Microsoft Office 파일을 다시 잃지 않도록하기위한 6 단계

Microsoft Office 문서 보호 : 데이터 손실을 피하기위한 7 가지 쉬운 단계

Microsoft Office 문서는 사업 계획에서 소설에 이르기까지 다양합니다. 서류를 잃어버린 결과는 좌절감에서 비참한 것에 이르기까지 가능합니다. 다행히도 예방 조치는 복잡하지 않습니다. 다음 7 단계는 작업 결과의 안전을 효과적으로 보장 할 수 있습니다.

1. 문서 보안의 기초

IT 실무자들은 데이터 손실의 위험을 잘 알고 있습니다. 그들은 종종 말합니다 : "세계에는 두 가지 유형의 사람들이 있습니다 : 데이터를 잃어버린 사람들과 데이터를 잃는 사람들.". 많은 사람들은 데이터 손실이 스스로 발생하지 않을 것이라고 생각하지만 실제로는 거의 불가피합니다. 이것이 사소한 문제인지, 주요 재난인지는 전적으로 백업이 있는지에 달려 있습니다.

"적어도 세 개의 사본이 없으면 문서가 존재하지 않습니다." 둘 이상의 백업이 필요하지만 2 개 이상이 필요합니다. 일부 유형의 실패로 인해 문서의 작업 사본을 잃을뿐만 아니라 백업도 잃을 수 있습니다. 예를 들어, 집이나 사무실의 외부 하드 드라이브에 백업 사본을 저장하고 건물에서 화재가 발생합니다. 내 개인적인 제안 : "백업 중 하나는 다른 장소에 저장되어야합니다." 2 이 기능은 Microsoft 365 가입자에게만 사용할 수 있습니다. 창의 왼쪽 상단에있는 자동 이동 스위치를 찾아 켜십시오. AutoSave는 문서가 OneDrive 또는 SharePoint 폴더에 저장되어 있어야합니다.이 위치에 아직 저장되지 않은 경우 파일> 저장으로 이동하여 OneDrive를 선택하십시오. (이 옵션을 보려면 Microsoft 계정에 로그인해야합니다.이 옵션은 여전히 ​​보이지 않는 경우 "위치 추가"옵션을 선택하십시오.) 그런 다음 작업을 보호하기 위해이 버전으로 계속 편집해야합니다.

3 문서를 Windows PC 또는 Mac에 로컬로 저장하면 전체 폴더를 OneDrive로 백업 할 수 있습니다. 이 작업을 한 번만 수행하면 컴퓨터에서 문제가 발생하면 온라인 백업을 사용할 수 있습니다.

Windows 시스템 :

시스템 트레이에서 OneDrive (클라우드) 아이콘을 클릭하여 OneDrive를 열십시오. 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 클릭하고 설정을 선택하십시오. 동기화 및 백업 탭을 클릭 한 다음 백업 관리 버튼을 클릭하십시오. 사용중인 폴더 (예 : "문서")가 백업되는지 확인하십시오. 그렇지 않다면, 그냥 켜십시오.

이 기능은 Windows 11 시스템에서 기본적으로 활성화 될 수 있습니다.

MAC 시스템 :

Microsoft 웹 사이트에서 다운로드 한 독립형 OneDrive 앱을 사용해야하며 는이 버전이어야합니다. Mac App Store 버전 는이 목적으로 사용할 수 없습니다 (감사합니다, Microsoft). 응용 프로그램을 설치 한 후에는 전체 디스크 액세스 권한을 부여해야합니다. 왼쪽 상단 코너의 Apple 메뉴를 클릭하고 시스템 설정을 클릭하십시오. "개인 정보 및 보안"을 클릭하고 아래로 스크롤하여 "전체 디스크 액세스"로 스크롤하여 클릭하거나 (또는 ​​설정 검색 표시 줄에서 "전체 디스크 액세스"를 검색하십시오). oneedrive 스위치를 켭니다.

