Outlookメールテンプレートを他のユーザーやチームと共有する方法

このガイドは、Outlook 365、2016、および新しいアプリやWebバージョンなどの新しいバージョンで、チーム全体でメールテンプレートを作成および共有するための段階的なウォークスルーを提供します。これにより、一貫した専門的なコミュニケーションが保証されます。

Outlookはテンプレートの共有を直接サポートしていませんが、回避策は存在します。それらを探索しましょう：

共有.oftファイル（クラシックの見通し）

クラシックデスクトップアプリケーション（Outlook 365、2024、2021、2019以上）の場合、共有には.oftファイルが含まれます。

1. 共有フォルダーを確立します： OneDrive（個人使用または小規模チーム）またはSharePoint（大規模な組織向け）に共有フォルダーを作成します。チームに必要なアクセス権限があることを確認してください（表示または編集）。このフォルダーをコンピューターに同期します。

2. 構成して保存： Outlookで電子メールメッセージを作成し、コンテンツとフォーマットをカスタマイズします。共有フォルダーに直接Outlookテンプレート（*.of）として保存します。

チームはこのテンプレートにアクセスできるようになりました。

3. 共有テンプレートへのアクセス：チームメンバーは、共有フォルダーをPCに同期する必要があります。 Outlookでは、家に移動して>新しいアイテム>その他のアイテム>フォームを選択します。ファイルシステムでユーザーテンプレートを選択し、共有フォルダーを参照し、テンプレートを選択し、 [開く]をクリックします。

新しいOutlookおよびWebアプリで共有

新しいOutlookまたはWebアプリでは、直接共有は不可能です。私のテンプレートアドインは、共有場所ではなく、クラウドメールボックスにテンプレートを保存します。テンプレートのコンテンツのみをコピーして貼り付けることができますが、効率が低くなります。

より良いソリューション：共有電子メールテンプレートアドオン

すべてのOutlookバージョン（Windows、MacOS、デスクトップ、Web、新しいアプリ）でシームレスな共有については、共有電子メールテンプレートアドオンを検討してください。

1. チームのセットアップ：管理者は、共有電子メールテンプレートWebアプリ内でチームを作成します。

2. ユーザー許可：管理者はユーザーを追加し、アクセス許可（アクセスのみ、作成と編集のエディター）を割り当てます。

3. テンプレートの作成：エディター許可を持つチームメンバーは、新しいテンプレートを作成したり、既存のOutlookメールをアドオン内の共有テンプレートに変換したりできます。

4. テンプレートの挿入：テンプレートを使用するには、単にダブルクリックするか、アドオン内の貼り付けボタンを使用します。コンテンツはすぐにOutlookメールに挿入されます。

このアドオンは共有を簡素化し、全社的なテンプレートの作成と管理を可能にします。 Microsoft AppSourceから無料版をダウンロードしてください。

以上がOutlookメールテンプレートを他のユーザーやチームと共有する方法の詳細内容です。詳細については、PHP 中国語 Web サイトの他の関連記事を参照してください。