Qu'est-ce qu'un système de bureau collaboratif

Le système de bureau collaboratif OA fait référence à une nouvelle méthode de bureau qui combine les fonctions de bureau moderne et de réseau informatique. Parmi les agences administratives, la plupart appellent bureautique e-gouvernement, et la plupart des entreprises et institutions l'appellent OA, c'est-à-dire bureautique. En réalisant la bureautique, ou bureau numérique, la structure organisationnelle de gestion existante peut être optimisée, le système de gestion peut être ajusté et, sur la base de l'amélioration de l'efficacité, les capacités de bureau collaboratif peuvent être augmentées, la cohérence de la prise de décision peut être renforcée, et enfin, l'objectif d'améliorer l'efficacité de la prise de décision peut être atteint.

Histoire du développement

Poussé par la technologie, il a traversé conceptuellement l'ère de la bureautique, des logiciels collaboratifs et du bureau collaboratif. Techniquement, il a connu l'ère PHP, l'ère domino, l'ère .NET et l'ère Java. d'application, en termes de portée, il a connu l'ère du courrier électronique, l'ère de la gestion des documents, l'ère des documents de connaissances et l'ère des flux de travail, et ses concepts, technologies et fonctions ont été continuellement mis à niveau. Aujourd’hui, les systèmes bureautiques OA sont entrés dans une nouvelle génération d’ère de systèmes bureautiques OA collaboratifs. Les capacités de gestion des connaissances de la nouvelle génération de logiciels de bureautique collaboratifs en libre accès sont devenues l'un des principaux atouts de la compétitivité des entreprises.

Mise en œuvre du système

Ces dernières années, le domaine de l'information a inauguré l'apogée du développement des systèmes de bureau OA. Des centaines de fournisseurs de logiciels s'y sont consacrés, dans l'espoir de trouver une marmite d'or. , il y a un mélange de poissons et de dragons. , la construction de systèmes OA de nombreux clients est tombée dans un dilemme, comme si elle était inutile, ce qui fait que de plus en plus de clients hésitent à aller de l'avant. En combinant plus de dix ans d'expérience en matière de conseil et de mise en œuvre, nous mettons en avant l'idée de « équipe, outil, méthodologie, aucun d'entre eux ne peut manquer ». Le concept de mise en œuvre affine une carte de réussite personnalisée basée sur la planification globale des informations de l'entreprise et combinée aux besoins individuels des clients. Afin d'aider la stratégie informatique de l'entreprise à réussir, la phase de mise en œuvre nécessite la constitution d'une équipe, l'amélioration des outils et la gestion. De nombreux efforts ont été consacrés à la méthodologie.

La constitution d'équipes est la base d'une mise en œuvre réussie d'un projet

Le chef de projet doit être une personne possédant certaines compétences logicielles et un fort accent sur le conseil non technique et la gestion de projet. Il est de la responsabilité du chef de projet de contrôler efficacement la qualité du projet, de l'avancement du projet et de diriger l'équipe pour mener à bien la mise en œuvre du projet. Il n'est pas de la responsabilité du chef de projet de signer le contrat et d'envoyer un technicien bas de gamme qui sait comment. utiliser le produit pour installer le produit. Avec le chef de projet comme centre, un groupe de direction, un bureau de projet, un groupe d'application, un groupe technique et un groupe de conseil sont créés pour former une équipe. Ce sera la base de l'avancement et du succès du projet.

L'équipe de projet aide les clients à mettre en œuvre la gestion du point de vue de l'application logicielle. Les chefs de projet essaient toujours de trouver des moyens de rendre le système OA du client efficace, plutôt que de simplement accepter un paiement et tout ira bien. Si le même logiciel est utilisé par différentes entreprises, leurs effets d’application seront complètement différents. Une tâche importante du chef de projet est de combiner la situation commerciale réelle du client et de guider le client dans l'utilisation parfaite des fonctions existantes, afin que les utilisateurs ordinaires puissent obtenir des fonctions qui répondent à leurs besoins, qui sont belles, faciles à utiliser, créatives, application flexible et adaptable pour aider les clients à maximiser les effets des applications du système.