OneDrive는 Mac 메뉴 표시 줄에 있으며 클라우드 아이콘으로 나타납니다. 클릭 한 다음 세 개의 점 메뉴를 클릭하십시오. 그런 다음 "환경 설정"을 클릭하십시오. "백업"; 폴더가 백업 파일로 표시되면 모든 것이 잘 작동합니다. 그렇지 않으면 백업하려는 폴더의 백업 시작 옵션을 클릭하십시오.

4 클라우드에서 작업하더라도 PC 또는 Mac이 백업되도록하는 것이 좋습니다.이를 수행하는 유일한 방법은 완전히 자동으로 수행되도록하는 것입니다. 수동 백업은 작업에 바쁠 때 항상 잊혀지므로 백업이 필요한 경우입니다. 컴퓨터의 내부 하드 드라이브보다 큰 외부 하드 드라이브가 필요합니다. 예를 들어, PC 또는 MAC 하드 드라이브가 1TB 인 경우 2TB 외장 하드 드라이브를 사용할 수 있습니다. 이로 인해 여러 문서 버전을위한 충분한 공간이 생겨서 실수로 많은 텍스트를 삭제하고 필요하다는 사실을 알면 이전 버전에서 복구 할 수 있습니다.

먼저 외부 하드 드라이브를 연결하십시오.

Windows 시스템 : Windows 10에서 "시작"& "백업 설정"으로 이동하십시오. Windows 11에서는 시작> 파일 기록으로 이동하십시오. 두 경우 모두 "드라이브 추가"를 계속 선택하고 "더 많은 옵션"을 선택하고 외부 하드 드라이브를 선택하십시오.

MAC 시스템 :

Mac의 경우, 외부 하드 드라이브에 연결 한 후 타임머신 드라이브로 사용하고 싶은지 묻습니다. "예"를 클릭하십시오. (이런 일이 발생하지 않으면 메뉴 표시 줄 (시계를 둘러싼 화살표)의 타임 머신 아이콘으로 이동하여 시계를 시계 반대 방향으로 오픈 타임 머신 설정으로 이동하십시오. 플러스 부호를 클릭하고 드라이브를 선택하십시오.)

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5 "대형 문서의 사본

파일의 현재 버전이 손상되었거나 실수로 텍스트의 절반을 삭제하는 것과 같은 치명적인 실수를하는 경우 여러 버전의 문서를 갖는 것이 좋습니다. 가장 쉬운 방법은 "정기적으로"저장 한 다음 파일 이름에 숫자를 추가하는 것입니다. 예를 들어, 문서를 "내 소설"이라고 불리면 "저장"작전으로, 이름을 지정하십시오 "내 소설 001"을 수행하십시오. 다음에, "내 소설 002"등을 지명하십시오. 얼마나 자주이 작업을 수행하는지는 자신에 달려 있지만 개인적으로 하루에 한 번 이상 권장합니다. 문서가 매우 중요하거나 빠른 속도로 작업하는 경우 더 자주 수행해야 할 수도 있습니다. 작업이 완료되고 제출 된 후에는 디스크 공간을 복원하기 위해 이전 버전을 삭제할 수 있습니다.

6. 각 작업 끝에 로컬/클라우드 사본을 저장 문서가 클라우드 (예 : Onedrive)에 저장된 경우 각 작업의 끝에서 "PC 또는 Mac에" "로 저장"하십시오. 대신, 작업 사본이 컴퓨터에있는 경우 클라우드로 저장하십시오. 이는 OneDrive, iCloud, Dropbox 또는 사용하는 다른 클라우드 서비스 일 수 있습니다. 이런 식으로, 컴퓨터 나 클라우드 회사에서 어떤 재난이 발생하든 보호 받게됩니다.

7 중요한 문서의 디스크 백업 마지막으로, 문서가 매우 중요하거나 하루 종일 손실로 인해 울부 짖을 경우 문서를 USB 드라이브에 복사하여 매일 밤 캐리를 가져 와서 최종 백업을 만들어야 할 수도 있습니다. .

이 모든 단계를 따르면 거대한 운석에 의한 지구의 영향 이외의 재난을 견딜 수 있어야합니다.이 경우 직업 제출에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

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