Was bedeutet kontrolliertes Dokument?

Kontrollierte Dokumente beziehen sich auf Dokumente, die je nach Ausstellungsumfang registriert, verteilt oder unabhängig archiviert und kontrolliert werden und deren Wiederherstellung garantiert werden kann. Es handelt sich um ein standardisiertes und verantwortungsbasiertes Dokument , und das ECN-Dokument muss registriert und genehmigt werden. Wenn kontrollierte Dokumente ungültig werden, sollten sie unverzüglich aus allen Nutzungssituationen zurückgezogen werden, um ihren Missbrauch zu verhindern.

Die Betriebsumgebung dieses Tutorials: Windows 10-System, Dell G3-Computer.

Kontrollierte Dokumente bezieht sich auf Dokumente, die je nach Ausstellungsumfang registriert, verteilt oder unabhängig archiviert und kontrolliert werden und deren Wiederherstellung garantiert ist. Die Kontrolle erfolgt überwiegend gemeinsam durch das Dokumentenkontrollzentrum und die Zertifizierungsstelle.

Dies ist ein standardisiertes und verantwortungsbasiertes Dokument. Wenn notwendige Änderungen vorgenommen werden müssen, muss die ECN-Datei gleichzeitig registriert, überprüft und genehmigt werden. Der Dokumentenumschlag ist in der Regel mit einem kontrollierten Siegel versehen. Kontrollierte Dateien sind die Symmetrie von „unkontrollierten Dateien“. Jede Datei, die mehrere Änderungszustände oder mehrere Versionen erzeugen kann, ist eine kontrollierte Datei. Das heißt, jede Datei mit Änderungen und Versionsänderungen ist eine kontrollierte Datei. Kontrollierte Dateien sind in erster Linie die einzige gültige Version einer Datei, die die Verwendung kontrolliert.

Kontrollierte Dateien können zum Lesen als Referenz kopiert werden, die kopierten Dateien werden jedoch nicht wirksam. Viele Unternehmen machen auch Fotos von kontrollierten Dokumenten und laden sie in das interne LAN hoch, damit sie im Bedarfsfall oder bei Streitigkeiten direkt im Netzwerk eingesehen werden können. Dadurch können Verlust und Beschädigung der Originaldokumente vermieden werden.

Generell handelt es sich bei diesen Dokumenten um Dokumente, die über einen längeren Zeitraum verwendet werden und sich ständig in einem Änderungs- und Überarbeitungszustand befinden, wie zum Beispiel: Kostenhandbücher, Programmdokumente, verschiedene Regeln und Vorschriften, Quoten, Standardkosten, Budgets usw. Wenn kontrollierte Dokumente veraltet sind, sollten sie umgehend aus allen Verwendungszwecken entfernt werden, um einen Missbrauch zu verhindern.

Erweiterte Informationen

Nach dem Verlust der kontrollierten Dokumente oder Daten ist es in der Regel erforderlich, das „Dokumenteneinreichungs- und Freigabeantragsformular“ erneut auszufüllen, die Gründe anzugeben und es den zuständigen Abteilungen zur Genehmigung zu melden und Einreichung. Bei der Neuausstellung von Dokumenten löscht das Dokumentenkontrollzentrum die kontrollierte Nummer des verlorenen Dokuments im „Antragsformular für die Einreichung und Ausstellung von Dokumenten“, erstellt eine neue kontrollierte Nummer und benachrichtigt die zuständigen Abteilungen, um sie für ungültig zu erklären, um Missbrauch zu verhindern.

Unter normalen Umständen dürfen kontrollierte Dokumente nicht vom Arbeitsplatz (oder bestimmten Orten) mitgenommen werden. Außerdem sollten alle kontrollierten Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Der Verlust kontrollierter Dokumente stellt einen Verstoß gegen die Regeln und Vorschriften des Unternehmens dar und sollte gemäß den einschlägigen internen Vorschriften bestraft werden. Der Bußgeldstandard wird durch das entsprechende Managementsystem des Unternehmens bestimmt.

Selbstverständlich sollten von wichtigen Dateien Backups vorhanden sein. Wenn die Originale beispielsweise im Archiv aufbewahrt werden, können diese bei Verlust der Kopien sofort ersetzt werden. Wenn die Dateien vertraulich sind, kann jeweils nur ein Teil der Dateien verwendet werden. Darüber hinaus muss das Verantwortungssystem dafür gestärkt werden. Eine der beiden Personen muss dafür verantwortlich sein oder sie muss jeden Tag nach der Verwendung zurückgegeben werden.

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