La méthode de classification et d'organisation de fichiers la plus puissante

La méthode la plus efficace de classification des fichiers peut être effectuée à partir des points suivants :

Nom des fichiers

1. ) Utilisez le numéro de document, le client/fournisseur, le nom du projet/produit, le problème, le type de document, les mots-clés, etc. pour nommer les fichiers dans le document de travail.
2) Des mots courants doivent être utilisés dans la dénomination des fichiers pour faciliter les recherches floues basées sur les impressions lors des recherches futures.
3) Le titre du fichier doit pouvoir résumer brièvement le contenu du document et essayer d'éviter d'utiliser des noms de fichiers par défaut tels que "Nouveau document Microsoft Word".
4) S'il existe une série de documents avec un contenu similaire, les principales différences entre les documents peuvent être utilisées dans le cadre du nom de fichier, telles que : EMC_TEST_REPORT_RE_1 ;
5) Si vous recevez un document d'ailleurs et avez besoin de communiquer avec d'autres personnes, vous pouvez conserver temporairement le nom du fichier source.

2. Classement des dossiers
Selon la nature du travail personnel, le catalogue peut être classé différemment. Il peut être classé par projet, par produit, ou selon le contenu de votre propre travail
Les principes de classement sont les suivants :
1) Le catalogue de premier niveau devrait essayer de couvrir toutes les catégories. Autrement dit, presque tous les documents pertinents peuvent être correctement classés dans l’une de ces catégories.
2) Ajoutez un numéro de série avant le nom du dossier, et unifiez l'ordre des documents par nom, tel que "01_Project Contract". Pour certains documents couramment utilisés, vous pouvez utiliser 01 ou 99 pour les trier afin de pouvoir les ouvrir dans un emplacement familier.
3) Pour les fichiers qui appartiennent à deux dossiers, c'est-à-dire dont le contenu correspond aux deux dossiers, vous pouvez placer un document dans l'un des deux dossiers et placer le fichier dans l'autre dossier.
4) Réduisez autant que possible le nombre de couches de dossiers.
5) Les règles de dénomination font référence aux règles de dénomination des fichiers et restent simples.

3. Utilisation d'un logiciel de recherche
1) Recherche de nom de fichier : outil recommandé, rapide, de petite taille, configuré pour démarrer de manière aléatoire, définir des touches de raccourci, rapide en cas de besoin Appeler dehors.
2) Recherche de contenu de fichier : Filelocator Pro prend en charge la recherche de contenu de document. Il est recommandé de définir des formats de fichiers filtrés et des répertoires de travail de documents communs pour réduire le temps de recherche.

4. Création de fichiers modèles
1) Modèle de répertoire : Il est recommandé que les classifications de répertoires similaires utilisent la même structure de répertoires de fichiers ou une structure similaire pour trouver rapidement les fichiers correspondants selon les habitudes. .
2) Modèle de document : lorsqu'il y a une duplication considérable du contenu du travail, créez un modèle vide avec une structure complète et sans contenu, et définissez-le en mode lecture seule. Lors de la rédaction de documents spécifiques, remplissez le modèle selon le. contenu du modèle et ajouter ou supprimer certaines structures de répertoires.

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