Vous souhaitez simplifier la façon dont vous gérez les projets clients ?
La clé pour réussir à réaliser des projets dans les délais est d'être organisé et d'éliminer les obstacles à l'efficacité. Pour ce faire, toutes les personnes impliquées doivent parvenir à un consensus.
C'est là que Projectopia entre en jeu !
Projectopia est l'un des meilleurs plugins de gestion de projet pour les petites entreprises et les indépendants utilisant WordPress. Ce qui est parfait, c’est que vous pouvez gérer des projets directement depuis l’administrateur WordPress.
Projectopia offre un environnement collaboratif où les équipes impliquées dans un projet peuvent être sur la même longueur d'onde. Cela signifie que le client, le chef de projet et l'équipe de projet sont tenus informés de l'avancement du projet.
Comment ça marche ?
Que se passe-t-il dans ce portail dédié à ce projet ?
Avec Projectopia, vous pouvez créer simultanément un nombre illimité de projets pour un nombre illimité de clients et d'utilisateurs illimités sur votre système.
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Avant d'examiner les fonctionnalités de Projectopia en détail, faisons un résumé :
Vous pouvez facilement installer ce plugin en suivant le processus ci-dessous :
Tout est prêt ! Vous pouvez désormais gérer facilement les contrôles de flux de travail ainsi que les factures de vos clients. Vous pouvez débloquer toutes ses fonctionnalités étonnantes en achetant des licences régulières et étendues.
Projectopia est un plugin idéal qui vous fournira un système efficace et efficient qui facilite la gestion de chaque aspect de votre projet.
Jetons un coup d'œil aux principales fonctionnalités de Projectopia :
Le module de gestion des clients sur Projectopia comprend deux parties : le tableau de bord client et le tableau de bord administrateur.
Les clients disposent de leur propre espace où ils peuvent accéder et suivre l'avancement de leurs projets. Ici, ils peuvent voir toutes les informations sur le projet, telles que le calendrier du projet, les mises à jour, les données financières, les jalons , les tâches et les fichiers pouvant être téléchargés au format PDF. Ils pourront visualiser tous les devis, factures, projets, tâches et tickets de support.
Les clients peuvent définir leurs propres alertes et notifications et même les personnaliser. Ils recevront une alerte sur leur tableau de bord. Les alertes garantissent qu'ils ne manquent aucun nouveau message. Ceux-ci sont très utiles chaque fois qu'il y a des nouvelles sur le projet. Ils peuvent définir des alertes sur le tableau de bord pour les devis, les projets, les factures et les demandes d'assistance.
Projectopia dispose d'un système de notification intégré pour garantir que les participants au projet ne manquent rien.Voici comment une alerte ou une notification apparaîtra sur le tableau de bord client.
Si le client a une équipe affectée au projet, elle peut être votre point de contact. Les clients ajoutent simplement des membres à l’équipe. Les membres pourront se connecter en utilisant leur propre mot de passe.
Les tableaux de bord ne doivent pas nécessairement être ennuyeux et fades. Ils peuvent l’embellir et se l’approprier grâce aux thèmes attractifs proposés par Projectopia, ou simplement ajouter leur propre thème. Ils peuvent personnaliser davantage le tableau de bord en ajoutant leur adresse physique, leur e-mail et leur photo. La zone de connexion peut être étiquetée avec leur logo, leurs couleurs, etc.
Les clients peuvent payer leurs factures depuis le tableau de bord client via PayPal ou Stripe.
Le tableau de bord d'administration comporte également une section client.
Ici, vous pouvez créer un nouveau compte client et ajouter ses détails tels que le numéro de téléphone, l'e-mail, etc.
Vous pouvez également :
Après avoir configuré un client, il est recommandé de créer des comptes de connexion supplémentaires pour lui afin qu'il puisse ajouter les membres de son propre équipe. Vous devrez demander au client les contacts supplémentaires nécessaires pour créer des informations de connexion supplémentaires. Si un client doit réinitialiser son mot de passe, c'est également cette partie que vous approuvez.
Il est important de définir des notifications afin que vous puissiez rester au courant de vos communications avec vos clients et de toutes les activités liées au projet.
Enfin, la section Client de l'Administrateur est l'endroit où vous téléchargez tous les fichiers des projets en cours sur votre compte client.
Les clients demanderont un devis de projet en remplissant le formulaire de demande de devis sur le tableau de bord. Les modèles de jalons et de tâches vous permettent de personnaliser les devis en fonction des spécificités de votre projet spécifique. Ils vous permettent également de diviser facilement les projets en tâches et sous-tâches afin que les clients comprennent le coût de chaque étape du projet.
Sur le devis, vous préciserez le pourcentage d'acompte ou l'acompte que le client doit verser pour démarrer le projet, et remplacerez la devise.
Étant donné que le processus de devis n'est pas statique et implique une communication aller-retour avec le client, vous pouvez réorganiser les jalons et les tâches.
Vous disposez également d'un modèle de termes et conditions dans lequel vous pouvez rédiger des attentes juridiquement contraignantes qui seront gérées lors du lancement final du projet.
Les clients peuvent accepter et signer des devis depuis la zone du tableau de bord, en enregistrant leur nom, leur date et leur adresse IP. Une fois le devis accepté, vous pouvez générer le projet sur le système. Vous pouvez le configurer pour générer automatiquement le projet dès l'acceptation du client.
