ファイルを整理するプロセスとは何ですか?

#ファイルを整理するプロセスとは何ですか?

1. すべてのファイルを収集します。

ファイルのアーカイブ作業は、1 年または四半期などの特定の期間に従って実行されるため、アーカイブ作業を行う場合は、まず年ごとまたは四半期ごとにすべてのファイルを収集して、アーカイブ作業はスムーズに進みました。

2. 関連法規に従って審査します。

一般に、現在またはそれ以降の参照、使用値、実行値がないファイルは保存する必要はありません。そのようなファイルは最初に削除して破棄できます。残りのファイルは、ファイルの特定の要件に基づいて作成できます。ファイルアーカイブ管理の代理店。フィルター。

3. カテゴリとレベルを分割します。

ファイル管理者は、選別作業が完了したら、まずファイルを所属部署名に従って横に分類し、次に上司と部下の所属に従って縦に並べることができます。レベルに分割できないファイルは、必要に応じて部門のファイルと並べてファイリングできます。

4. 保管期間を決定します。

政府機関の事業体や機能に世界的な影響を与える可能性のあるすべての文書は、永久に保存する必要があります。その他のアーカイブされた文書は、その価値の長さと関連する規則や規制に基づいて、十分な保管期間を確保できます。早めに破壊しないでください。

5. ファイルの内容を修復します。

文書の脱落や破損があった場合、アーカイブ管理担当者は文書の入手元の同僚に相談して正しい内容を入手し、文書の修正、追加、削除を行う必要があります。また、標準化する必要もあります。文書の用紙サイズと保存用の綴じ方。

6. ファイルに番号を付けます。

アーカイブ管理者は、まず密接に関連する紙文書を上から下、一次から二次の順序に従って基本単位にバインドし、次にカテゴリ、レベル、および時間に従って二次単位にバインドできます。その後、ユニットにファイリングスタンプを押して番号を付けます。

7. ボックスを梱包し、検索ディレクトリをコンパイルします。

ファイリングスタンプの情報に従って、すべてのファイルのディレクトリを印刷します。ファイルを順番に箱に詰めます。ファイルボックスの各項目を統一された方法で記入し、番号を付けます。番号付けは統一する必要があります。最後に、迅速な後処理を容易にするためにすべてのファイル ディレクトリを要約し、アーカイブを確認します。

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