Des outils parfaits sont la garantie d'améliorer l'efficacité de la mise en œuvre du projet

La mise en œuvre d'un système OA collaboratif est un projet de système complexe, car d'une part, la mise en œuvre du système OA implique tous les employés et implique un large éventail d'aspects ; d'un autre côté, la mise en œuvre du système OA implique l'intégration de nombreux systèmes d'entreprise. D'un autre côté, le cycle de mise en œuvre du système OA est long et le problème ne peut donc pas être résolu en trois à cinq jours. , si nous voulons améliorer globalement l'efficacité de la mise en œuvre du projet, nous devons utiliser des outils avancés.

Dans le processus de mise en œuvre du système OA collaboratif, un logiciel de gestion de projet sera d'abord utilisé pour diviser l'ensemble du projet du système OA en étapes, division du personnel, décomposition des tâches, partage de documents, collaboration de processus et planification des ressources, et fonctionner à travers le Le double système du système OA permet de fournir aux clients une intégration et un support d'apprentissage plus rapides. Au cours du processus de mise en œuvre, un système de support expert a également été fourni pour effectuer un diagnostic expert et un dépannage des problèmes du projet. , divers outils électroniques professionnels pour aider au contrôle qualité du processus augmenteront considérablement l’efficacité de la mise en œuvre.

La gestion de mise en œuvre standardisée aide à garantir la qualité de la mise en œuvre

Le plan de gestion de mise en œuvre standardisé consiste à effectuer un contrôle de qualité standardisé du processus de projet grâce au soutien de la théorie de la gestion de projet, dans des circonstances normales, il se référera strictement à la théorie de la gestion de projet. Un système de gestion de projet mature, qui contrôle l'ensemble du processus de projet, divise le projet en 7 étapes clés et divise chaque étape en 5 à 8 tâches principales. Chaque responsabilité de tâche du projet est attribuée à la personne, les normes d'achèvement et de livraison sont définies et les normes de réalisation sont définies. les documents de processus sont transmis. Livraison et inspection, et contrôle qualité multidimensionnel du projet pour garantir que le lancement final sera fiable, disponible et livrable, améliorant ainsi considérablement la satisfaction des utilisateurs.

Caractéristiques du système

Combinés à l'expérience au service de milliers de clients depuis plus de dix ans, Wang Haibo, PDG de Jiusi Software, a proposé quatre points auxquels il faut prêter attention lors de la sélection d'OA :

1. attention à l'essence d'OA

Sélection du système de bureau OA

La personne en charge de l'équipe de sélection doit comprendre profondément que le logiciel OA est une informatisation pour tous les employés et que son essence est un changement dans le modèle de travail et le modèle de gestion d'entreprise de tous les employés. Dans le processus de sélection actuel, de nombreux départements peuvent le faire. être impliqué.Dans le futur processus de promotion des applications, il doit s'agir du projet principal, de sorte que les modalités de travail et les rythmes de travail tels que la recherche de la demande, la sélection des produits, la promotion des applications et l'intégration doivent être organisés en fonction de tous les employés.

2. Focus sur les valeurs fondamentales

Le champ d'application du logiciel OA implique tous les travailleurs du savoir et constitue la première étape de l'informatisation de tous les employés. Puisqu'il s'agit d'une application pour tous les employés, améliorer l'efficacité du travail de tous les employés plutôt que l'efficacité d'un certain département, d'un certain leader ou d'une certaine personne est devenu la valeur fondamentale du logiciel OA si les fonctions du logiciel OA le sont. évalués sous les deux dimensions de la polyvalence et de la régularité. En termes de filtrage, les principales applications des logiciels OA sont : l'approbation des processus, le travail collaboratif, la gestion documentaire (entreprises publiques et agences gouvernementales), les outils de communication, la gestion documentaire, le centre d'information, forum électronique, gestion de plans, gestion de projet, gestion de tâches, gestion de réunions, Personnel associé, intégration de systèmes, personnalisation de portail, carnet d'adresses, notes de travail, questionnaires, outils communs (ordinateur, calendrier perpétuel, etc.). Si tous les modules fonctionnels sont évalués en fonction de la valeur qu'ils apportent à l'entreprise, ils suivent essentiellement la règle des 80 :20. Parmi eux, le module de workflow, le module de travail collaboratif et le module de gestion de projet apportent 80 % de la valeur à l'entreprise. tandis que les modules restants apportent 20% de valeur.

