibungslose Umsetzung verschiedener Büroautomatisierungsfunktionen.

Tatsächlich hat die Büroautomation seit dem Aufkommen von Schreibmaschinen und Kopierern den ersten Schritt zur Mechanisierung der bisherigen manuellen Arbeit getan. Das Konzept der Büroautomation im eigentlichen Sinne verbreitete sich jedoch erst mit dem Aufkommen von Computern in den 1970er Jahren. Das Wort bedeutete damals Mode. Manche prognostizierten damals, dass Angestellte am Arbeitsplatz der Zukunft digital und papierlos arbeiten würden. Der Begriff Büroautomatisierung verbreitete sich erst mit der Popularität von Textverarbeitungsprogrammen. In den 1980er Jahren war die Technologie am Arbeitsplatz eine entbehrliche Annehmlichkeit; in den 1990er Jahren war sie zu einer Notwendigkeit geworden. Mit der Erweiterung der Speichermedienkapazität und dem Aufkommen geschäftlicher Datenterminals wurde auch der Träger großer Informationsmengen von traditionellen Büchern auf Datenbanken umgestellt. Unter Büroautomatisierung versteht man heutzutage nicht nur die Mechanisierung, sondern auch die Kommunikation zwischen Kollegen [3]. Das Rückgrat der Büroautomatisierung sind das lokale Netzwerk und das Intranet, die es Benutzern ermöglichen, Daten (Dateien), E-Mails oder Sprache und Videos über das Netzwerk zu übertragen.

Im weiteren Sinne können fast alle Bürofunktionen vor der Elektronisierung, einschließlich Diktieren, Schreiben, Ablegen, Kopieren, Fax, Telex, Mikrofilm- und Aktenverwaltung, Telefon- und Vermittlungsdienste, stattdessen auch mit tragbaren Informationsgeräten ausgeführt werden . Da sich Arbeitsstile weiterentwickelt haben, um die Vorteile neuer Technologien voll auszuschöpfen, ist auch der Bedarf an maßgeschneiderten Plattformen und Systemen zur Optimierung von Prozessen gestiegen. Aktuelle Bürosysteme erfordern in der Regel: einfache Bedienung, starke Leistung und einfache Wartung.

Die drei Elemente eines Bürosystems sind:

• Informationsspeicherung

  Informationsspeicherung kann normalerweise als Bürounterlagen betrachtet werden, einschließlich Bürodateien und Formulare. Zu den Datenanwendungen gehören die Erfassung und Bearbeitung von Dateien, Bildern oder Tabellenkalkulationen. Textverarbeitungs- und Desktop-Präsentationspakete unterstützen Rohtext und grafische Daten oder Videos, während Tabellenkalkulationsanwendungen den Benutzern Verhaltensfunktionen für eine einfache Bearbeitung und numerische Ausgabe bieten.

• Datenaustausch

  Der Datenaustausch ist ein äußerst wichtiger Teil des Bürosystems, der den Echtzeitaustausch von Informationen und Daten über E-Mail, Voicemail und Echtzeit-Kommunikationstools ermöglicht. Die Möglichkeit, Informationen elektronisch mit mehr als zwei Benutzern gleichzeitig auszutauschen, wird manchmal als Groupware-System bezeichnet. Natürlich handelt es sich bei der E-Mail-Kopie auch um eine Eins-zu-Viele-Informationsübertragung, derzeit werden jedoch häufiger elektronische Konferenzsysteme verwendet.

• Datenmanagement

  Büroautomatisierungssysteme werden auch häufig verwendet, um kurz- und langfristige Finanzpläne, Personalzuweisungspläne, Marketingausgaben, Lagereinkäufe und andere Aspekte des Unternehmens zu verfolgen. Mit Hilfe des Aufgabenverwaltungs- und Planungssystems können verschiedene Projekte und Aktivitäten aus der Ferne elektronisch geplant und gesteuert werden, indem Zeitpläne und Ressourcengleichungen im Büro überwacht werden.

Fünf Hauptmerkmale

OA betont den Komfort und die Effizienz der Büroarbeit. Als Bürosoftware sollte es mehrere Hauptmerkmale aufweisen: Benutzerfreundlichkeit, Robustheit, Offenheit, Genauigkeit und Praktikabilität.

• Benutzerfreundlichkeit

  Ohne eine umfassende Anwendungsgrundlage ist alles leeres Gerede.

