Was ist ein kollaboratives Bürosystem?

Collaborative OA Office System bezeichnet eine neue Büromethode, die moderne Büro- und Computernetzwerkfunktionen kombiniert. Unter den Verwaltungsbehörden nennen die meisten Büroautomatisierung E-Government, und die meisten Unternehmen und Institutionen sprechen von OA, also Büroautomatisierung. Durch die Umsetzung der Büroautomatisierung oder des digitalen Büros kann die bestehende Organisationsstruktur des Managements optimiert, das Managementsystem angepasst und auf der Grundlage einer Effizienzsteigerung die Zusammenarbeitsfähigkeit des Büros erhöht und die Konsistenz der Entscheidungsfindung gestärkt werden. und schließlich kann das Ziel der Verbesserung der Entscheidungseffizienz erreicht werden.

Entwicklungsgeschichte

Konzeptionell hat es das Zeitalter der Büroautomatisierung, der kollaborativen Software, des kollaborativen Büros durchlaufen und technisch gesehen das PHP-Zeitalter, das Domino-Zeitalter, das .NET-Zeitalter und das Java-Zeitalter Anwendungsbedingungen: In Bezug auf den Umfang hat es das E-Mail-Zeitalter, das Dokumentenmanagement-Zeitalter, das Wissensdokument-Zeitalter und das Workflow-Zeitalter erlebt und seine Konzepte, Technologien und Funktionen wurden kontinuierlich verbessert. Heute sind OA-Bürosysteme in eine neue Generation kollaborativer OA-Bürosysteme eingetreten. Die Wissensmanagementfunktionen der neuen Generation kollaborativer OA-Bürosystemsoftware sind zu einer der zentralen Wettbewerbsfähigkeiten von Unternehmen geworden.

Systemimplementierung

In den letzten Jahren hat der Informationsbereich den Höhepunkt der Entwicklung von OA-Bürosystemen eingeläutet, in der Hoffnung, im Goldrausch einen Schatz zu finden , es gibt eine Mischung aus Fisch und Drachen, der OA-Systemaufbau vieler Kunden ist in ein Dilemma geraten, als ob er nutzlos wäre, was dazu führt, dass mehr als zehn Jahre Beratungs- und Implementierungserfahrung zögern. Wir vertreten die Idee „Team, Tool, Methodik, nichts davon darf fehlen“. Das Implementierungskonzept verfeinert eine personalisierte Erfolgskarte, die auf der gesamten Informationsplanung des Unternehmens basiert und mit den individuellen Bedürfnissen der Kunden kombiniert wird. Um die IT-Strategie des Unternehmens zum Erfolg zu führen, sind in der Implementierungsphase Teambildung, Tool-Verbesserung und Management erforderlich. Es wurde viel Aufwand in die Methodik gesteckt.

Teambuilding ist die Basis für eine erfolgreiche Projektumsetzung

Der Projektmanager muss eine Person mit bestimmten Softwarekenntnissen und einem starken Schwerpunkt auf nicht-technischer Beratung und Projektmanagement sein. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, die Projektqualität und den Projektfortschritt effektiv zu kontrollieren und das Team zum erfolgreichen Abschluss der Projektumsetzung zu führen. Es liegt nicht in der Verantwortung des Projektmanagers, den Vertrag zu unterzeichnen und einen Low-End-Techniker zu entsenden weiß, wie man das Produkt verwendet, um das Produkt zu installieren. Mit dem Projektmanager als Zentrum werden eine Führungsgruppe, ein Projektbüro, eine Anwendungsgruppe, eine technische Gruppe und eine Beratungsgruppe gebildet, um ein Team zu bilden. Dies ist die Grundlage für den Projektfortschritt und -erfolg.

Das Projektteam unterstützt Kunden bei der Implementierung des Managements aus der Perspektive der Softwareanwendung. Projektmanager versuchen immer, Wege zu finden, das OA-System des Kunden effektiv zu machen, anstatt nur Zahlungen zu akzeptieren und alles wird gut. Wenn die gleiche Software von verschiedenen Unternehmen verwendet wird, sind ihre Anwendungseffekte völlig unterschiedlich. Eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, die tatsächliche Geschäftssituation des Kunden zu kombinieren und den Kunden anzuleiten, die vorhandenen Funktionen perfekt zu nutzen, sodass normale Benutzer Funktionen erhalten können, die ihren Anforderungen entsprechen, schön, einfach zu bedienen, kreativ, flexible und anpassungsfähige Anwendung, um Kunden dabei zu helfen, die Wirkung von Systemanwendungen zu maximieren.

