8 conseils pour gagner du temps avec Excel

Excel est merveilleusement pratique pour les nouveaux arrivants comme pour les vétérans des feuilles de calcul. Cependant, cela peut prendre des années à maîtriser, et même les utilisateurs expérimentés les plus avancés ne connaissent toujours pas certaines des techniques les plus astucieuses pour gagner du temps.

Excel fait beaucoup pour simplifier au maximum ses fonctions et ses présentations, mais il est souvent difficile de toutes les suivre. Si vous souhaitez acquérir de nouvelles compétences et de nouveaux raccourcis, ou si vous recherchez simplement un aperçu rapide de quelques trucs et astuces utiles, cet article propose huit conseils pour gagner du temps avec Excel que vous apprécierez connaître.

Connaissez vos raccourcis

Les raccourcis sont l'élément vital d'Excel, vous évitant d'avoir à parcourir les menus pour chaque tâche. Faire de ces frappes une seconde nature est un excellent moyen d’améliorer votre productivité Excel. Voici une liste des plus importants :

• Ctrl Accueil – Aller au début de la feuille de calcul.
• Ctrl Espace – Sélectionnez la colonne actuelle.
• Shift Space – Sélectionnez la ligne actuelle.
• Ctrl A – Appuyez une fois pour sélectionner un ensemble de données complet et deux fois pour sélectionner la feuille de calcul entière.
• Onglet Maj – Passer à la cellule précédente.
• Ctrl 0 – Masquer la colonne actuelle.
• Maj 0 – Masquer la ligne actuelle.
• Ctrl : – Saisissez la date du jour.
• Alt H B – Ajoutez une bordure à la cellule actuelle ou aux cellules sélectionnées.
• F4 – Appliquer des références absolues à une formule.
• Ctrl O – Ouvrir une feuille de calcul existante.
• Ctrl W – Ferme la feuille de calcul actuelle.
• Maj F9 – Calculez votre feuille de calcul actuellement active.

Geler les lignes et les colonnes

Avez-vous déjà fait défiler une colonne jusqu'en bas pour oublier son titre ? Plutôt que d'avoir à alterner entre votre cellule actuelle et l'en-tête situé bien au-dessus, Excel vous permet de figer ces en-têtes pour une référence facile. Voici comment :

1. Allez dans l'onglet « Affichage » et sélectionnez « Geler les volets ».
2. Pour forcer la rangée supérieure à rester visible, sélectionnez « Geler la rangée supérieure » dans le menu déroulant.
3. Choisissez à nouveau cette option pour la débloquer.

Utilisez la poignée de remplissage

Copier et coller le même numéro plusieurs fois peut être frustrant et prendre du temps, tout comme saisir une séquence de chiffres et de dates un par un. Heureusement, l'outil Fill Handle complétera automatiquement l'ensemble du processus pour vous. Il vous suffit de lui faire reconnaître le motif que vous souhaitez répéter. Voici comment :

1. Sélectionnez les premières cellules de la séquence que vous souhaitez répéter.
2. Survolez le coin inférieur droit de votre sélection jusqu'à ce que le curseur se transforme en forme « ». C'est la poignée de remplissage.
3. Faites glisser la poignée de remplissage de la cellule la plus basse ou la plus à droite de votre sélection vers la dernière cellule que vous souhaitez remplir automatiquement, et la séquence sera remplie automatiquement. Ce processus fonctionne pour les nombres, les noms de jours et les dates.
4. Vous pouvez également utiliser Ctrl D pour répéter une valeur dans une sélection de cellules.

Utiliser des modèles

Excel propose une grande variété de modèles prédéfinis, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps en matière de formatage et de conception. Il y a de fortes chances que la tâche sur laquelle vous travaillez ait déjà plusieurs modèles dans la bibliothèque. Accédez aux modèles Excel depuis l'onglet « Nouveau » du menu « Fichier ». Utilisez la barre de recherche pour affiner la liste des options.

Personnalisez votre barre d'outils

Avoir tous les outils dont vous avez besoin exactement là où vous le souhaitez (ou savoir où les trouver) est primordial pour travailler efficacement. Saviez-vous que la barre d’outils et le ruban de commandes d’Excel sont personnalisables ? Si vous devez organiser vos outils et fonctionnalités les plus utilisés pour un accès facile, procédez comme suit :

1. Dans l'onglet « Fichier », sélectionnez « Options ».
2. Accédez à « Personnaliser le ruban » et à « Barre d'outils d'accès rapide » pour ajouter et supprimer des éléments des deux menus.
3. Cliquez sur « OK » une fois que vous avez terminé pour finaliser les modifications.

Importer rapidement depuis le Web

Plutôt que de copier et coller des informations à partir d'une page Web ou, pire encore, de les saisir manuellement, vous pouvez facilement importer ses données uniquement à partir de son URL. Voici comment :

1. Accédez à l'onglet « Données » et sélectionnez « Obtenir des données ».
2. Sélectionnez l'option « À partir d'autres sources » et cliquez sur « À partir du Web » dans le menu déroulant. Vous pouvez également cliquer sur « Depuis le Web » directement à côté de l'option « Obtenir des données ».
3. Entrez l'URL à partir de laquelle vous souhaitez importer des données, puis sélectionnez les tables dont vous avez besoin.
4. Cliquez sur « Charger » pour importer les données.

Utilisez le tableau croisé dynamique

Saisir plusieurs formules dans votre feuille de calcul est une façon de faire les choses, mais un tableau croisé dynamique est le moyen puissant d'Excel de créer des résumés rapides d'ensembles de données, faciles et personnalisables. Activez-le simplement depuis l'onglet « Insérer » et vous pourrez organiser et analyser vos données efficacement.

Liez vos feuilles de calcul

Facilitez le passage entre différentes feuilles de calcul, ensembles de données et même programmes Office en les reliant entre eux par des hyperliens. Les hyperliens peuvent créer des liens vers d’autres feuilles ou classeurs Excel aussi facilement que les URL. Pour ce faire :

1. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule pour afficher le menu d'accès rapide.
2. Choisissez « Lien » et la fenêtre « Insérer un lien hypertexte » s'ouvrira.
3. Accédez à « Placer dans ce document » et choisissez à quoi lier la valeur de votre cellule.
4. Cliquez sur « OK » pour finaliser.

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!