oaコラボレーションオフィスシステムとは

コラボレーティブ OA オフィス システムとは、現代のオフィス機能とコンピューター ネットワーク機能を組み合わせた新しいオフィス方式を指します。行政機関ではOA、電子政府と呼ぶところが多く、企業や機関ではOA、つまりオフィスオートメーションと呼ぶことが多い。オフィスオートメーション（デジタルオフィス）を実現することで、既存の経営組織構造を最適化し、管理体制を調整し、効率化をベースに連携オフィス機能を高め、意思決定の一貫性を強化することができます。そして最終的に意思決定の効率を向上させるという目的を達成することができます。

開発履歴

テクノロジーによって推進され、概念的にはオフィスオートメーションの時代、協調的なソフトウェアの時代、協調的なオフィスの時代を経て、技術的にはPHPの時代を経験してきました。 , 適用範囲としては、ドミノ時代、.NET時代、Java時代を経て、電子メール時代、文書管理時代、ナレッジドキュメント時代、ワークフロー時代を経て、概念、技術、機能が継続的にアップグレードされてきました。現在、OA オフィスシステムは新世代の協調型 OA オフィスシステム時代を迎えています。新世代の協調型 OA オフィス システム ソフトウェアのナレッジ マネジメント機能は、企業の競争力の中核の 1 つとなっています。

システム導入

近年、情報分野ではOAオフィスシステムの開発が佳境を迎えており、数百社のソフトウェアベンダーが将来を見据えて開発に注力しています。しかし、ゴールドラッシュが混在する中、多くのお客様のOAシステム構築は無駄であるかのようにジレンマに陥り、前に進むことを躊躇されるお客様が増えています。と導入経験をもとに、私たちは「チーム、ツール、方法論、どれも不可欠ではない」という考え方を提唱し、企業の全体的な情報計画に基づいて顧客の個別のニーズと組み合わせてパーソナライズされた成功マップを洗練しました。企業の IT 戦略を成功への道に導くために、導入段階ではチーム構築、ツールの改善、管理方法論において多大な努力が必要です。

チームビルディングはプロジェクトを成功させるための基礎です

プロジェクト マネージャーの候補者は、特定のソフトウェア スキルを持ち、非技術的なコンサルティングと業務に重点を置く人物であることが求められます。プロジェクト管理。 。プロジェクトの品質、プロジェクトの進捗を効果的に管理し、チームを率いてプロジェクトの実施を正常に完了させるのはプロジェクト マネージャーの責任です。契約に署名し、その方法を知っているローエンドの技術者を派遣するのはプロジェクト マネージャーの責任ではありません。製品を使用して製品をインストールします。プロジェクトマネージャーを中心に、リーダーグループ、プロジェクトオフィス、アプリケーショングループ、技術グループ、コンサルティンググループを設置してチームを形成し、プロジェクトの推進と成功の基盤となります。

プロジェクト チームは、ソフトウェア アプリケーションの観点からお客様の管理実装を支援します。プロジェクト マネージャーは、支払いを受け入れればすべてうまくいくのではなく、顧客の OA システムを効果的にする方法を常に模索しています。同じソフトウェアを異なる企業が使用すると、その適用効果はまったく異なります。プロジェクトマネージャーの重要な仕事は、顧客の実際のビジネス状況を組み合わせて、既存の機能を完璧に使いこなせるように顧客を導き、一般のユーザーがニーズに合った、美しく、使いやすく、創造的で、柔軟で適応性のあるアプリケーションを提供し、お客様がシステム アプリケーションの効果を最大化できるように支援します。

完璧なツールはプロジェクト導入の効率向上を保証します

協調 OA システムの導入は複雑なシステム プロジェクトです。一方で、OA システムの導入には全従業員が関与するためです。 OAシステムの導入は、多くの業務システムの統合やシステム横断的なものとなる一方で、OAシステムの導入サイクルが長く、課題を解決できないという課題があります。したがって、プロジェクトの実装効率を総合的に向上させたい場合は、高度なツールを使用する必要があります。

コラボレーティブ OA システムの導入プロセスでは、まずプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、OA システムのプロジェクト全体を段階、人員の分割、タスクの分解、ドキュメントの共有、プロセスのコラボレーション、リソースのスケジューリングに分割します。 OA によるシステムのデュアルシステム運用により、顧客はより迅速な統合と学習サポートを提供でき、導入プロセスでは、専門家による診断とプロジェクトの問題処理のトラブルシューティングを行うための専門家サポート システムも提供されます。プロセスの品質管理には、専門家によるサポートシステムが提供されており、さまざまな専門的な電子ツールがプロセスの品質管理に役立ち、実装の効率が大幅に向上します。

標準化された実装管理は実装の品質を保証するのに役立ちます

いわゆる標準化された実装管理計画は、プロジェクト管理理論のサポートを通じてプロジェクトプロセスの標準化された品質管理を実行することです。通常の状況では、成熟したプロジェクト管理システムを厳密に参照して、プロジェクトの全プロセスを制御します。プロジェクトは 7 つの主要なステージに分割されます。各ステージは 5 ～ 8 つのコアタスクに分割されます。各プロジェクトタスクの責任は、プロジェクトの責任者に割り当てられます。担当者と設定の完了、納品基準、プロセス文書の納品と検査を通じて、プロジェクトの多面的な品質管理が実行され、最終的な打ち上げの信頼性、利用可能性、納品可能性が確保され、大幅に品質が向上します。ユーザーの満足度。