Perfekte Tools sind der Garant für eine effizientere Projektumsetzung

Die Implementierung eines kollaborativen OA-Systems ist ein komplexes Systemprojekt, denn einerseits bezieht die Implementierung eines OA-Systems alle Mitarbeiter ein und umfasst eine Vielzahl von Aspekten; Andererseits ist die Implementierung des OA-Systems mit der systemübergreifenden Integration vieler Geschäftssysteme verbunden. Andererseits ist der Implementierungszyklus des OA-Systems lang und das Problem kann daher nicht in drei bis fünf Tagen gelöst werden Wenn wir die Implementierungseffizienz des Projekts umfassend verbessern wollen, müssen wir fortschrittliche Tools verwenden.

Im Implementierungsprozess des kollaborativen OA-Systems wird zunächst Projektmanagementsoftware verwendet, um das gesamte Projekt des OA-Systems in Phasen, Personalaufteilung, Aufgabenzerlegung, Dokumentenfreigabe, Prozesszusammenarbeit und Ressourcenplanung zu unterteilen und durchzuarbeiten Duales System des OA-Systems, um Kunden eine schnellere Integration und Lernunterstützung zu bieten. Während des Implementierungsprozesses wurde auch ein Expertenunterstützungssystem bereitgestellt, um gleichzeitig während des Implementierungsprozesses eine fachmännische Diagnose und Fehlerbehebung durchzuführen Es wurden verschiedene professionelle Dienstleistungen bereitgestellt, die bei der Qualitätskontrolle des Prozesses helfen und die Effizienz der Implementierung erheblich steigern werden.

Standardisiertes Implementierungsmanagement trägt dazu bei, die Qualität der Implementierung sicherzustellen.

Der sogenannte standardisierte Implementierungsmanagementplan dient der Durchführung einer standardisierten Qualitätskontrolle des Projektprozesses durch die Unterstützung der Projektmanagementtheorie ausgereiftes Projektmanagement Das System steuert den gesamten Projektprozess, unterteilt das Projekt in 7 Schlüsselphasen und unterteilt jede Phase in 5-8 Kernaufgaben. Jede Projektaufgabe wird der verantwortlichen Person zugewiesen, Abschluss- und Lieferstandards werden festgelegt und Dokumente werden verarbeitet werden bestanden Lieferung und Inspektion sowie mehrdimensionale Qualitätskontrolle des Projekts, um sicherzustellen, dass der endgültige Start zuverlässig, verfügbar und lieferbar ist, wodurch die Benutzerzufriedenheit erheblich verbessert wird.

Systemfunktionen

Kombiniert mit der Erfahrung, Tausende von Kunden seit mehr als zehn Jahren zu bedienen, schlug Wang Haibo, CEO von Jiusi Software, vier Punkte vor, auf die bei der Auswahl von OA geachtet werden muss:

1 Aufmerksamkeit für die Essenz von OA

Auswahl des OA-Bürosystems

Die für das Auswahlteam verantwortliche Person muss ein tiefes Verständnis dafür haben, dass OA-Software eine Informatisierung für alle Mitarbeiter darstellt und im Wesentlichen eine Änderung des Arbeitsmodells und des Unternehmensführungsmodells aller Mitarbeiter darstellt. Im aktuellen Auswahlprozess ist dies möglicherweise der Fall In den zukünftigen Bewerbungsförderungsprozess muss es das Top-Projekt sein, daher müssen Arbeitsvereinbarungen und Arbeitsrhythmen wie Nachfrageforschung, Produktauswahl, Bewerbungsförderung und Integration auf der Grundlage aller Mitarbeiter vereinbart werden.

2. Fokus auf Grundwerte

Der Anwendungsbereich von OA-Software bezieht alle Wissensarbeiter ein und ist der erste Schritt zur Informatisierung aller Mitarbeiter. Da es sich um eine Anwendung für alle Mitarbeiter handelt, ist die Verbesserung der Arbeitseffizienz aller Mitarbeiter und nicht die Effizienz einer bestimmten Abteilung, eines bestimmten Leiters oder einer bestimmten Person zur Kernwertpositionierung von OA-Software geworden bewertet anhand der beiden Dimensionen Vielseitigkeit und Regelmäßigkeit. In Bezug auf das Screening sind die Kernanwendungen von OA-Software: Prozessgenehmigung, Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement (staatseigene Unternehmen und Regierungsbehörden), Kommunikationstools, Dokumentenmanagement, Informationszentrum, elektronisches Forum, Planmanagement, Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Besprechungsmanagement, zugehöriges Personal, Systemintegration, Portalanpassung, Adressbuch, Arbeitsnotizen, Fragebögen, gängige Tools (Computer, ewiger Kalender usw.). Wenn alle Funktionsmodule anhand des Werts bewertet werden, den sie für das Unternehmen bringen, folgen sie grundsätzlich der 80:20-Regel. Darunter bringen das Workflow-Modul, das Modul für kollaborative Arbeit und das Projektmanagementmodul 80 % des Werts für das Unternehmen. während die restlichen Module einen Wert von 20 % bringen.

