가장 강력한 파일 분류 및 정리 방법

파일을 분류하는 가장 강력한 방법은 다음과 같습니다.

1. #

1) 문서 번호, 고객/공급업체, 프로젝트/제품 이름, 이슈, 문서 유형, 키워드 등을 사용하여 작업 문서에서 파일 이름을 지정합니다.

2) 향후 검색에서 노출수에 따른 퍼지 검색을 용이하게 하려면 파일 이름 지정에 일반적인 단어를 사용해야 합니다.
3) 파일 제목은 문서 내용을 간략하게 요약할 수 있어야 하며, "새 Microsoft Word 문서"와 같은 기본 파일 이름은 사용하지 않도록 하세요.
4) 유사한 내용을 가진 일련의 문서가 있는 경우 문서 간의 주요 차이점을 파일 이름의 일부로 사용할 수 있습니다. 예: EMC_TEST_REPORT_RE_1;
5) 다른 곳에서 문서를 받아 다른 사람과 소통해야 하는 경우 임시로 원본 파일 이름을 유지할 수 있습니다.

2. 파일 분류 개인 작업의 성격에 따라 카탈로그는 프로젝트별, 제품별, 자신의 작업 내용에 따라 다르게 분류될 수 있습니다.
분류 원칙은 다음과 같습니다.
1) 첫 번째 레벨 디렉토리는 가능한 한 커야 하며 모든 카테고리를 포함해야 합니다. 즉, 거의 모든 관련 문서가 이러한 범주 중 하나로 올바르게 분류될 수 있습니다.
2) 폴더 이름 앞에 일련번호를 추가하고 "01_Project Contract"와 같이 이름에 따라 문서의 순서를 통일합니다. 일반적으로 사용되는 일부 문서의 경우 01 또는 99를 사용하여 익숙한 위치에서 문서를 열 수 있도록 정렬할 수 있습니다.
3) 두 폴더에 속한 파일, 즉 파일 내용이 두 폴더와 일치하는 경우 두 폴더 중 하나에 문서를 배치하고 다른 폴더에 파일을 배치할 수 있습니다.
4) 폴더 레이어 수를 최대한 줄입니다.
5) 명명 규칙은 파일 명명 규칙을 참조하며 단순하게 유지됩니다.

3. 검색 소프트웨어 사용 1) 파일 이름 검색: 권장 도구 모두 빠름, 작음, 임의 시작으로 설정, 키 설정이 빠름 필요할 때 빨리 전화하세요.
2) 파일 콘텐츠 검색: Filelocator Pro는 문서 콘텐츠 검색을 지원합니다. 검색 시간을 줄이기 위해 필터 파일 형식과 공통 문서 작업 디렉터리를 설정하는 것이 좋습니다.

4. 템플릿 파일 생성 1) 디렉토리 템플릿: 유사한 디렉토리 분류는 동일하거나 유사한 파일 디렉토리 구조를 사용하는 것이 좋습니다. 습관에 따른 해당 파일.
2) 문서 템플릿: 작업 내용이 상당히 중복되는 경우, 내용이 없고 완전한 구조로 빈 템플릿을 만들고, 특정 문서를 작성할 때 템플릿을 작성하여 읽기 전용 모드로 설정하세요. 템플릿 내용을 수정하고 디렉토리 구조의 일부를 추가하거나 삭제합니다.

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