Catégories de couleurs dans de nouvelles perspectives: créer, utiliser, trier et filtrer

Catégories de couleurs de Master Outlook pour la gestion des e-mails sans effort! Ce guide vous montre comment tirer parti des catégories de couleurs dans les nouveaux Outlook (bureau et Web) pour conquérir la surcharge des e-mails. Nous couvrirons les catégories de création, d'utilisation, d'édition et de suppression, ainsi que des techniques avancées comme le filtrage et la recherche.

Comprendre les catégories de couleurs

Les catégories de couleurs sont des étiquettes personnalisables que vous attribuez aux e-mails, aux événements de calendrier et aux tâches. Chaque catégorie a une couleur distincte, mettant en évidence visuellement la priorité, le contexte ou la nature. Outlook propose des catégories par défaut, mais vous pouvez créer la vôtre. Surtout, ces catégories sont privées; D'autres ne les verront pas.

Catégories d'accès et de visualisation

Il existe trois façons d'accéder aux catégories:

1. À partir d'un message: cliquez avec le bouton droit sur un e-mail, sélectionnez "Catégoriser"> "Gérer les catégories".

2. Dans le ruban: sélectionnez un e-mail, puis cliquez sur "Catégoriser"> "Gérer les catégories" sur le ruban.

3. À partir des paramètres: cliquez sur l'icône de l'équipement des paramètres, puis accédez à "Comptes"> "Catégories" (ou "General"> "Catégories" dans Outlook sur le Web).

Création de nouvelles catégories

La création de catégories personnalisées est simple:

1. Accédez à l'interface de gestion des catégories à l'aide de l'une des trois méthodes ci-dessus.
2. Cliquez sur "Nouvelle catégorie".
3. Nommez votre catégorie, choisissez une couleur et cliquez sur "Enregistrer".

Utilisation de catégories

Attribuez des catégories aux e-mails, aux événements de calendrier et aux tâches via un clic droit des menus de contexte ou des options de ruban. Pour les tâches, utilisez le volet à droite.

Édition, compensation et suppression des catégories

Modifiez les noms et les couleurs des catégories via l'interface de gestion des catégories. Effacer les catégories des éléments utilisant le menu contextuel "Effacer toutes les catégories" ou par décocher les catégories individuelles. Supprimer les catégories indésirables à l'aide du bouton Supprimer.

Filtrage et recherche par catégorie

Cliquez sur une balise de catégorie dans votre boîte de réception pour filtrer les e-mails par cette catégorie (dans tous les dossiers). Pour limiter le filtrage à un dossier spécifique, cliquez sur le nom du dossier. Utilisez des "dossiers de recherche" pour créer un dossier de recherche personnalisé en fonction de catégories spécifiques.

Catégories favorisées

Catégories préférées pour un accès rapide dans le volet du dossier en cliquant sur l'icône Star à côté d'eux dans les paramètres de catégorie.

Conseils pour une gestion efficace des catégories

• Utilisez des noms de catégorie descriptifs.
• Attribuez plusieurs catégories aux éléments selon les besoins.
• Explorez les règles Outlook pour l'attribution automatisée des catégories.
• Profitez de la synchronisation transparente entre les appareils!

La maîtrise des catégories de couleurs d'Outlook transforme la gestion des e-mails d'une corvée en un processus rationalisé et efficace.

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