Daher ist es zur besten Wahl für die Produktauswahl geworden, sich auf das Große zu konzentrieren und das Kleine loszulassen, sich auf die Prüfung des technischen Niveaus von Arbeitsabläufen, der Zusammenarbeit und des Projektmanagements zu konzentrieren.

3. Achten Sie auf die Einstellung des Herstellers

OA-Software ist eine Verwaltungssoftware, die von allen Mitarbeitern verwendet wird. Daher ist der Kauf von OA-Software anders als der Kauf von Finanzsoftware und Hardware. Zeitliche Kauf- und Verkaufstransaktion, dauert aber ein Jahr oder sogar Jahre. Managementänderungen, Beratung und manuelle Dienstleistungen erfordern eine kontinuierliche Interaktion mit Herstellern, um verschiedene Nachfrageänderungen, Fehlerverarbeitung, Funktionsanpassungen, Softwareintegration usw. zu lösen, die während der Implementierung, Anwendung, und Beförderung.

Wenn Kunden angesichts ständiger und komplizierter Probleme nur mit einem gewöhnlichen Verkäufer oder einem gewöhnlichen Implementierungspersonal konfrontiert werden, können sie nicht die gesamte Organisation für die Ressourcenkoordination und -unterstützung mobilisieren. Daher müssen sie auch bei der Produktauswahl darauf achten Konzentrieren Sie sich auf die Inspektion. Die Einstellung der OA-Hersteller bestimmt, ob sie Sie wertschätzen. Es ist weitaus wichtiger, sich für jemanden zu entscheiden, der Sie liebt, als für jemanden, den Sie lieben.

Im Bereich der Managementsoftware gilt die bekannte unausgesprochene Regel: Führungskräfte beteiligen sich nur an der Projektauswahl, die das Unternehmen für wichtig hält. Je besser das Niveau der Führungskraft ist, desto mehr Aufmerksamkeit schenken sie Ihnen, was auch bedeutet Nachdem im Prozess Probleme aufgetreten sind, werden die Ressourcen zur Verfügung gestellt. Je wahrscheinlicher ist es, dass eine Koordinierung erfolgt.

4. Achten Sie auf die Kostenkontrolle

Viele CIOs oder Informationsmanager von Kunden berücksichtigen bei der Bewertung der Kosten für OA-Software einfach das Budget des Unternehmens für OA-Softwareprojekte und das Angebot des Lieferanten und ignorieren dabei die OA-Kosten für die Software- und Hardwareumgebung Softwarebereitstellung, der Zeitaufwand für das am Softwareimplementierungsprozess beteiligte Personal, Schulungskosten, zukünftige Wartungsschwierigkeiten und Servicekosten, zukünftige Entwicklungskosten für die Datenintegration, Upgradekosten und Datenmigrationskosten usw. fallen daher oft in die „Auswahl“. " Situation. Die peinliche Situation, „die Sesamkörner und die Wassermelone zu verlieren“.

Fünftens hat der Informatisierungsbedarf der Regierung die Ära plattformbasierter OA-Bürosysteme eingeläutet B. OA-Bürosysteme, ERP, CRM usw., ermöglichten diese Informationssysteme den Benutzern in den frühen Tagen, die Vorteile der Informationstechnologie zu nutzen. Da jedoch die Anforderungen der Benutzer an den Aufbau der Informationstechnologie immer höher werden, stehen sie auch unter dem Druck, sie aufzurüsten . Nehmen Sie als Beispiel das OA-Bürosystem.

Nach Jahren der Entwicklung wurde die Konnotation des OA-Bürosystems kontinuierlich erweitert, und seine Funktionen haben sich schrittweise von den ursprünglichen Verwaltungsbüro-Informationsdiensten auf verschiedene Managementaktivitäten innerhalb der Organisation ausgeweitet und sind zu einem wichtigen organisatorischen Bestandteil der Informatisierung der Organisation geworden Operationen. Gleichzeitig haben die rasanten Veränderungen im Markt- und Wettbewerbsumfeld dazu geführt, dass das OA-Bürosystem immer mehr Aufgaben übernimmt. Auch die Frage, wie die Zusammenarbeit zwischen internen Organisationen, Abteilungen und Mitarbeitern auf allen Ebenen komfortabel und schnell gestaltet werden kann, ist gestiegen Die effektive Kombination verschiedener interner und externer Ressourcen bietet den Mitarbeitern eine effiziente Plattform für die Zusammenarbeit.

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