Par conséquent, se concentrer sur le grand et lâcher prise sur le petit, se concentrer sur l'examen du niveau technique des processus de travail, du travail collaboratif et de la gestion de projet est devenu le meilleur choix pour la sélection de produits.

3. Faites attention à l'attitude du fabricant

Le logiciel OA est un logiciel de gestion qui est utilisé par tous les employés. Par conséquent, l'achat d'un logiciel OA est différent de l'achat d'un logiciel financier et d'un équipement matériel. transaction d'achat et de vente de temps, mais dure un an ou même des années de changements de gestion, de conseil et de services manuels nécessitent une interaction continue avec les fabricants pour résoudre divers changements de demande, traitement de BUG, ​​ajustements de fonctions, intégration de logiciels, etc. rencontrés lors de la mise en œuvre, de l'application, et question de promotion.

Face à des problèmes continus et compliqués, si les clients sont confrontés à un simple vendeur ou à un personnel de mise en œuvre ordinaire, ils ne seront pas en mesure de mobiliser l'ensemble de l'organisation pour la coordination et le soutien des ressources. Par conséquent, lors du choix des produits, ils doivent également le faire. se concentrer sur l'inspection L'attitude des fabricants d'OA détermine s'ils vous apprécient. Choisir quelqu'un qui vous aime est bien plus important que choisir quelqu'un que vous aimez.

Dans le domaine des logiciels de gestion, la règle tacite bien connue est la suivante : les dirigeants ne participent et n'assistent qu'à la sélection des projets que l'entreprise juge importants. Plus le niveau du leader est élevé, plus il vous accorde d'attention, ce qui veut dire aussi qu'après. Des problèmes sont rencontrés au cours du processus, plus les ressources seront grandes. Plus il est probable qu'une coordination soit en place.

4. Faites attention au contrôle des coûts

De nombreux DSI ou responsables de l'information des clients, lorsqu'ils évaluent le coût d'un logiciel OA, considèrent simplement le budget de l'entreprise pour les projets logiciels OA et le devis du fournisseur, tout en ignorant le coût de l'environnement logiciel et matériel d'OA. le déploiement du logiciel, le coût du temps du personnel impliqué dans le processus de mise en œuvre du logiciel, les coûts de formation, les difficultés de maintenance futures et les coûts de service, les futurs coûts de développement de l'intégration des données, les coûts de mise à niveau et les coûts de migration des données, etc., relèvent donc souvent du « choisir » " situation. La situation embarrassante de perdre les graines de sésame et de perdre la pastèque.

Cinquièmement, les besoins d'informatisation du gouvernement ont marqué le début de l'ère des systèmes bureautiques OA basés sur des plateformes

Avec le développement de l'informatisation en Chine, ces dernières années, les entreprises, les institutions et les agences gouvernementales ont successivement déployé un grand nombre de systèmes informatiques, tels que Comme les systèmes de bureautique OA, ERP, CRM, etc., ces systèmes d'information ont permis aux utilisateurs de profiter des fruits des technologies de l'information au début. Cependant, comme les utilisateurs ont des exigences de plus en plus élevées en matière de construction de technologies de l'information, ils sont également confrontés à des pressions pour les mettre à niveau. . Prenons l'exemple du système de bureau OA.

Après des années de développement, la connotation du système de bureau OA a été continuellement étendue et ses fonctions se sont progressivement étendues des services d'information du bureau administratif d'origine à diverses activités de gestion au sein de l'organisation, devenant ainsi une partie organisationnelle importante de l'informatisation des organisations. opérations. Dans le même temps, les changements rapides du marché et de l'environnement concurrentiel ont amené le système de bureautique OA à assumer davantage de tâches. Les utilisateurs accordent également plus d'attention à la manière de réaliser facilement et rapidement une collaboration entre les organisations internes, les départements et le personnel à tous les niveaux. , et l'utilisation de diverses ressources internes et externes. Une combinaison efficace offre aux employés une plateforme de travail collaboratif efficace.

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