Gmailテンプレートをチームと共有し、コラボレーションする4つの方法

インスタントメッセージングの増加にもかかわらず、電子メールはビジネスコミュニケーションにとって非常に重要です。多くのチーム、特にカスタマーサポートと販売において、一貫性があり、専門的で効率的な応答のための電子メールテンプレートに依存しています。 Gmailには組み込みのテンプレート共有がありませんが、いくつかの回避策が存在します。

Gmailテンプレートを共有する4つの方法：

1. コピーパスティング：最も単純な方法では、事前にフォーマットされた電子メールの送信が含まれます。チームメイトは、コンテンツをコピーしてドラフトに貼り付けたり、テンプレートとして保存したりします。添付ファイルは、個別のダウンロードと再攻撃が必要です。これは時間がかかり、大規模なチームや多数のテンプレートでエラーが発生しやすいです。

   

   長所	短所
   単純;追加のツールは必要ありません。	時間がかかる;エラーが発生しやすい;クラッターの受信トレイ。
   	集中更新はありません。個々の編集は矛盾につながります。

2. Google Docs： Google Docsの活用を活用して、テンプレートを集中させ、リアルタイムのコラボレーションを可能にします。 Access Control（編集者、コメンター、視聴者）は、認定された個人のみがコンテンツを変更できるようにします。チームメンバーは、テンプレートをドキュメントからGmailにコピーして貼り付けます。

   

   長所	短所
   簡単な更新;リアルタイムコラボレーション	マニュアルコピーパスティング; Gmail統合はありません。個別の添付ファイル処理

3. Google Keep：このアプローチでは、Googleの個々のメモをテンプレートとして使用しています。各メモはチームメンバーと共有でき、チームメンバーはコンテンツをGmailメッセージにコピーします。

   

   長所	短所
   クイックサイドパネルアクセス	マニュアルコピーパスティング;限られたフォーマット;添付ファイルはありません。
   簡単な共有と編集	短く、シンプルなテンプレートに最適です。

4. Gmail用の共有電子メールテンプレート（推奨）：この拡張機能は、シームレスなGmail統合を提供し、コンポースウィンドウを離れることなくテンプレートの作成、管理、共有を可能にします。チームを作成し、ユーザーを追加し、アクセス許可を調整できます。チーム内で作成されたテンプレートは、すべてのメンバーが自動的にアクセスできます。

   

   長所	短所
   完全なGmail統合;チームコラボレーション。アクセスコントロール	有料（トライアル利用可能）
   リアルタイムの更新。フォーマット、リンク、添付ファイルをサポートします

結論：時折使用するには簡単な方法で十分ですが、 Gmailの共有電子メールテンプレートは、通常のテンプレートの使用とコラボレーションを必要とするチームに最も効率的で効果的なソリューションを提供します。

以上がGmailテンプレートをチームと共有し、コラボレーションする4つの方法の詳細内容です。詳細については、PHP 中国語 Web サイトの他の関連記事を参照してください。