会議分と会議のメモを取る方法（テンプレート）

多くの人は、何をする必要があるか、それを効率的に行う方法を知らないため、会議分を書くのが難しいと感じています。このガイドは、会議の議事録を担当している場合、またはこの分野でスキルを向上させたい場合に役立ちます。

会議は何でしたか？

SetAppツールを試して、会議の持ち帰りを保持してください。バックトラックは、会議を録音するのに最適です。 Noteplanは、カレンダー駆動型のメモの撮影用です。 IMEETINGXは、会議の持ち帰りに基づいてタスク管理と責任を割り当てるためのものです。

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会議分とは何ですか？

MOM（会議の議事録を表す）とも呼ばれる会議議事録は、会議で起こったすべての書面による記録です。彼らは、あなたと他の人がそれを振り返り、将来決定を下すためにそれを使用できるように、会議に何が起こったのかを伝えたり、会議で決定されたことを追跡したりするために使用されます。

会議の議事録と会議議事録

「会議議事録」は「メモを会議」と言うもう一つの方法であるかどうか疑問に思うかもしれません。まあ、ある種。

「会議議事録」という用語は、時間（名詞としての分）とは何の関係もありませんが、「小」を意味する動詞としての「分」という言葉とは関係ありません。したがって、「会議分」とは、会議で何が起こったのかという短い報告を意味します。

一方、会議メモにはより多くの背景情報がある場合があります。

一般的に、会議分と会議のメモを使用する方法は、それらを違うものにするものです。会議の議事録は通常、会議で起こったことのより正式な報告です。

本当にうまくいく会議議事録を書く方法

組織とそれがどのように構造化されているかによって、会議議事録のスタイルと内容は異なります。ただし、日付、時刻、参加者などの基本を常に含める必要があります。しかし、多くの企業は、ドキュメントのサポートやアクションアイテムなど、他のオプションアイテムの恩恵もあります。

これらは、会議議事録に含める最も重要な項目です。

• 日付
• 時間
• 位置
• 参加者
• 議論されたトピック
• 提案
• 投票結果
• 次の会議日と場所。

必需品を超えて、会議の議事録には次のものを含めることができます。

• 関連文書
• 会議の目的
• 次のステップ
• 以前の会議議事録の修正または追加
• 次回議論されるアイテム。

効果的な会議のメモを取る方法

会議議事録をとるには、会議室で言われたことすべてを単に書き留める以上のものが必要です。会議議事録は、それらが正しく記録され、他の人に簡単に参照できる形式で、または単に見ただけで即座に理解できる形式でのみ成功します。

以下は、会議分を取る方法に関するいくつかのヒントです。

ヒント1：アウトラインを作成します

すべてが始まる前に、会議リーダーから会議のアジェンダを取得し、アウトラインを作成します。これにより、会議中により適切なメモを取ることに集中し、時間を節約できます。特定のディスカッションのトピックと情報のプレースホルダーを作成します。

ヒント2：会議の前に整理してください

また、使用する会議議事録ソフトウェアに精通している必要があります。そうすることで、set折を避け、本当に重要なことを議論するために貴重な時間を節約することができます。

ヒント： IMEETINGXは、会議中にメモを取るための便利なプラットフォームを提供し、後で簡単にアクセスすることにより、会議分を書くのに役立ちます。これがどのように機能しますか：

1. IMeetingXでプロジェクトを開始し、参加者を追加します。参加者を配布グループに整理して、複数の招待状を送信する時間を節約できます。
2. さまざまな会議タイプにテンプレートを使用し、必要に応じてそれらをカスタマイズします。参加者リスト、目標、およびアジェンダを追加します。準備ができたら招待状を送ってください。
3. 会議中に、組み込みのタスクマネージャーを使用して、アクションアイテム、メモ、リクエスト、および決定を書き留めます。これにより、議論されたものを簡単に参照できます。
4. 会議の後、ImeetingXの会議議事録にアクセスできます。このアプリを使用すると、さまざまな種類のタスクを整理およびグループ化できるため、会議の議事録を簡単に見つけて確認できます。

