De plus en plus de responsables de la sécurité de l'information se tournent vers l'automatisation robotique des processus pour éliminer les tâches fastidieuses, permettant ainsi aux employés des entreprises de se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée. Mais les experts affirment que la RPA a besoin d’une conception, d’une planification et d’une gouvernance appropriées si elle veut soutenir l’entreprise.
Robotic Process Automation (RPA) est une application technologique contrôlée par une logique métier et des entrées structurées conçues pour automatiser les processus métier. À l'aide des outils RPA, les entreprises peuvent configurer des logiciels ou des « robots » pour capturer et interpréter les applications utilisées pour traiter les transactions, manipuler les données, déclencher des réponses et communiquer avec d'autres systèmes numériques. Les scénarios RPA vont de la génération de réponses automatisées aux e-mails au déploiement de milliers de robots, chacun programmé pour automatiser le travail dans un système ERP.
De nombreux DSI se tournent vers la RPA pour rationaliser leurs opérations commerciales et réduire leurs coûts. Les entreprises peuvent automatiser les processus métier courants basés sur des règles, permettant ainsi aux utilisateurs professionnels de consacrer plus de temps au service des clients ou à d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée. D'autres voient la RPA comme une solution provisoire à l'automatisation intelligente (IA) grâce à des outils d'apprentissage automatique (ML) et d'intelligence artificielle (IA) qui peuvent être formés pour porter des jugements sur les résultats futurs.
RPA offre aux organisations la possibilité de réduire les coûts de personnel et les erreurs humaines. Kofax, expert en automatisation intelligente, a déclaré que le principe est simple : laisser les travailleurs humains faire le travail que les humains font le mieux tout en utilisant des robots pour gérer les tâches qui gênent.
Les robots sont généralement peu coûteux et faciles à mettre en œuvre, ne nécessitant aucun logiciel personnalisé ni intégration système approfondie. Ces caractéristiques sont essentielles à mesure que les organisations poursuivent leur croissance sans ajouter de dépenses ou de frictions significatives entre les employés.
Kofax affirme que s'ils sont configurés correctement, les robots logiciels peuvent augmenter la capacité de travail d'une équipe de 35 à 50 %. Par exemple, des tâches simples et répétitives telles que copier et coller des informations entre les systèmes de l'entreprise peuvent être accélérées de 30 à 50 % lorsqu'elles sont réalisées à l'aide de robots. L'automatisation de ces tâches peut également améliorer la précision en éliminant les risques d'erreur humaine, comme la transposition de chiffres lors de la saisie des données.
Les entreprises peuvent également renforcer leurs efforts d'automatisation en injectant des technologies cognitives telles que le ML, la reconnaissance vocale et le traitement du langage naturel dans la RPA pour automatiser des tâches de haut niveau qui, dans le passé, nécessitaient des capacités de perception et de jugement humains.
Ce type de mise en œuvre de RPA peut automatiser 15 à 20 étapes et fait partie d'une chaîne de valeur appelée Intelligent Automation (IA).
Le marché de la RPA se compose de nouveaux outils spécialement conçus et d'outils existants qui ont ajouté de nouvelles fonctionnalités pour prendre en charge l'automatisation. Certains ont commencé comme outils de gestion des processus métier (BPM). Certains fournisseurs positionnent leurs outils comme « automatisation du flux de travail » ou « gestion du flux de travail ». Dans l’ensemble, le marché des logiciels RPA devrait passer de 2,4 milliards de dollars en 2021 à 6,5 milliards de dollars en 2025, selon une étude Forrester.
Certains excellents fournisseurs d'outils RPA incluent : Systèmes
Les COO sont parmi les premiers à adopter la RPA. Dans de nombreux cas, ils achètent la RPA et se heurtent à un mur lors de la mise en œuvre, ce qui les incite à demander de l’aide (et le pardon) au service informatique. Désormais, des « développeurs citoyens » sans expertise technique utilisent des logiciels cloud pour mettre en œuvre la RPA dans leurs unités commerciales. Souvent, les DSI ont tendance à intervenir et à les arrêter. Les dirigeants d'entreprise doivent impliquer l'informatique dès le début pour s'assurer qu'ils disposent des ressources dont ils ont besoin.
