Lernen von Excel-Funktionen: Mehrere Funktionen, die Sie für den Finanzabgleich kennen müssen (Teilen)

Dieser Artikel stellt Ihnen einige Funktionen vor, die Sie für den Finanzabgleich kennen müssen. Ich glaube, dass Ihre Datenüberprüfungsarbeit in Zukunft um ein Vielfaches einfacher sein wird!

Die Durchführung komplizierter Abstimmungsarbeiten bereitet dem Finanzpersonal oft Kopfzerbrechen, nicht nur wegen der großen Datenmenge, sondern auch im eigentlichen Abstimmungsprozess können verschiedene Situationen auftreten, aber auch die Verarbeitungsmethoden können unterschiedlich sein sehr unterschiedlich, deshalb haben wir heute einige der am häufigsten auftretenden Probleme für Sie gelöst, die alle sofort mit Excel gelöst werden können. Werfen wir einen Blick auf einige der quälenden Probleme.

1. Das einfachste Abstimmungsproblem

Datenbeschreibung: Die linke Seite sind Systembestelldaten, die rechte Seite sind manuelle Daten (im Allgemeinen von Lieferanten bereitgestellt oder manuell von Sachbearbeitern eingegeben), die Systemdaten sind vollständig Jetzt müssen wir prüfen, bei welchen Bestellungen manuelle Daten fehlen.

Verwenden Sie die VLOOKUP-Funktion, um die der Bestellnummer entsprechenden manuellen Daten zu finden. Ersetzen Sie die Formel entsprechend dem Format von VLOOKUP (Suchwert, Suchbereich, Suchinhalt in welcher Spalte, genauer Suchwert). die Systembestellnummer (A3) und der Suchbereich. Es handelt sich um manuelle Daten (E:F). Bei der genauen Suche ist der vierte Parameter 0, daher gibt es eine Formel : =VLOOKUP(A3,E:F,2,0)<code>=VLOOKUP(A3,E:F,2,0)

使用这个公式得到的数据中会出现一些#N/A，表示没有找到对应的数据，也就是系统数据中存在而手工数据中不存在的内容，需要筛选出来查找原因。

这是最常用的一种核对数据的方法，有时候我们不仅仅要核对数据是否存在，还要核对订单金额是否存在差异，这时候使用VLOOKUP就不方便了，需要用到另一个函数SUMIF。

思路是利用SUMIF函数按照系统订单号对手工数据的订单金额求和，再与系统的订单金额相减，根据结果是否为0 差异所在，在D3单元格输入公式：

=SUMIF（E:E,A3,F:F）-B3

Die mit dieser Formel erhaltenen Daten enthalten einige #N/A, was bedeutet, dass die entsprechenden Daten nicht gefunden werden. Das heißt, der Inhalt, der in den Systemdaten, aber nicht in den manuellen Daten vorhanden ist, muss herausgefiltert werden, um den Grund zu finden.

Dies ist die am häufigsten verwendete Methode zum Überprüfen von Daten. Manchmal müssen wir nicht nur überprüfen, ob die Daten vorhanden sind, sondern auch, ob es einen Unterschied in der Bestellmenge gibt. Zu diesem Zeitpunkt ist die Verwendung von VLOOKUP unpraktisch Funktion SUMIF wird benötigt.

Die Idee besteht darin, die SUMIF-Funktion zu verwenden, um den Bestellbetrag der manuellen Daten entsprechend der Systembestellnummer zu summieren und ihn dann vom Systembestellbetrag zu subtrahieren. Geben Sie die Formel ein, je nachdem, ob das Ergebnis 0 ist oder nicht Zelle D3:

= SUMIF (E:E,A3,F:F)-B3, doppelklicken Sie, um die Formel einzugeben, der spezifische Effekt ist wie in der Abbildung dargestellt:

Das Format der SUMIF-Funktion ist: SUMIF (Bedingungsbereich, Bedingung, Summenbereich), in diesem Beispiel ist der Bedingungsbereich die manuelle Bestellnummer (Spalte E), die Bedingung ist die Systembestellnummer (A3) und die Summierungsbereich ist die manuelle Bestellmenge (Spalte F). Wenn die Differenz 0 ist, bedeutet dies, dass die Systemdaten mit den manuellen Daten übereinstimmen. Es gibt zwei Fälle von Daten mit einer Differenz ungleich Null. Zum einen gibt es keine entsprechenden manuellen Daten, zum anderen sind die manuellen Daten vorhanden aber die Menge ist inkonsistent. Vor dieser Kombination sind die Ergebnisse von VLOOKUP leicht zu erkennen.

Zum Beispiel gibt es in Zelle C9 im Bild oben keinen #N/A-Fehler, aber der Wert von Zelle D9 ist nicht Null, was darauf hinweist, dass die Bestelldaten falsch eingegeben wurden.

Für standardisiertere Daten ist es auch sehr praktisch, sie mithilfe der VLOOKUP- und SUMIF-Funktionen zu überprüfen. Bei der tatsächlichen Arbeit werden Sie jedoch auf einige weniger standardisierte Daten stoßen.

