Comment ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook (application classique, nouvelle et Web)

Ce guide complet explique comment ajouter, gérer et supprimer des boîtes aux lettres partagées dans Outlook 365, couvrant l'application de bureau classique, la nouvelle application Outlook et la version Web. Apprenez à envoyer des e-mails à partir de boîtes aux lettres partagées, à les définir comme expéditeurs par défaut et à gérer l'accès des utilisateurs.

Comprendre les boîtes aux lettres partagées:

Une boîte aux lettres partagée dans Outlook permet à plusieurs utilisateurs d'accéder et de gérer les e-mails à partir d'une seule adresse, idéal pour les équipes ayant besoin d'un point de communication centralisé. Il comprend un calendrier partagé pour la planification et la gestion des événements. Contrairement aux boîtes aux lettres personnelles, il ne nécessite pas de références de connexion individuelles. Les principaux avantages comprennent la communication centralisée, l'envoi de courriels au nom de l'adresse partagée et la fonctionnalité du calendrier partagé. N'oubliez pas, il est distinct d'un dossier Outlook partagé; Les boîtes aux lettres partagées gèrent les e-mails, tandis que les dossiers partagés gèrent les fichiers.

Ajout de boîtes aux lettres partagées:

• Outlook classique: votre administrateur doit d'abord créer la boîte aux lettres et vous accorder un accès. S'il n'apparaît pas automatiquement après le redémarrage Outlook, ajoutez-le manuellement via le fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte > Modifier > Plus de paramètres > Advanced > Add . Entrez l'adresse e-mail partagée de la boîte aux lettres.

• Nouveau Outlook: Une fois que votre administrateur vous a ajouté, redémarrez Outlook. La boîte aux lettres partagée devrait apparaître sous «Partagé avec moi». Sinon, ajoutez-le manuellement en cliquant avec le bouton droit sur votre nom de compte dans le volet du dossier et en sélectionnant "Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagée".

• Outlook sur le Web: les boîtes aux lettres partagées ne sont pas automatiquement affichées. Cliquez avec le bouton droit sur les dossiers (ou les trois points) et choisissez "Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagée". Entrez l'adresse de boîte aux lettres partagée.

Envoi des e-mails à partir de boîtes aux lettres partagées:

Lors de la composition d'un nouvel e-mail ou de la réponse, sélectionnez l'adresse de boîte aux lettres partagée dans la liste déroulante "From". S'il n'est pas répertorié, choisissez "Autre adresse e-mail" et entrez-le manuellement.

Favorisant les boîtes aux lettres partagées:

Dans l'application Classic Outlook, vous pouvez préférer une boîte aux lettres partagée en le faisant glisser et en la déposant dans la section Favoris ou en utilisant le menu avec le bouton droit. Cette fonctionnalité n'est pas actuellement disponible dans la nouvelle application Outlook ou Web.

Gestion des utilisateurs:

L'ajout ou la suppression des utilisateurs est une tâche d'administration effectuée dans le centre d'administration Microsoft 365. Il n'y a aucun moyen de voir les membres directement dans Outlook.

Réglage comme expéditeur par défaut:

Dans Classic Outlook, ajoutez la boîte aux lettres partagée en tant que compte séparé, puis définissez-le comme le compte par défaut pour l'envoi. Ce n'est pas pris en charge dans la nouvelle application Outlook.

Suppression des boîtes aux lettres partagées:

La méthode de suppression dépend de la façon dont la boîte aux lettres a été ajoutée. Les boîtes aux lettres ajoutées manuellement peuvent être supprimées de l'onglet avancé des paramètres de compte d'Outlook classiques. Les boîtes aux lettres ajoutées automatiquement nécessitent une assistance administrative. Dans Outlook sur le Web, cliquez avec le bouton droit sur la boîte aux lettres partagée et sélectionnez «Supprimer le dossier partagé». Si le retrait est problématique, contactez votre administrateur pour désactiver la cartographie automatique.

Ce guide fournit un aperçu complet de la gestion des boîtes aux lettres partagées dans divers environnements Outlook. N'oubliez pas de consulter votre administrateur Microsoft 365 pour obtenir de l'aide pour les tâches nécessitant des privilèges administratifs.

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