Partager correctement un fichier Excel est tout aussi important que de le créer professionnellement. C’est pourquoi je passe toujours en revue le formatage du fichier, corrigez toutes les erreurs, je les sauvegarde et applique la protection des mots de passe avant de la partager. Voici une liste de contrôle de tout ce que je fais avant d'envoyer mon fichier à des collègues ou des clients.
Avant de partager une feuille de calcul Excel, l'une des premières choses que je fais est de ranger pour faciliter la tâche pour le destinataire pour naviguer. Je supprime les données inutiles et je vérifie le formatage pour m'assurer que j'utilise des polices, des tailles et des styles cohérents dans toute la feuille de calcul. Si le classeur dispose de plusieurs feuilles, je m'assure que le format est cohérent partout.
Je vérifie également que j'ai utilisé des nombres, du texte et des formats de date cohérents et que les données sont systématiquement alignées dans les cellules à travers le classeur. Je supprime les colonnes et les lignes vides, supprime toutes les notes et supprime les calculs inutiles utilisés lors de la préparation de la feuille. De plus, je supprime les entrées en double et étiquette correctement les colonnes et les lignes.
Pour éviter les surprises, j'ouvre la feuille de calcul sur mon autre ordinateur et mon smartphone pour voir comment il apparaîtra à la fin du destinataire. Cela m'aide à prendre des problèmes de formatage à l'avance.
Une fois que ma feuille de calcul Excel a l'air plus propre, je vérifie et corrige les erreurs . Je m'assure que les formules sont correctement configurées, recherchent des références de cellules incorrectes et utilisent les outils de vérification des erreurs intégrés d'Excel pour assister aux problèmes de calcul critiques. J'utilise le précédent de trace et les outils dépendants pour trouver des liens incorrects et des références manquantes.
Je vérifie également que tous les liens intégrés pointent vers les destinations prévues. Lorsque vous utilisez le formatage conditionnel, je m'assure que les règles fonctionnent comme prévu. Je trie et filtre les données pour confirmer que tout fonctionne correctement. Je ne néglige pas les étapes apparemment simples, comme exécuter une vérification orthographique, pour attraper les erreurs d'orthographe.
Ces étapes m'aident à identifier les problèmes potentiels dès le début, à empêcher la confusion ou l'interprétation erronée des données par le destinataire.
Je prépare toujours ma feuille de calcul Excel avant de les partager, surtout si elle contient des informations confidentielles. Cela me permet de contrôler qui peut y accéder et d'apporter des modifications au document. Bien que je n'utilise pas personnellement ces options, vous pouvez définir différents mots de passe pour verrouiller les feuilles individuelles, la structure du classeur, etc. pour envoyer le fichier. Je vérifie également que la protection par mot de passe fonctionne correctement. Pour protéger le mot de passe d'un fichier Excel, cliquez sur l'onglet "Fichier", sélectionnez "Info", puis cliquez sur "Protect Workbook", choisissez "Encrypter avec le mot de passe" et définissez un mot de passe solide et unique.
4 Ajouter des instructions claires pour les feuilles de calcul partagées publiquement
J'ajoute également mon adresse e-mail dans le fichier donc Quiconque rencontre un problème peut rapidement me contacter. En outre, je modifie les autorisations d'accès du fichier vers la vue uniquement (plus à ce sujet plus tard). Cela empêche les autres de modifier le fichier d'origine tout en leur permettant de le visualiser et, si nécessaire, de créer leurs propres copies.
5 Créez une copie de sauvegarde de votre classeur
Je crée toujours une sauvegarde de ma feuille de calcul Excel avant de la partager. De cette façon, si quelqu'un modifie involontairement le document, je peux toujours accéder à la copie d'origine, la télécharger sur le lecteur et la partager à nouveau. La sauvegarde me protège également contre la perte de données si le fichier d'origine est corrompu ou supprimé accidentellement.
De plus, lorsque vous apportez de nouvelles modifications, je peux utiliser la sauvegarde au lieu de falsifier le fichier d'origine. Lorsque je travaille dans l'application de bureau d'Excel, je crée une sauvegarde en enregistrant le fichier à deux emplacements. Lorsque je utilise Excel en ligne, je télécharge le fichier pour la sauvegarde ou crée une copie en ligne et je la stocke dans le coffre-fort personnel d'OneDrive pour une sécurité supplémentaire.
avant de partager un excel Fichier, j'ajuste toujours les paramètres de partage pour m'assurer que seuls les destinataires prévus peuvent y accéder avec le niveau d'autorisation approprié. Si je veux que les autres affichent le fichier, je définis les autorisations pour afficher uniquement. Si je veux qu'ils puissent apporter des modifications, je garde le fichier modifiable.
Je peux également partager le fichier avec différents destinataires et personnaliser individuellement les autorisations d'accès. J'ai défini une date d'expiration pour les fichiers sensibles à l'heure qui révoquent automatiquement l'accès après une certaine heure. J'informe les destinataires de leurs niveaux d'autorisation et teste le fichier pour s'assurer que les utilisateurs ne seront pas verrouillés en raison d'autorisations erronées.
Si je sais que le destinataire imprimera le fichier Excel et l'utilisera sous la forme physique, je vérifie que le contenu s'adapte bien aux pages en fonction de la taille du papier et de l'orientation qu'ils utiliseront. Je passe en revue et ajuste les pauses de page pour garantir que les données ne sont pas maladroitement divisées entre les pages et je vérifie qu'aucun éléments critiques n'est masqué ou manquant.
Je n'envoie le fichier qu'après avoir prévisifié à quoi ressemblera le document imprimé. J'imprime également le document chaque fois que possible pour m'assurer que tout fonctionne bien.
Je garde également à l'esprit le format de fichier lors du partage. Si je veux seulement que le destinataire affiche le fichier, je le convertit en un PDF non éditable qui préserve parfaitement sa présentation. Je garde le fichier dans son format d'origine (XLSX) si le destinataire en a besoin dans le format d'origine. Je demande également si le destinataire utilise une ancienne version d'Office pour enregistrer le fichier dans un format compatible.
Je m'assure également que la taille du fichier n'est pas trop importante pour causer des problèmes lors du partage par e-mail. S'il est grand, je compresse et redimensionne des images ou des graphiques, supprime les feuilles inutilisées ou enregistre le fichier dans un format compressé pour réduire sa taille. Si la taille du fichier reste un problème, je le télécharge sur le cloud et partage un lien de téléchargement au lieu du fichier lui-même.
Ce sont quelques pratiques que je suis systématiquement chaque fois que je partage un fichier. Ils m'aident à identifier les problèmes à l'avance et à éviter l'embarras. Il évite également au destinataire de devoir faire des chèques de va-et-vient pour comprendre la feuille de calcul. Cela m'avait également fait gagner du temps en éliminant le besoin d'explications supplémentaires.
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