Beaucoup de gens ont du mal à rédiger le procès-verbal de la réunion parce qu'ils ne savent pas ce qu'ils doivent faire ni comment le faire efficacement. Ce guide vous aidera si vous êtes chargé de prendre des minutes de réunions ou si vous souhaitez améliorer vos compétences dans ce domaine.
De quoi a été la réunion?
Essayez les outils SetApp pour conserver les plats à emporter. BackTrack est le meilleur pour enregistrer la réunion; Noteplan est pour la prise de notes axée sur le calendrier; Et iMeetIngx est destiné à la gestion des tâches et à l'attribution des responsabilités en fonction de votre réunion à emporter.
Essayez de tester la sécurité gratuiteLe procès-verbal de la réunion, également appelé maman (qui représente les minutes de réunion), sont un dossier écrit de tout ce qui s'est passé lors d'une réunion. Ils sont habitués à dire à ceux qui ne sont pas allés à la réunion ce qui s'est passé ou à garder une trace de ce qui a été décidé lors de la réunion afin que vous et d'autres puissiez y revenir et l'utiliser pour prendre des décisions à l'avenir.
Vous vous demandez peut-être si les «procès-verbaux de rencontre» sont juste une autre façon de dire «notes de rencontre». Eh bien, en quelque sorte.
Le terme "procès-verbal de la réunion" n'a rien à voir avec le temps (minute en tant que nom), mais plutôt avec le mot "minute" comme verbe, ce qui signifie "petit": il est dit "ma noot". Donc, les «procès-verbaux de la réunion» signifient vraiment un bref rapport de ce qui s'est passé lors de la réunion.
D'un autre côté, les notes de réunion peuvent avoir plus d'informations générales.
Généralement, la façon dont nous utilisons les procès-verbaux de la réunion et les notes de réunion est ce qui les rend différents. Les procès-verbaux de la réunion sont généralement un rapport plus formel de ce qui s'est passé lors de la réunion alors que les notes de la réunion sont généralement plus courtes, moins formelles.
Selon votre organisation et comment il est structuré, le style et le contenu des procès-verbaux de la réunion varieront. Cependant, vous devez toujours inclure les bases, telles que la date, l'heure et les participants. Mais de nombreuses entreprises bénéficient également d'autres éléments optionnels, tels que les documents à l'appui et les articles d'action.
Ce sont les éléments les plus importants à inclure dans vos procès-verbaux de réunion:
Au-delà de l'essentiel, vos procès-verbaux de réunion peuvent inclure:
Prendre des procès-verbaux de réunion implique plus que d'écrire tout simplement tout dit dans une salle de conférence. Les procès-verbaux de la réunion ne réussissent que s'ils sont enregistrés correctement et dans un format qui peut être facilement mentionné, donné aux autres, ou instantanément compris par quiconque en les regardant simplement.
Voici quelques conseils sur la façon de prendre les minutes de réunion.
Avant que tout commence, obtenez l'ordre du jour de la réunion du chef de la réunion et créez un aperçu. Cela vous permettra de vous concentrer sur la prise de notes plus pertinentes pendant la réunion et de gagner du temps. Créez des espaces réservés pour des sujets de discussion spécifiques et des informations dans votre contour.
Vous devriez également être familier avec le logiciel du procès-verbal de la réunion que vous utiliserez. Ce faisant, vous pouvez éviter les revers et gagner un temps précieux pour discuter des choses qui comptent vraiment.
Astuce: iMeetingx peut vous aider à rédiger les procès-verbaux de la réunion en fournissant une plate-forme pratique pour prendre des notes pendant la réunion et y accéder facilement plus tard. Voici comment cela fonctionne:
Avec iMeetIngx, vous pouvez rationaliser le processus du procès-verbal de la réunion et avoir toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit.
Si possible, faites en sorte que toutes les participants sont identifiées avant le début de la réunion. Sinon, distribuez une feuille de présence à mesure que les gens arrivent. Comme connaître les noms des gens à l'avance, la connaissance de leurs positions vous fera gagner du temps au moment de prendre des minutes.