Projectopia fournit un système avec un flux de travail organisé qui automatise les tâches répétitives et surveille l'avancement de tous les projets associés.
La section projet est le centre principal du projet. Sur le tableau de bord du projet, il existe une fonctionnalité de signature de contrat grâce à laquelle les clients peuvent facilement signer des contrats dans le client du tableau de bord. Ils peuvent choisir s’ils souhaitent payer d’avance ou fractionner les factures et payer par étapes.
Ici, vous pouvez ajouter des membres de l'équipe et leur accorder l'accès en fonction de leurs rôles. Vous pouvez également ajouter plusieurs membres à un projet.
À partir de là, vous pouvez attribuer à chaque membre de l'équipe ses jalons et ses tâches à l'aide de modèles de jalons et de tâches.
Grâce aux calendriers de mise à jour du projet et aux barres de progression des tâches, vous et le client pouvez facilement suivre. Et n’oubliez pas que vous pouvez réorganiser leurs jalons et leurs tâches.
Une autre fonctionnalité utile est la possibilité d'envoyer des messages sur les projets.
Le chef de projet attribue des tâches aux membres de l'équipe et ajoute des tâches au tableau de bord de l'équipe ainsi que les dates de début et d'échéance. Ces tâches se voient attribuer une priorité et un statut. Les tâches peuvent être chronométrées à l'aide de minuteries jQuery, ou les heures peuvent être ajoutées manuellement. Vous pouvez également attribuer des tâches aux clients.
De plus, cette section est l'endroit où vous téléchargez des fichiers de mission et échangez des messages de mission. Étant donné que Projectopia dispose d'un pipeline de courrier électronique, il est facile de répondre aux messages de tâches par courrier électronique.
En tant que chef de projet, vous pouvez également créer et gérer vos propres tâches !
La section Factures contient des modèles de formulaires avec plusieurs modèles de factures afin que vous puissiez créer vos factures et les organiser comme vous le souhaitez. Ces formulaires incluent des champs personnalisés pour vous aider à numéroter les factures ou à configurer les ventes et autres taxes secondaires.
Vous pouvez définir des rappels pour savoir quand envoyer des factures aux clients. Ils peuvent être envoyés au format PDF par e-mail ou téléchargés. Vous pouvez également configurer des factures récurrentes et créer des notifications pour vous rappeler quand il est temps de payer.
Les clients peuvent payer via PayPal ou Stripe. Vous pouvez configurer des paiements partiels de factures et le système permet la saisie manuelle des paiements, y compris des notes sur le paiement et la date de paiement.
Dans cette section, vous pouvez ajouter des membres de l'équipe au projet et leur attribuer des rôles. Vous pouvez définir des autorisations afin que les membres de l'équipe puissent voir uniquement les projets et les tâches qui leur sont assignés. Les membres de l'équipe peuvent créer leurs propres profils et choisir leur propre avatar. Ils peuvent afficher les projets, tâches, tickets et bien plus encore attribués. Vous pouvez également activer un minuteur de tâche pour chaque tâche.
Enfin, pour aider les membres de l'équipe à rester organisés et à suivre les délais, les jalons, les réunions et bien plus encore, cette section est également livrée avec un calendrier intégré.
Lorsque vous travaillez sur un projet, des problèmes surgiront et devront être résolus. Le système de tickets d'assistance sur Projectopia vous aidera à prioriser la résolution et la résolution des problèmes. Il est livré avec des formulaires et des champs qui vous permettent de créer des tickets d'assistance. Il prend en charge les champs personnalisés et les fichiers téléchargés.
Les administrateurs et les clients peuvent formuler des demandes d'assistance. Les clients le font dans la zone du compte client. De plus, grâce aux pipelines de courrier électronique, les demandes d'assistance envoyées par courrier électronique sont automatiquement ajoutées au système et les tickets attribués. Les tickets d'assistance des clients sont envoyés directement aux administrateurs de projet, qui attribuent ensuite les tickets à des membres spécifiques de l'équipe.
Tout le monde peut voir quel membre de l'équipe est affecté à quel ticket, le statut du ticket et la priorité du ticket. De plus, ils peuvent voir la réponse pour chaque ticket, et lorsque la réponse est lue, elle sera indiquée comme « vue ».
Enfin, Projectopia dispose d'un écosystème de plugins qui peuvent être utilisés pour étendre davantage la puissance et les fonctionnalités de ce plugin de gestion de projet WordPress déjà complet.
Mais ce n’est pas tout. Il est livré avec une documentation très détaillée et le blog du site propose des tutoriels pour vous aider à apprendre rapidement à utiliser Projectopia.
Projectopia est entièrement traduisible et prend en charge les fichiers PO/MO. Il prend également en charge les fonctions PHP gettext. Enfin, Projectopia n'interférera pas avec votre thème.
L'engagement de Projectopia est de simplifier la façon dont vous gérez les projets afin que toutes les personnes impliquées soient sur la même longueur d'onde.
Si vous êtes une petite entreprise ou un indépendant, Projectopia est le meilleur choix pour un système de gestion de projet car vous pouvez simplement l'installer et l'exécuter à partir de votre panneau WordPress. Il dispose de tous les outils de gestion de projet dont vous avez besoin pour gérer et livrer des projets dans les délais et dans les limites du budget.
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