システムの特徴

Jiusi Software の CEO である Wang Haibo は、数千の顧客にサービスを提供してきた 10 年以上の経験に基づいて、注意すべき点を提案しました。 OAを選ぶときの4つのポイント

1. OAの本質に注目

OAオフィスシステム選び

選考チームの責任者は、OA ソフトウェアが全社員の情報化であり、その本質が全社員の働き方モデル、企業経営モデルの変革であることを深く理解しなければなりません。今後のアプリケーション推進プロセスでは部門がプロジェクトのトップリーダーとなる必要があり、全社員ベースで需要調査、製品選定、アプリケーション推進、統合などの仕事の段取りや作業リズムを整える必要がある。

2. 核となる価値観に焦点を当てる

OA ソフトウェアの適用範囲には、すべてのナレッジ ワーカーが含まれており、全従業員の情報化の第一歩となります。全従業員向けのアプリケーションであるため、特定の部門、特定のリーダー、特定の個人の効率ではなく、全従業員の業務効率を向上させることがOAソフトウェアのコアバリューポジショニングとなっています。汎用性と規則性の 2 つの側面から評価されます。スクリーニングの観点から、OA ソフトウェアの中心的なアプリケーションは次のとおりです。プロセス承認、共同作業、文書管理 (国有企業および政府機関)、コミュニケーション ツール、文書管理、情報センター、電子フォーラム、計画管理、プロジェクト管理、タスク管理、会​​議管理、関係者、システム統合、ポータルカスタマイズ、アドレス帳、作業メモ、アンケート、共通ツール（コンピュータ、万年カレンダーなど）。すべての機能モジュールが企業にもたらす価値に基づいて評価される場合、基本的に 80:20 の法則に従いますが、このうちワークフロー モジュール、共同作業モジュール、プロジェクト管理モジュールが企業にもたらす価値の 80% を占めます。一方、残りのモジュールは 20% の価値をもたらします。

したがって、大きなことに焦点を当てて小さなことを手放し、作業プロセス、共同作業、プロジェクト管理の技術レベルに焦点を当てることが、製品選択の最良の選択となっています。

3.メーカーの姿勢に注目

OAソフトは全従業員が利用する管理ソフトであるため、OAソフトの購入は財務ソフトやハードウェア機器の購入とは異なります。単純な 1 回限りのトランザクションではなく、管理者の変更、コンサルティング、およびマニュアル サービスは 1 年または数年にわたって継続され、このプロセスでは、さまざまな需要の変化や実装中に発生するバグ処理を解決するために、メーカーとの継続的な対話が必要です。 、アプリケーション、プロモーション、機能調整、ソフトウェア統合、その他の問題。

継続的かつ複雑な問題に直面した場合、お客様が通常の営業担当者や通常の導入担当者だけでは、組織全体を動員してリソースを調整したりサポートしたりすることはできません。 , また、OA メーカーがあなたを評価しているかどうかを判断するために、OA メーカーの態度を調査することにも重点を置く必要があります。あなたを愛する人を選ぶことは、愛する人を選ぶことよりもはるかに重要です。

管理ソフトウェアの分野では、よく知られている暗黙のルールがあります。「リーダーは、会社が重要とみなしたプロジェクトの選択にのみ参加し、出席する。リーダーのレベルが高いほど、リーダーはより多くの注意を払う」また、プロセス中に問題が発生する可能性が高く、問題が解決された後にリソースが調整される可能性が高くなります。

4. コスト管理に注意を払う

顧客の CIO や情報管理者の多くは、OA ソフトウェアのコストを評価する際、単純に会社の予算と OA ソフトウェア プロジェクトの供給量を考慮します。ただし、OA ソフトウェア導入にかかるソフトウェアおよびハードウェア環境のコスト、ソフトウェア導入プロセスに関わる人員の時間コスト、トレーニング コスト、将来のメンテナンスの難易度やサービスのコスト、将来のデータ統合開発コスト、アップグレード コスト、データ移行コストなどは無視されます。そのため、「ゴマを拾ってスイカをなくす」という恥ずかしい状況に陥ることがよくあります。

5. 政府の情報化ニーズによりOAオフィスシステムのプラットフォーム化時代が到来

中国の情報化の発展に伴い、企業、機関、政府機関は次々と多数のITシステムを導入してきました。近年、OAオフィスシステム、ERP、CRMなどの情報システムが普及し、黎明期には情報技術の恩恵を享受できましたが、ユーザーの情報構築に対する要求はますます高くなり、また、アップグレードへのプレッシャー OA オフィス システムを例に挙げます。

長年の開発を経て、OA オフィス システムの意味合いは継続的に拡張され、その機能は当初の行政オフィスの情報サービスから組織内のさまざまな管理活動に徐々に拡張され、組織の不可欠な部分になりました。組織運営の情報化 組織の重要な部分。同時に、市場や競争環境の急速な変化により、OAオフィスシステムが担うべきタスクが増加しており、ユーザーは社内の組織、部門、あらゆるレベルの担当者間のコラボレーションをいかに便利かつ迅速に実現するかという点にもさらに注目を集めています。 、および社内外のさまざまなリソースを効果的に組み合わせることで、従業員に効率的な共同作業プラットフォームが提供されます。

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