Excelスプレッドシートを他の人と共有しますか？これらの8つのことを最初に行います

クイックリンク

• 不要なデータを削除してスプレッドシートをクリーニングします

• スプレッドシートのエラーと問題については
  必要に応じて共有設定を調整します 1スプレッドシートをクリーニングするために不要なデータを削除してください

  一貫した数字、テキスト、および日付形式を使用し、ワークブック全体のセル内でデータが一貫して揃っていることも確認します。空の列と行を削除し、メモを削除し、シートの準備中に使用される不必要な計算を削除します。また、重複したエントリを削除し、列と行に適切にラベルを付けます。

  驚きを避けるために、他のコンピューターとスマートフォンのスプレッドシートを開き、受信者の端にどのように表示されるかを確認します。これにより、事前に問題のフォーマットをキャッチするのに役立ちます。
  2スプレッドシートにエラーと問題があるか確認

  。フォーミュラが正しくセットアップされ、誤ったセル参照を探し、Excelの組み込みエラーチェックツールを使用して重要な計算の問題をキャッチします。トレースの前例と依存ツールを使用して、誤ったリンクと欠落している参照を見つけます。

  埋め込まれたリンクが意図した宛先を指していることも確認します。条件付きフォーマットを使用する場合、ルールが予想どおりに機能するようにします。データを並べ替えてフィルタリングして、すべてが正しく機能していることを確認します。スペルチェックを実行したり、スペルミスをキャッチしたりするなど、一見簡単な手順を見落としていません。
  これらの手順は、潜在的な問題を早期に特定し、受信者によるデータの混乱や誤解を防ぐのに役立ちます。

  3パスワードでワークブックを保護します

  特に機密情報が含まれている場合は、共有する前にExcelスプレッドシートを常にパスワード保護します。これにより、誰がそれにアクセスできるかを制御し、ドキュメントに変更を加えることができます。私は個人的にはこれらのオプションを使用していませんが、個々のシート、ワークブック構造などをロックするために異なるパスワードを設定できます。

  パスワードを共有するとき、使用したものとは異なる安全なチャネルを使用します。ファイルを送信します。また、パスワード保護が正しく機能することを再確認します。 Excelファイルをパスワード保護するには、[ファイル]タブをクリックし、[情報]を選択し、「ワークブックを保護する」をクリックし、「パスワードで暗号化」を選択し、強力で一意のパスワードを設定します。 🎜>

  4公開されているスプレッドシートの明確な手順を追加

  スプレッドシートを公開する前に、すべての専門知識レベルのユーザーがシートを理解して使用できるようにするための明確な手順を追加します。ユーザーがデータを入力したり、計算を実行したり、複雑な式を説明したり、コメント、メモ、カラーコーディングを使用して重要な出力と重要なセクションを強調する必要がある場所を明確にマークします。問題に遭遇した人は誰でもすぐに私に連絡できます。また、ファイルのアクセス許可を変更して、そのみを表示します（詳細については後で詳しく説明します）。これにより、他の人が元のファイルに変更を加えながらそれを表示し、必要に応じて独自のコピーを作成することができなくなります。 🎜>

  共有する前に、Excelスプレッドシートのバックアップを常に作成します。これにより、誰かが意図せずにドキュメントを変更した場合、元のコピーにアクセスし、ドライブにアップロードして、再度共有できます。また、バックアップは、元のファイルが破損しているか、誤って削除されている場合、データを失うことから保護します。また、新しい変更を加えると、元のファイルを改ざんする代わりにバックアップを使用できます。 Excelのデスクトップアプリで作業するときは、2つの場所にファイルを保存してバックアップを作成します。 Excelをオンラインで使用する場合、バックアップ用のファイルをダウンロードするか、オンラインコピーを作成して、セキュリティを追加するためにOneDriveの個人用ボールトに保存します。ファイル、私は常に共有設定を調整して、目的の受信者のみが適切なレベルの許可を得てアクセスできるようにします。他の人にファイルを表示してもらいたい場合は、アクセス許可のみを表示します。変更を加えたい場合は、ファイルを編集可能にしておきます。

  ファイルを異なる受信者と共有して、アクセス許可を個別にカスタマイズすることもできます。特定の時間の後にアクセスを自動的に取り消す時間に敏感なファイルの有効期限を設定します。受信者に許可レベルについて通知し、ファイルをテストして、誤解された権限のためにユーザーがロックアウトされないようにします。 🎜>

  受信者がExcelファイルを印刷して物理的な形で使用することを知っている場合、コンテンツが使用する紙のサイズと向きに基づいてページにうまく適合していることを確認します。ページブレイクを確認および調整して、データがぎこちなくページ間で分割されないようにし、重要な要素が非表示または欠落していないことをダブルチェックします。また、可能な限り、すべてが正常に機能することを確認するためにドキュメントを印刷します。

  8ファイル形式とサイズを考慮してください

  共有するときはファイル形式にも留意してください。受信者にファイルを表示したい場合は、プレゼンテーションを完全に保存する編集不可能なPDFに変換します。受信者が元の形式でそれを必要とする場合、ファイルを元の形式（xlsx）に保持します。また、受信者が古いバージョンのオフィスを使用して互換性のある形式でファイルを保存するかどうかも尋ねます。

  また、メールで共有するときに問題を引き起こすにはファイルサイズが大きすぎないようにします。大きい場合は、画像またはグラフィックを圧縮およびサイズ変更したり、未使用のシートを削除したり、圧縮形式でファイルを保存してサイズを縮小します。ファイルサイズが問題のままである場合、クラウドにアップロードし、ファイル自体の代わりにダウンロードリンクを共有します。彼らは私が事前に問題を特定し、恥ずかしさを避けるのを助けます。また、受信者がスプレッドシートを理解するために前後のチェックを行わなければならないことから節約します。これにより、追加の説明の必要性を排除することで時間を節約できます。

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