IMeetingXを使用すると、会議議事録プロセスを合理化し、必要なすべての情報を1つの場所に配置できます。

ヒント3：参加者の名前を取得します

可能であれば、会議が開始される前に参加するすべての人を特定してください。そうでない場合は、人が到着したときに出席シートを配布します。事前に人々の名前を知るように、自分の立場を知ることで、数分かかる時間がかかるときに時間を節約できます。

ヒント4：事実を述べ、中立のまま

時間をかけて、個人的な意見と否定できない事実を区別してください。客観的な情報のみを記録すると、チーム内の不必要な紛争を妨げる有用な会議議事録が終了します。

ヒント5：バックアップの準備ができています

会議が始まると、Minute Takerには一度にいくつかのことをするという難しい仕事があります。これらの中で最も難しいのは、何が言われているかを理解するために、多くの言葉遣いを整理することです。バックトラックを使用すると、重要な会議の記録やメモを取ることを心配する必要はありません。このアプリは、Macに最大5時間のオーディオを自動的に記録するため、会話を簡単に再訪できます。

また、BackTrackはMacにローカルで録音を保持しているため、プライバシーを心配する必要はありません。他の参加者に録音が大丈夫かどうか尋ねてください。

ヒント6：会議の議事録をすぐに送信する

会議の後に行うもう1つの重要なことは、会議の議事録をそこにいなかった人々、重要な意思決定の役割の人々、そして話された情報から利益を得ることができる人々に送ることです。理想的には、数時間で行く準備ができているはずです。

最高の会議ノートと議事録ソフトウェア

私たちは皆、会議でメモを取ることの重要性を認識していますが、ハイブリッド作業の時代には、まったく新しい意味を帯びています。これで、物理ノートから専用の会議ノートアプリへの明らかな変化が見られます。

それでは、試してみるのに最適なツールのいくつかを見てみましょう。

1。IMEETINGX

IMEETINGXは、組み込みのタスクマネージャーと会議議事録のテンプレートを提供することにより、会議の議事録に役立ちます。タスクマネージャーを使用すると、会議ノートに基づいてタスクを設定し、責任を割り当てることができます。また、テンプレートにより、会議から重要な情報を文書化することがさらに簡単になります。さらに、IMEETINGXを使用すると、カレンダー、連絡先、クラウドサービスからデータをインポートできるため、会議議事録の作成と共有に便利です。全体として、IMEETINGXは会議議事録のプロセスを合理化し、重要な情報が効果的にキャプチャおよび編成されるようにするのに役立ちます。

2。スペルAI

Spellar AIは、あなたのために作業の90％を実行するため、素晴らしいです。会議を記録して転写し、AIを使用してテキストを改善します。

転写されたプレゼンテーションのスクリーンショットをご覧ください。まず、タイミングがあります。第二に、透明度が向上し、流encyなボタンが改善されています。それらをクリックすると、AIはテキストをより滑らかで読み書きができ、UHSやEHMSがないようにします。残っているのは、メモに最後の仕上げをすることだけです。

また読む：

• Hookmarkを使用したアプリのアイテムをリンクします
• メモのためのマインドマップ
• Appleノートで元に戻します
• Macで本を読むためのトップ3のアプリ

3。ノートプラン

Noteplanを使用すると、会議からの重要なポイントを簡単に文書化したり、非生産的な部分を特定したりすることができます。このアプリは、会議テンプレートを再利用し、メモをカレンダーイベントにリンクし、すべてを文書化するのではなく要約する機能を提供します。ブレーンストーミングとアイデアの会議に最適なツールです。

4。バックトラック

BackTrackは、Macにビデオ/オーディオを記録するアプリとして知られているため、将来すべてを簡単に再検討できます。ただし、この機能に加えて、転写機能とAIでの要約を活用できます。これは、会議から重要なポイントを思い出し、時間を節約する必要がある場合に非常に便利です。

5。Googleドキュメント

Googleドキュメントを使用することは、会議の議事録を書くのにも非常に便利です。1つのドキュメントにすべてがあり、他のドキュメントがコメントを残すことができ、メモを即座に共有できるようにします。最良の部分：Googleの音声タイピング機能を使用して、自動会議ノートを生成できます。ドキュメントを開いて、ツール>音声タイピングに移動します。