  Die Managementumsetzung muss sich an allen Mitarbeitern orientieren, daher muss die Software auch von allen Mitarbeitern akzeptiert und geliebt werden. Wenn die Benutzerfreundlichkeit nicht stark ist, existiert diese Prämisse nicht und die Implementierung des Systems kann nur leeres Gerede sein. Jede Software erfordert eine Schulung, aber fast jeder kann im Internet surfen. Daher ist der Webstil möglicherweise die beste Wahl, wenn es um Software geht, die die Implementierung des Systems unterstützt.

• Robustheit

  Muss die Stabilität großer Benutzer und Anwendungen mit hoher Parallelität aufweisen.

  Die „Implementierung“ des Managements muss auf alle Mitarbeiter ausgerichtet sein, daher muss die Software, die die „Implementierung“ unterstützt, auch die Stabilität der Anwendungen für alle Mitarbeiter gewährleisten. Insbesondere für Konzernunternehmen muss die Software die Stabilität extrem großer Benutzer und hoher gleichzeitiger Anwendungen aufweisen Andernfalls kann sich ein Fehler, und sei er noch so klein, auf das eigentliche Gruppengeschäft auswirken und zu unermesslichen Verlusten führen.

• Offenheit

  Fähig, notwendige Korrelationsintegrationsanwendungen mit anderen Softwaresystemen durchzuführen.

  Die „Implementierung“ des Managements dringt in alle Aspekte des Managements ein, und keine Software kann alle Aspekte der Managementanforderungen unabhängig erfüllen. Daher muss die Software, die die „Implementierung“ des Systems unterstützt, über eine umfassende und umfassende Integration verfügen. , kann automatisch relevante Informationen von anderen Softwaresystemen abrufen und die erforderlichen Korrelationsintegrationsanwendungen abschließen. Aus technischer Sicht wird die Verwendung einer hochintegrierten technischen Architektur (J2EE) als zugrunde liegendes Design die Integration der Software entscheidend unterstützen. Auf diese Weise kann die Software eine große Anzahl an Schnittstellen reservieren, um ausreichend technische Unterstützung für die Integration anderer Systeme bereitzustellen. Gleichzeitig ist auch eine praktische Integrationserfahrung unerlässlich, da die Integrationsanwendung nicht nur die technische Ebene umfasst, sondern auch praktische Fähigkeitenanforderungen wie das Verständnis der realen Unternehmensführung, praktische Integrationsfähigkeiten und die Steuerung von Integrationsprojekten umfasst.

• Richtigkeit

  Es muss gleichzeitig die harmonische Einheit von großer Konzentration und geringer Unabhängigkeit in Informationsdaten erreicht werden.

  Unternehmen, insbesondere Konzernunternehmen, müssen aus Sicht der praktischen Anforderungen an die Systemimplementierung einerseits über eine einheitliche Informationsplattform verfügen, andererseits muss jeder Tochterabteilung ein relativ unabhängiger Informationsraum zur Verfügung gestellt werden. Daher muss die Software nicht nur die dreidimensionale Verwaltung und Kontrolle von „Benutzern, Rollen und Berechtigungen“ realisieren, sondern gleichzeitig auch die harmonische Einheit großer Konzentration und geringer Unabhängigkeit von Informationsdaten erreichen, das heißt, sie muss realisieren die vierdimensionale Kontrolle von „Benutzern, Rollen, Berechtigungen + Daten“.

• Praktikabilität

  Softwarefunktionen müssen eng in die Managementpraktiken integriert sein, sonst ist das Medikament nicht das richtige Medikament und kann negative Auswirkungen haben. Darüber hinaus muss es sich auch an die Anforderungen der Unternehmensführungsentwicklung anpassen können.

  In Wirklichkeit benötigen Unternehmen einerseits Software, um bestehende Anforderungen so weit wie möglich zu erfüllen. Andererseits ist das Management selbst auch ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess, sodass Unternehmen Software benötigen, die den Entwicklungsanforderungen gerecht wird. Angesichts dieses Widerspruchs zwischen Realität und Entwicklung gibt es in der Branche drei gängige Lösungsmodelle: projektbasiert, produktbasiert und plattformbasiert.

Die zukünftige Herausforderung der Büroautomatisierung sind Informationssicherheitsprobleme, die durch den Verlust personenbezogener Daten entstehen. Von Computern erhaltene Informationen können sich schnell über das Netzwerk verbreiten. Die Frage, wie man notwendige und geeignete Abwehrmaßnahmen für elektronische Geräte ergreift, ist zur entscheidenden Entwicklungsrichtung der Büroautomation geworden.

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