Partage de conseils pratiques sur Word : Comment utiliser la fonction de fusion et de publipostage pour créer des fiches de paie par lots

Dans l'article précédent « Partage d'astuces pratiques sur Word : définition, suppression, allongement et raccourcissement des lignes horizontales d'en-tête », nous avons appris les compétences nécessaires à la configuration des en-têtes et des pieds de page de Word. Aujourd'hui, nous allons parler de la fonction de publipostage et voir comment utiliser la fonction de publipostage pour produire par lots des fiches de paie. Venez jeter un oeil !

La réalisation des fiches de salaire fait partie des compétences essentielles pour tout RH. Dans des circonstances normales, la première chose à laquelle les gens peuvent penser est d'utiliser Excel pour créer des fiches de salaire, et il existe de nombreuses méthodes pour créer des fiches de salaire dans Excel, telles que : les sous-totaux, les fonctions, VBA, les tableaux croisés dynamiques, les méthodes de tri des compétences, etc.

Mais en fait, fusionner des documents Word pour créer des fiches de salaire est aussi une très bonne méthode, et elle est simple et rapide. Ensuite, l'éditeur expliquera en détail les étapes et méthodes d'utilisation du publipostage Word pour créer des fiches de salaire. Après avoir appris, vous pourrez également maîtriser la création de fiches de salaire dans Word.

Les opérations spécifiques sont les suivantes :

(1) Tout d'abord, nous devons préparer un tableau de données Excel du tableau des salaires, qui contient les informations sur le personnel qui doit être payé, comme le montre la figure ci-dessous :

(2) Fermez Excel, puis ouvrez Word, puis saisissez le texte correspondant et insérez un tableau de 2 lignes et 7 colonnes pour réaliser un modèle de fiche de salaire (le contenu est le même que le tableau de salaire Excel) , comme indiqué ci-dessous :

(3) Cliquez sur le bouton [E-mail ]-[Démarrer le publipostage], sélectionnez l'option "Répertoire" dans le menu contextuel et nous définissons le type de publipostage sur Répertoire.

(4) Cliquez sur le bouton [Mail]-[Démarrer la fusion du courrier]-[Sélectionner les destinataires] et sélectionnez l'option « Utiliser la liste existante » dans le menu contextuel.

(5) Ouvrez la boîte de dialogue "Sélectionner la source de données", recherchez l'emplacement où la source de données est enregistrée, sélectionnez "Salary Table.xlsx" et cliquez sur le bouton "Ouvrir".

(6) Ouvrez la boîte de dialogue "Sélectionner une table" et cliquez sur le bouton "OK".

(7) Positionnez le curseur de la souris dans la première cellule sous le nom, cliquez sur le bouton [Mail]-[Ecrire et insérer un champ]-[Insérer un champ de fusion] et sélectionnez « Numéro » dans la fenêtre contextuelle. option " du menu.

(8) Suivez ensuite la même méthode pour insérer le contenu du champ correspondant dans d'autres cellules.

(9) Cliquez sur le bouton "Terminer et fusionner" dans le groupe [Mail]-[Terminer] et sélectionnez la commande "Modifier un seul document" dans le menu contextuel.

(10) Ouvrez la boîte de dialogue "Fusionner avec un nouveau document", sélectionnez le bouton radio "Tous" dans la colonne "Fusionner les enregistrements", puis cliquez sur le bouton "OK".

(11) A ce moment, un nouveau document Word nommé « Répertoire 1 » sera automatiquement créé, et les fiches de salaire de chacun seront affichées dans le document.

(12) Les fiches de salaire ont été réalisées par lots Après avoir confirmé leur exactitude, enregistrez le document puis imprimez-le.

Conseils : Pendant le processus de production, s'il y a trop de décimales pour des éléments individuels dans le bulletin de salaire, nous pouvons le configurer pour qu'il conserve 2 décimales.

Méthode : Retournez au document Word principal (c'est-à-dire le modèle de document Word), appuyez sur la combinaison de touches [Alt+F9] pour passer au code de champ, entrez "#"0.00"" après la valeur correspondante, puis effectuez la Fusion et publipostage.

D'accord, c'est tout pour le partage d'aujourd'hui. Avez-vous appris à utiliser la fonction de publipostage Word pour produire par lots des fiches de paie ?

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