Prenez le temps de faire la distinction entre les opinions personnelles et les faits indéniables. Si vous n'enregistrez que les informations objectives, vous vous retrouverez avec un ensemble utile de procès-verbaux de réunion qui empêchera les conflits inutiles au sein de votre équipe.
Une fois la réunion commence, le petit preneur a la tâche difficile de faire plusieurs choses à la fois. Le plus difficile d'entre eux est de trier beaucoup de verbiage pour comprendre ce qui se dit. En remontant, vous n'avez pas à vous soucier d'enregistrer une réunion importante ou de prendre des notes. L'application enregistre automatiquement jusqu'à cinq heures d'audio sur votre Mac, afin que vous puissiez facilement revoir les conversations que vous avez eues.
Vous n'avez pas non plus besoin de vous préoccuper de la confidentialité, car BackTrack conserve des enregistrements sur votre Mac localement. Demandez simplement aux autres participants s'ils sont d'accord avec l'enregistrement.
Une autre chose importante à faire après une réunion est d'envoyer le procès-verbal de la réunion aux personnes qui n'étaient pas là, aux personnes dans des rôles de prise de décision importants et aux personnes qui pourraient bénéficier des informations dont on a parlé. Idéalement, il devrait être prêt à partir en quelques heures.
Nous sommes tous conscients de l'importance de prendre des notes lors d'une réunion, mais à l'ère du travail hybride, il a pris un tout nouveau sens. Maintenant, nous voyons un passage évident des cahiers physiques aux applications dédiées aux notes de réunion.
Jetons donc un coup d'œil à certains des meilleurs outils à essayer.
IMEETINGX AIDE AUTRE PROCHEMENT DE RÉPOSITION en fournissant un gestionnaire de tâches intégré et des modèles de procès-verbaux de réunion. Le gestionnaire de tâches vous permet de configurer des tâches et d'attribuer des responsabilités en fonction des notes de réunion. Et les modèles facilitent encore la documentation des informations importantes de la réunion. De plus, IMeetingx vous permet d'importer des données à partir du calendrier, des contacts et des services cloud, ce qui rend pratique la création et le partage des minutes de réunion. Dans l'ensemble, iMeetingx rationalise le processus du procès-verbal de la réunion et aide à garantir que les informations importantes sont capturées et organisées efficacement.
Spellar AI est génial car il fait 90% du travail pour vous. Il enregistre et transcrit votre réunion, puis utilise l'IA pour améliorer le texte.
Découvrez la capture d'écran de la présentation transcrite. Tout d'abord, il y a le timing. Deuxièmement, il y a la clarté améliorée et les boutons de maîtrise de maîtrise. Cliquez sur eux et l'IA rendra le texte plus lisse, plus alphabétisé et sans UHS et EHMS. Il ne vous reste que pour vous de mettre la touche finale sur les notes.
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Noteplan vous permet de documenter facilement les principaux plats à retenir de vos réunions, d'identifier toutes les pièces improductives, et plus encore. L'application offre la possibilité de réutiliser les modèles de réunion, de lier des notes aux événements de calendrier et de résumer plutôt que de tout documenter. C'est un excellent outil pour les réunions de brainstorming et d'idéation.
BackTrack est connu comme une application qui enregistre la vidéo / l'audio sur votre Mac, vous pouvez donc facilement revisiter tout dans le futur. Cependant, en plus de cette fonctionnalité, vous pouvez profiter des capacités et des résumés des transcriptions avec l'IA. Cela peut être incroyablement utile lorsque vous devez vous rappeler les principaux plats à retenir d'une réunion et gagner du temps.
L'utilisation de Google Docs est également très pratique pour écrire les minutes de réunion. Vous avez tout dans un seul document, permettez aux autres de laisser des commentaires et êtes également en mesure de partager vos notes instantanément. La meilleure partie: vous pouvez générer des notes de réunion automatisées en utilisant la fonction de frappe vocale de Google. Ouvrez simplement le DOC et allez dans Tools> Typing vocal.
