8 Conseils de mise en forme des cellules Excel pour les feuilles de calcul claires et lisibles

huit conseils pour améliorer la lisibilité des tables Excel

Cet article partagera quelques conseils pour vous aider à optimiser le format des tables Excel pour les rendre plus faciles à lire et à comprendre. En appliquant intelligemment les techniques de formatage telles que les bordures cellulaires, l'ombrage, la vérification des données, etc., vous pouvez améliorer considérablement l'effet visuel et la clarté des données des tables Excel.

1. Pour rendre le tableau plus professionnel, la largeur de la colonne et la hauteur de la ligne doivent être ajustées en premier pour s'assurer que le texte n'est pas surpeuplé et qu'il y a un espacement suffisant entre différents segments de données. Tous les texte, les nombres et les titres doivent être entièrement visibles, évitant de tronquer toute pièce. Cela empêche le récepteur de surcrolling ou de mise à l'échelle.

Vous pouvez rapidement ajuster la taille des colonnes et des lignes pour s'adapter parfaitement au contenu à l'aide de la fonction de réglage automatique d'Excel. Cette fonction peut être appliquée à des colonnes et des lignes spécifiques, ou à l'ensemble de la feuille de calcul. Assurez-vous également que toutes les sections et chaque feuille de travail du classeur sont dans le même format.

2.

Sans bordures, les feuilles de calcul peuvent ressembler à des chiffres désordonnés ou à un mélange de texte, difficile à lire. L'ajout de frontières peut séparer les sections, ce qui facilite la distinction pour le destinataire de distinguer différents ensembles de données. L'utilisation des bordures minces dans chaque section empêche le mélange de données, et je préfère utiliser les bordures gris clair comme séparateurs de cellules internes.

Pour les cellules ou les zones clés, vous pouvez utiliser des bordures épaisses ou colorées pour mettre en évidence des points de données importants. Une utilisation appropriée des frontières peut considérablement améliorer la lisibilité des formes imprimées. Cependant, l'utilisation excessive des frontières doit être évitée et les styles doivent être soigneusement sélectionnés pour garder le document clair et éviter la confusion visuelle.

3.

La fusion des cellules est une autre caractéristique qui vous aide à organiser vos feuilles de calcul. Si le tableau a plusieurs colonnes de données connexes, vous pouvez fusionner les cellules de la rangée supérieure pour créer un titre centré pour marquer l'ensemble de données. Les cellules peuvent également être fusionnées lors de la création d'une couverture ou d'une section récapitulative d'une feuille de calcul. Si certaines cellules ont besoin de s'adapter aux entrées plus larges, elles peuvent être pré-mélangées.

Les cellules fusionnées peuvent éviter d'ajuster la largeur ou la hauteur de la cellule, en particulier lorsque vous contenant plusieurs lignes de titre ou de texte long. Cependant, la fusion des cellules améliore la lisibilité, mais détruit également la fonction de tri. Pour empêcher le destinataire de rencontrer des problèmes de tri des données, fusionnez uniquement les cellules pour les lignes d'en-tête, les titres ou en partie qui n'ont pas besoin d'être triés. Par conséquent, cette fonctionnalité doit être utilisée sélectivement.

4.

Les données correctement alignées facilitent la compréhension de votre feuille de calcul et la rend plus professionnelle et affinée. Quelles que soient vos préférences personnelles, l'alignement cohérent du texte tout au long de la feuille de calcul doit être maintenu.

Le titre, le titre et les informations clés doivent être centrés; Cependant, vous pouvez choisir différents alignements tant que vous êtes cohérent avec des types de données similaires. N'oubliez pas non plus d'aligner verticalement. Cocke toujours les données dans la cellule verticalement pour éviter un espacement maladroit.

5. Chaque feuille de calcul Excel a des résumés, des sorties finales ou des indicateurs de performance clés qui ont besoin de proéminent, et l'ombrage cellulaire est un moyen efficace d'y parvenir. Différentes couleurs d'ombre peuvent être utilisées pour distinguer intuitivement différentes parties d'une feuille de calcul. Pour les grandes tables, l'ombrage en lignes ou en colonnes en alternance peut être utilisée.

Les données complexes peuvent être classées à l'aide de différentes couleurs et invites, notes ou avertissements en surbrillance dans des couleurs accrocheuses. Cependant, comme pour les frontières, une utilisation excessive de l'ombrage doit être évitée. Utilisez des couleurs douces et maintenez un schéma de couleurs cohérent pour des types de données ou des pièces similaires pour maintenir la clarté.

6.

Lors du partage ou de la collaboration sur des feuilles de calcul, la vérification des données peut être utilisée pour contrôler le type de données qui peut être saisi dans les cellules. Pour les colonnes destinées aux données numériques, les règles qui permettent uniquement les nombres peuvent être définies pour maintenir un format de données cohérent. Pour les champs avec des options prédéfinies, vous pouvez créer un menu déroulant.

Vous pouvez également définir des limites numériques pour maintenir la valeur d'entrée dans une plage acceptable. Si quelqu'un entre des données incorrectes, un message d'erreur peut être configuré pour inciter l'utilisateur à corriger ses entrées. Essentiellement, la vérification des données aide à maintenir des feuilles de calcul cohérentes. Il suffit de définir ces règles avec soin pour éviter tout problème avec le destinataire.

7.

Utiliser la mise en forme conditionnelle pour appliquer automatiquement des formats, tels que les couleurs, les polices ou les bordures, en fonction des valeurs cellulaires. Vous pouvez l'utiliser pour mettre en évidence les points de données qui dépassent un seuil spécifique ou sont inférieurs à la cible. Il peut également aider à identifier automatiquement les valeurs aberrantes ou les nombres anormaux, ce qui facilite la détection des erreurs de calcul.

Les icônes telles que les flèches, les signes ou les feux de circulation peuvent également être utilisés pour indiquer l'état des performances, les progrès ou les niveaux de risque et maintenir des formats cohérents pour des types de données similaires. Le formatage conditionnel peut également mettre en évidence les entrées en double dans la liste, aidant à nettoyer les données. Il aide également à comparer les ensembles de données en mettant en évidence les différences ou les similitudes.

8.

Parfois, lorsque le texte dépasse la largeur de la cellule, il est généralement tronqué ou débordé aux cellules adjacentes. La fonction de wrap line est une solution précieuse à ce problème car elle décompose le texte long en plusieurs lignes dans la même cellule, ce qui rend le contenu plus facile à lire sans défilement horizontal.

Les lignes d'enroulement contribuent également à un meilleur alignement et à l'organisation au sein des cellules. Cette caractéristique est généralement utilisée pour les titres et les étiquettes afin de garantir que le texte reste dans les cellules sans affecter les cellules adjacentes. Pour les plus grands blocs de texte couvrant plusieurs lignes, il peut être nécessaire d'ajuster la hauteur et la largeur des cellules pour de meilleurs résultats.

En appliquant ces conseils, vous pouvez créer des tables Excel plus claires et plus faciles et plus faciles, ce qui améliorera la productivité et une meilleure expérience utilisateur.

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