6 étapes pour vous assurer de ne plus jamais perdre un fichier Microsoft Office

Protégez vos documents Microsoft Office: Sept étapes faciles pour éviter la perte de données

Les documents Microsoft Office vont des plans d'affaires aux romans. Les conséquences de la perte de documents sont possibles, de frustrant à désastreux. Heureusement, les précautions ne sont pas compliquées. Les sept étapes suivantes peuvent assurer efficacement la sécurité de vos résultats de travail:

1. Les praticiens informatiques sont bien conscients du risque de perte de données. Ils disent souvent:

"Il n'y a que deux types de personnes dans le monde: les personnes qui ont perdu leurs données et les personnes qui sont sur le point de perdre leurs données."

Beaucoup de gens pensent que la perte de données ne se produira pas, mais en fait, elle est presque inévitable. Qu'il s'agisse d'un problème mineur ou d'une catastrophe majeure dépend entièrement de savoir si vous avez une sauvegarde.

"À moins que vous n'ayez au moins trois exemplaires, le document n'existe pas." Cette phrase souligne davantage l'importance de la sauvegarde. Vous avez besoin de plus d'une sauvegarde, mais deux. Certains types d'échecs peuvent vous faire perdre non seulement une copie de travail de votre document, mais également perdre une sauvegarde. Par exemple, si vous enregistrez une copie de sauvegarde sur votre disque dur externe à la maison ou au bureau et qu'un incendie se brise sur le bâtiment. Ma suggestion personnelle: "L'une des sauvegardes doit être stockée dans un autre endroit."

2.

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les abonnés Microsoft 365. Recherchez l'interrupteur de vagues de l'autosédiction dans le coin supérieur gauche de la fenêtre et allumez-le. Autosave nécessite que votre document soit stocké dans les dossiers OneDrive ou SharePoint. (Vous devez vous connecter à votre compte Microsoft pour voir cette option, s'il est toujours invisible, sélectionnez l'option "Ajouter l'emplacement".)

Vous devez ensuite continuer à modifier cette version afin de protéger votre travail.

3. Si vous stockez des documents localement sur un PC Windows ou Mac, vous pouvez être sûr de sauvegarder l'intégralité du dossier sur OneDrive. Vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois, après quoi vous aurez une sauvegarde en ligne disponible si des problèmes se produisent sur votre ordinateur.

Système Windows:

Cliquez sur l'icône OneDrive (Cloud) dans le plateau système pour ouvrir OneDrive. Cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres. Cliquez sur l'onglet Synchronisation et sauvegarde, puis cliquez sur le bouton Gérer la sauvegarde. Vérifiez que le dossier que vous utilisez (par exemple, "Documents") est sauvegardé. Sinon, allumez-le.

Cette fonction peut être activée par défaut sur les systèmes Windows 11.

Système Mac:

Vous devez utiliser une application OneDrive autonome téléchargée sur le site Web Microsoft, et

doit être cette version. La version Mac App Store

ne peut pas être utilisée à cet effet (merci, Microsoft).

Après l'installation de l'application, vous devez lui accorder un accès complet au disque. Cliquez sur le menu Apple dans le coin supérieur gauche et cliquez sur les paramètres du système. Cliquez sur "Confidentialité et sécurité" et faites défiler jusqu'à "Accès complet au disque" et cliquez dessus (ou recherchez "l'accès complet au disque" dans la barre de recherche des paramètres). Allumez l'interrupteur OneDrive.

OneDrive est situé dans la barre de menu Mac et apparaît comme une icône de cloud. Cliquez dessus, puis cliquez sur le menu à trois points. Cliquez ensuite sur "Préférences" & gt; Si votre dossier apparaît sous forme de fichiers sauvegardés, tout fonctionne bien. Sinon, cliquez simplement sur l'option Démarrer la sauvegarde pour le dossier que vous souhaitez sauvegarder.

4. Même si vous travaillez dans le cloud, c'est une bonne idée de vous assurer que votre PC ou Mac est sauvegardé, et la seule façon fiable de le faire est de s'assurer qu'elle est complètement effectuée automatiquement. Les sauvegardes manuelles sont toujours oubliées lorsque vous êtes occupé par le travail, et c'est exactement ce à laquelle les sauvegardes sont les plus susceptibles d'être nécessaires.

Vous avez besoin d'un disque dur externe qui est plus grand que le disque dur interne de l'ordinateur. Par exemple, si votre disque dur PC ou Mac est de 1 To, vous pouvez utiliser un disque dur externe de 2 To. Cela crée suffisamment d'espace pour plusieurs versions de documents, donc si vous supprimez accidentellement un tas de texte et réalisez que vous en avez besoin, vous pouvez le récupérer à partir des versions précédentes.

Connectez d'abord votre disque dur externe.

Système Windows:

Dans Windows 10, allez sur "Démarrer" & gt; "Paramètres de sauvegarde". Dans Windows 11, allez pour démarrer> Historique des fichiers. Dans les deux cas, continuez à sélectionner "Ajouter un lecteur" & gt; "plus d'options" et sélectionnez votre disque dur externe.

Système Mac:

Sur un Mac, après avoir été connecté à un disque dur externe, il vous sera demandé si vous souhaitez l'utiliser comme lecteur de machine à temps. Cliquez sur "Oui". (Si cela ne se produit pas, accédez à l'icône Time Machine dans la barre de menu - la flèche entourant l'horloge dans le sens antihoraire et ouvrez les paramètres de la machine à moment. Cliquez sur le signe plus et sélectionnez votre lecteur.)

5.

Si la version actuelle de votre fichier est corrompue, ou si vous faites une erreur catastrophique comme supprimer accidentellement la moitié du texte, c'est une bonne idée d'avoir plusieurs versions du document. Le moyen le plus simple est de faire "Enregistrer en tant que" périodiquement, puis d'ajouter un nombre au nom du fichier. Par exemple, si votre document s'appelle "Mon roman", effectuez le "Save As" Operation, nommez-le "mon roman 001". La prochaine fois, nommez-le "mon roman 002", et ainsi de suite.

à quelle fréquence vous faites cela dépend de vous-même, mais je vous recommande personnellement au moins une fois par jour. Si votre documentation est très importante ou si vous travaillez à un rythme rapide, vous devrez peut-être le faire plus souvent. Une fois le travail terminé et après sa soumission, vous pouvez supprimer toutes les versions précédentes pour restaurer l'espace disque.

6. Si le document est stocké dans le cloud (comme OneDrive), à ​​la fin de chaque travail, "Enregistrez-le" sur votre PC ou Mac. Au lieu de cela, si votre copie de travail se trouve sur votre ordinateur, enregistrez-le en cloud - qui pourrait être OneDrive, iCloud, Dropbox ou tout autre service cloud que vous utilisez. De cette façon, peu importe comment la catastrophe se produit dans votre ordinateur ou votre entreprise de cloud, vous serez protégé.

7.

Enfin, si votre document est très important, ou si la perte d'une journée de travail vous fera pleurer, vous devrez peut-être créer une sauvegarde finale en copiant le document dans un lecteur USB et en l'emmener avec vous tous les soirs . Si vous suivez toutes ces étapes, vous devriez être en mesure de résister à des catastrophes autres que l'impact de la Terre par des météorites géantes - auquel cas vous n'aurez peut-être pas à vous soucier de soumettre votre travail.

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