Au cours de la réunion, vous pouvez également utiliser Evernote pour prendre des notes en temps réel, soit en tapant ou en utilisant l'enregistrement vocal. L'application vous permet de créer des ordinateurs portables séparés pour chaque réunion ou série de réunions, en gardant toutes vos notes organisées et facilement accessibles. La fonctionnalité de tagging d'Evernote vous permet d'étiqueter des notes spécifiques avec des mots clés pertinents, tels que la date de réunion, le sujet ou les participants, ce qui facilite la recherche et la recherche de quelques minutes plus tard. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de collaboration Evernote pour partager le procès-verbal de la réunion avec d'autres participants pour une collaboration et des commentaires transparentes.
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Vous ne savez pas si vous avez besoin de prendre des minutes de réunions? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les procès-verbaux de la réunion efficaces sont importants:
Si vous avez une réunion et que personne ne se souvient de ce que vous avez discuté, avez-vous vraiment eu une réunion? La solution? Prendre et réviser les procès-verbaux de la réunion, qui rappellent aux gens des tâches, des actions, des décisions et des accords importants conclus lors de la réunion. Les participants auront également des rappels lors de la prochaine réunion pour éviter de répéter des sujets.
Nous savons tous que parfois les réunions peuvent devenir un peu mouvementées et déroutantes. C'est pourquoi il est important d'avoir un guide pour savoir qui est responsable de quoi. Les procès-verbaux de la réunion servent d'enregistrement des accords conclus au cours du processus décisionnel de chaque réunion. Cela peut également aider à éviter les conflits.
Les procès-verbaux de la réunion peuvent également être utilisés pour mesurer les progrès des projets. Avoir un calendrier détaillé de la durée de la durée de certaines tâches et actions peut aider à identifier les modèles inutiles qui perdent du temps. Les procès-verbaux de la réunion permettent une documentation réfléchissante qui peut aider à générer des résultats plus efficaces.
Vous pouvez mieux organiser et formater vos notes de réunion et vous assurer de capturer les informations les plus précieuses en utilisant un modèle de procès-verbal de réunion.
Voici un exemple simple du procès-verbal que vous pouvez utiliser tel quel ou adapter pour mieux adapter votre style de gestion de réunion spécifique.
Pourquoi cette réunion est-elle tenue? Quels sont les principaux objectifs de la réunion?
Qui sont les participants de la réunion? Que devraient-ils contribuer?
Préparez une liste de sujets pour la réunion. L'ajout d'horodatage à la liste peut aider à maintenir la réunion sur la bonne voie.
Les parties prenantes ont-elles des idées à partager? Si c'est le cas, enregistrez-les.
Quels sont les problèmes les plus importants et les sujets de rencontre? Prioriser pour s'assurer que les problèmes les plus critiques sont d'abord abordés.
Comment mesurer le succès de cette réunion? Déterminez vos critères de réussite.
Quelles ressources les gens devraient-ils utiliser après cette réunion? Faites une liste avec des liens ou des noms de fichiers appropriés.
Quelles actions les gens devraient-ils prendre après la réunion? Qui a la propriété de chaque activité clé? Créez une liste des éléments d'action et des responsabilités.
Résumez toutes les notes ou plats à emporter importants de la réunion.
Après la réunion, il peut être utile de planifier des réunions de suivi avec divers membres de l'équipe pour examiner les progrès et effectuer des ajustements. Créez une liste de réunions de suivi.
La maîtrise de l'art de rencontrer les procès-verbaux est essentielle pour une communication efficace et une prise de décision dans toute organisation. En suivant ces conseils et en utilisant un logiciel de procès-verbal de réunion recommandé, vous pouvez rationaliser le processus et vous assurer que toutes les informations importantes sont capturées avec précision.
N'oubliez pas de créer un plan, de rester neutre lorsque vous prenez des notes et partagez rapidement le procès-verbal avec les parties prenantes pertinentes pour assurer des résultats réussis. Utilisez des modèles de minutes de réunion pour organiser et formater vos notes pour maximiser leur valeur et permettre une meilleure gestion des réunions.
Plus important encore, ne manquez pas la possibilité d'essayer trois grandes applications mentionnées dans cet article (iMeetIngx, Spellar AI, Backtrack et Noteplan) avec l'essai de sept jours de SetApp, une plate-forme de 240 applications iOS et macOS puissantes et les meilleures puissantes pour s'attaquer à presque toutes les tâches.
Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!
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