2. Ein etwas problematisches Abstimmungsproblem

Auf der rechten Seite werden nur vier Spalten beibehalten. Tatsächlich können bei der Überprüfung viele Spalten entfernt werden. Auf der linken Seite befinden sich manuell registrierte Daten mit nur drei Spalten.

Zu den Systemdaten gibt es nicht viel zu sagen. Einige Systeme sind relativ vollständig und die exportierten Daten sind relativ standardisiert. Wenn wir die Systemdaten in diesem Beispiel bemängeln wollen, können wir nur sagen, dass die Registrierung in diesem Fall erfolgt Der Typ ist zu einfach und es gibt im Grunde keine nützlichen Informationen.

Wenn man sich die manuellen Daten noch einmal ansieht, ist das Problem offensichtlicher:

Erstens ist das Datumsformat nicht standardisiert. Es ist wahrscheinlich die Angewohnheit vieler Freunde, den Dezimalpunkt als Jahr, Monat und Jahr zu verwenden Tagestrennzeichen im Datum, aber dieses Format behandelt Excel nicht als Datum; 🎜🎜Zweitens ist die Datumsspaltenregistrierung unvollständig, möglicherweise aus Faulheit Dies gilt auch für viele Freunde. 🎜🎜Um solche Daten zu erhalten, müssen Sie zuerst Spalte A verarbeiten. Die Verarbeitungsmethode ist: Wählen Sie den Datenbereich aus, drücken Sie F5 oder Strg G, um die Position zu öffnen, suchen Sie den Nullwert und bestätigen Sie, geben Sie = ein, drücken Sie die Richtungstaste ↑, und drücken Sie Strg. Drücken Sie die Eingabetaste, um das Ausfüllen abzuschließen. Wählen Sie dann den Datenbereich aus, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn als Wert ein. Klicken Sie auf In Spalten sortieren. Wählen Sie im dritten Schritt direkt das Datumsformat aus. Sehen Sie sich die Animationsdemonstration an spezifischen Vorgang. 🎜🎜🎜🎜🎜

Nachdem die Datenverarbeitung standardisiert ist, ist es an der Zeit, die Unterschiede zu überprüfen. In diesem Beispiel muss ermittelt werden, welche Daten zum gleichen Datum unterschiedliche Beträge aufweisen. Erwägen Sie daher die Verwendung der SUMIFS-Funktion (Summenbereich, Bedingungsbereich 1, Bedingung 1, Bedingungsbereich 2, Bedingung 2) oder verwenden Sie Systemdaten als Grundlage, um manuelle Daten zu überprüfen as: = SUMIFS(B:B,A:A,E3,B:B,H3)-H3, zum Ausfüllen doppelklicken.

Wenn der Unterschied Null ist, bedeutet dies, dass die Daten vollständig konsistent sind. Wenn er nicht Null ist, müssen Sie ihn herausfiltern, um den Grund für den Unterschied zu finden.

Da nicht viele Daten vorhanden sind, können wir sehen, dass zwei 8000 Transaktionen am selben Datum auftreten. Wenn wir SUMIFS zum Summieren verwenden, gibt es tatsächlich keinen wirklichen Unterschied. In solchen Fällen, in denen die Daten gleich sind und die Beträge gleich sind, die spezifischen Verwendungen jedoch unterschiedlich sind, ist es schwierig, bei der Überprüfung direkt Formeln zur Beurteilung zu verwenden. Sie können erwägen, Hilfsspalten zu verwenden, um Wiederholbarkeitsbeurteilungen vorzunehmen:

Verwenden Sie die Formel =COUNTIFS($A nach manuellen Daten $2:A3,A3,$B$2:B3,B3), was bedeutet, dass diejenigen mit demselben Datum und Betrag gezählt werden. Beachten Sie, dass Sie bei der Auswahl des Bereichs $ zur Startposition hinzufügen des Bereichs, um ihn zu sperren, sodass sich die Formel im Dropdown-Menü befindet. Der Bereich wird zu gegebener Zeit erhöht, und wenn doppelte Daten angezeigt werden, wird auch das Ergebnis erhöht.

In ähnlicher Weise werden auch die Systemdaten auf diese Weise verarbeitet. Die Formel lautet: =COUNTIFS($E$2:E3,E3,$H$2:H3,H3)

Überprüfen Sie nach dem Ausfüllen der beiden Hilfsspalten Die Formel für den Betrag wird zu drei Bedingungen:

=SUMIFS(B:B,A:A,E3,B:B,H3,D:D,I3)-H3 Doppelklicken Sie auf die Füllung, um das Ergebnis anzuzeigen. Wenn eine negative Zahl angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Artikel nicht in den manuellen Daten eingegeben wurde.

Heute habe ich anhand zweier Beispiele gängige Ideen zur Datenüberprüfung analysiert. Bei komplexeren Überprüfungsarbeiten müssen Sie lediglich die Funktionen VLOOKUP, SUMIF, SUMIFS, COUNTIFS und COUNTIFS beherrschen und gut in der Verwendung von Hilfsspalten sein Wenn ja, können Sie den Unterschied grundsätzlich schnell feststellen.

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