(4) Une mauvaise conception et une mauvaise gestion du changement peuvent faire des ravages
Sanjay Srivastava, directeur du numérique chez Genpact, a déclaré que de nombreuses mises en œuvre échouent en raison d'une mauvaise conception et d'une mauvaise gestion du changement. Dans la précipitation pour déployer quelque chose, certaines entreprises négligent l’échange de communications entre différents robots, ce qui peut perturber les processus métier. "Il faut réfléchir à la conception du modèle opérationnel avant sa mise en œuvre", a déclaré Srivastava. « Vous devez définir la manière dont vous vous attendez à ce que les différents robots travaillent ensemble. »
Par ailleurs, certains DSI négligent de négocier les changements que les nouvelles activités auront sur les processus métier de l'organisation. Les DSI doivent planifier à l’avance pour éviter toute interruption de leurs activités.
(5) Ne tombez pas dans le piège des données
Une banque qui déploie des milliers de robots pour automatiser la saisie manuelle des données ou surveiller les opérations logicielles génère des quantités massives de données. Cela peut inciter les DSI et leurs pairs dans des scénarios malheureux où ils espèrent exploiter les données. Srivastava a déclaré qu'il n'était pas rare que les entreprises exécutent un apprentissage automatique sur les données générées par leurs robots et mettent un chatbot devant pour permettre aux utilisateurs d'interroger plus facilement les données.
Soudain, le projet RPA s'est transformé en un projet de machine learning qui n'était pas correctement défini comme un projet de machine learning. Les DSI travaillent dur pour rattraper leur retard, a déclaré Srivastava. Il conseille aux DSI de considérer la RPA comme un arc à long terme plutôt que comme des projets fragmentaires qui évoluent en éléments ingérables.
(6) La gouvernance du projet est cruciale
Srivastava a déclaré qu'un autre problème qui se pose dans la RPA est l'incapacité de planifier certains obstacles. Un employé d'un client de Genpact a modifié la politique de mot de passe de l'entreprise, mais personne n'a programmé le robot pour effectuer cet ajustement, ce qui a entraîné une perte de données. Les DSI doivent constamment rechercher les points d'étranglement où leurs solutions RPA pourraient s'enliser, ou au moins installer un système de surveillance et d'alerte pour surveiller les petits problèmes ayant un impact sur les performances.
(7) CONTRÔLES POUR RESTER CONFORME
Les défis de gouvernance associés à l'instanciation d'un seul bot sont nombreux, sans parler des milliers. Un client de Deloitte a tenu plusieurs réunions pour tenter de déterminer si son robot était un homme ou une femme, une question de genre valable mais qui doit prendre en compte les ressources humaines, l'éthique et d'autres domaines de conformité commerciale.
(8) Établir un centre d'excellence RPA
Les mises en œuvre RPA les plus réussies incluent un centre d'excellence composé de personnes responsables du succès des initiatives d'efficacité au sein de l'organisation. Cependant, toutes les entreprises ne disposent pas du budget nécessaire pour cela. Le centre d'excellence RPA développe des analyses de rentabilisation, calcule l'optimisation potentielle des coûts et le retour sur investissement, et mesure les progrès par rapport à ces objectifs.
(9) N'oubliez pas l'impact humain
Dans l'attrait de nouvelles solutions brillantes, certaines organisations sont tellement concentrées sur la mise en œuvre qu'elles négligent le cycle RH, ce qui peut perturber les processus et les flux de travail quotidiens. Les employés perturbés créent quelques cauchemars.
(10) Intégrez la RPA dans l'ensemble de votre cycle de vie de développement
Les DSI doivent automatiser l'intégralité du cycle de vie de développement, sinon ils risquent de tuer leurs robots lors des versions importantes.
En fin de compte, il n’existe pas de solution miracle pour mettre en œuvre la RPA, mais Srivastava affirme que cela nécessite une philosophie d’automatisation intelligente qui doit faire partie du parcours à long terme d’une entreprise. Srivastava a déclaré : « L'automatisation doit trouver des réponses à tous les si, alors et quoi pour terminer les processus métier plus rapidement, avec une meilleure qualité et à plus grande échelle. »
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