Travaillez plus rapidement dans Google Docs and Sheets en créant vos propres raccourcis

Améliorer Google Docs and Sheets Productivité avec les scripts et les macros

Cet article a été mis à jour depuis sa publication originale le 26 novembre 2018.

Google Drive offre plus que le stockage cloud; Il fournit une puissante suite de bureaux, y compris les documents et les feuilles. Bien que ces applications Web soient conçues pour la vitesse et la facilité d'utilisation, leur fonctionnalité peut être considérablement stimulée avec les scripts et les macros.

Les scripts basés sur JavaScript ajoutent des fonctionnalités supplémentaires. Imaginez l'automatisation de la génération de factures en feuilles ou convertit rapidement les fichiers de documents en PDF.

Les macros sont des scripts spécialisés - séquences d'actions déclenchées par une seule touche ou cliquez. Ils rationalisent les tâches répétitives, telles que l'application d'une mise en forme cohérente à de grands blocs de texte ou de la duplication de lignes de feuille de calcul. La maîtrise des scripts et des macros déverrouille des gains de productivité importants.

Ajout de scripts aux applications Google

Les utilisateurs JavaScript compétents peuvent écrire leurs propres scripts. Dans les documents ou les feuilles, accédez à extensions & gt; Script des applications . Cela ouvre l'éditeur de script Apps où vous pouvez créer de nouveaux scripts ou exécuter ceux existants (en utilisant le bouton Exécuter ). Même sans compétences de codage, vous pouvez tirer parti des scripts prédéfinis.

De nombreux modules complémentaires de Google App sont disponibles en ligne. Certains fournissent des instructions d'installation complètes, d'autres nécessitent de copier et de coller du code dans l'éditeur de script. Voici quelques exemples utiles:

• Mail Merge: Papule les brouillons Gmail avec des données d'une feuille Google. Google fournit des conseils, mais vous pouvez personnaliser le code (par exemple, l'ajout de destinataires BCC / CC).
• Moniteur de site Web: Logs Logs Disponible du site Web / temps d'arrêt, suivi des temps de chargement et détection des pannes. Le script est intégré dans une feuille Google; Ajustez simplement les paramètres (comme l'URL) et exécutez.
• Générateur de factures (feuille): transforme les lignes de feuille Google en factures. Entrez les données (détails de l'entreprise, montants de paiement) dans la feuille et le script génère une facture PDF. Le code est relativement simple, ce qui facilite la personnalisation.

Après l'importation de scripts, gérez-les via le portail Web de script Apps. L'icône d'information (un "i" encerclé affiche la fréquence d'utilisation. Pour modifier un script, cliquez dessus. Sauvegardez toujours les scripts avant de modifier en sélectionnant les options de fichier (trois points) et en choisissant faire une copie .

Bien que l'apprentissage de coder vos propres scripts prenne du temps, des ressources comme ce blog Zapier offrent des conseils précieux aux débutants.

Création de raccourcis personnalisés avec des macros

Les macros étendent la fonctionnalité du script. L'enregistrement d'une macro génère un script automatisant des actions répétitives, créant une mini-application pour les tâches qui prennent du temps.

Actuellement, les macros sont disponibles en feuilles mais pas encore dans les documents ou les diapositives. Ils sont une fonctionnalité de longue date dans Microsoft Office (Word, Excel), l'automatisation de la mise en forme, la saisie des données et d'autres actions répétées.

Pour créer une macro de feuilles, ouvrez une feuille de calcul et accédez à Extensions & gt; Macros & gt; Enregistrer la macro . L'enregistrement commence immédiatement. Effectuez votre tâche comme d'habitude, puis cliquez sur Enregistrer pour le stocker ou Annuler pour le jeter.

Pendant l'enregistrement, choisissez entre Utilisez des références absolues (les macro exécutent à partir du même emplacement) et utilisent des références relatives (les macro exécutent par rapport à la cellule actuellement sélectionnée). Par exemple, utilisez des références absolues pour formater systématiquement la ligne supérieure; Utilisez des références relatives aux cellules de format par rapport à la sélection.

Après enregistrer, nommez la macro et affectez un raccourci clavier (facultatif). Accès et gérer les macros sous Extensions & gt; Macros . L'option Gérer les macros permet de renommer, de réaffecter les raccourcis, de supprimer ou de consulter le code dans l'éditeur de script Apps. L'examen du code aide à comprendre les actions effectuées.

Google nécessite une autorisation avant d'exécuter une macro en raison de risques de sécurité potentiels. Vérifiez toujours l'origine de la macro avant d'accorder la permission.

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!