6。Evernote

会議中は、Evernoteを使用して、タイピングまたは音声録音を使用して、リアルタイムでメモを取ることもできます。このアプリを使用すると、各会議または一連の会議に対して個別のノートブックを作成し、すべてのメモを整理して簡単にアクセスできるようにします。 Evernoteのタグ付け機能では、会議の日付、トピック、参加者などの関連するキーワードを具体的にラベル付けすることで、数分後に検索して見つけることができます。また、Evernoteコラボレーション機能を使用して、シームレスなコラボレーションとフィードバックのために、他の参加者と会議分を共有することもできます。

また、「会議と整理に最適なアプリ」が好きかもしれません。

なぜ会議の議事録とメモが重要なのか

数分の会議を撮る必要があるかどうかはわかりませんか？効果的な会議議事録が重要な理由はいくつかあります。

彼らはリマインダーとして機能します

あなたが会議を開いていて、あなたが議論したことを誰も覚えていないなら、あなたは本当に会議をしましたか？解決策？会議の議事録を取り、会議中に行われた重要なタスク、行動、決定、および合意を人々に思い出させます。参加者は、トピックを繰り返すことを避けるために、次の会議でリマインダーを持ちます。

彼らは責任を明確にします

私たちは皆、会議が少し多忙で混乱を招くことがあることを知っています。だからこそ、誰が何に対して責任を負っているかを知るためのガイドを持っていることが重要です。会議議事録は、各会議の意思決定プロセス中に行われた契約の記録として機能します。また、紛争を回避するのに役立ちます。

彼らは進歩を追跡するのに役立ちます

会議議事録は、プロジェクトの進捗を測定するためにも使用できます。特定のタスクとアクションがどれだけ時間がかかるかについての詳細なタイムラインを持つことは、時間を無駄にする不必要なパターンを特定するのに役立ちます。会議議事録は、より効率的な結果を促進するのに役立つ反射ドキュメントを可能にします。

メモと会議の議事録テンプレートを満たします

会議のメモをより適切に整理してフォーマットし、会議分テンプレートを使用して最も価値のある情報をキャプチャできるようにすることができます。

これは、特定の会議管理スタイルに合わせて使用​​できるか、適応できる簡単な会議分の例です。

1。会議目標

なぜこの会議が開催されるのですか？会議の主な目標は何ですか？

2。主要な利害関係者

会議の出席者は誰ですか？彼らは何を貢献すると期待されていますか？

3.アジェンダ項目の会議

会議のトピックのリストを準備します。タイムスタンプをリストに追加すると、会議を順調に進めることができます。

4。利害関係者のアイデア

利害関係者は共有するアイデアを持っていますか？もしそうなら、それらを記録してください。

5。優先順位付けを発行します

最も重要な問題とトピックに会うことは何ですか？最も重要な問題が最初に対処されるように優先順位を付けます。

6。成功指標

この会議の成功をどのように測定しますか？成功基準を決定します。

7。キーリソースリスト

この会議の後、人々はどのリソースを使用する必要がありますか？適切なリンクまたはファイル名でリストを作成します。

8。ポストミーティングアクションアイテム

会議の後、人々はどのような行動をとるべきですか？各重要なアクティビティの所有権は誰ですか？アクションアイテムと責任のリストを作成します。

9。会議の概要

会議から重要なメモや持ち帰りを要約します。

10。フォローアップスケジュール

会議の後、さまざまなチームメンバーとのフォローアップ会議をスケジュールして、進捗状況を確認し、調整を行うことが役立つ場合があります。フォローアップ会議のリストを作成します。

会議数分をとる方法についての最終的な考え

ミーティングの分野を習得することは、あらゆる組織での効果的なコミュニケーションと意思決定に不可欠です。これらのヒントに従って、推奨される会議議事録ソフトウェアを使用することにより、プロセスを合理化し、すべての重要な情報が正確にキャプチャされるようにすることができます。

アウトラインを作成し、メモを取るときはニュートラルを維持し、関連する利害関係者とすぐに議事録を共有して、成功した結果を確保することを忘れないでください。会議議事録テンプレートを使用して、メモを整理してフォーマットして、その価値を最大化し、より良い会議管理を可能にします。

最も重要なことは、この記事で言及されている3つの素晴らしいアプリ（IMEETINGX、SPELLAR AI、Backtrack、およびNoteplan）を試してみる機会をお見逃しなく。

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