통제 문서는 무엇을 의미하나요?

통제 문서란 발행 범위에 따라 등록, 배포 또는 독립적으로 보관 및 관리되는 문서를 말하며, 복구가 보장되는 문서로, 필요한 수정이 필요한 경우 표준 문서입니다. , ECN 문서를 등록하고 승인해야 하며, ECN도 제어해야 합니다. 제어 문서가 무효화되면 오용을 방지하기 위해 모든 사용 상황에서 즉시 철회해야 합니다.

이 튜토리얼의 운영 환경: Windows 10 시스템, Dell G3 컴퓨터.

통제문서는 발행범위에 따라 등록, 배포되거나 독립적으로 보관 및 관리되는 문서를 말하며, 복구가 보장됩니다. 주로 문서관리센터와 인증사무소가 공동으로 관리합니다.

이 문서는 책임 기반의 표준 문서입니다. 필요한 수정을 적용해야 하는 경우 ECN 파일을 등록, 검토 및 승인해야 하며 ECN도 관리해야 합니다. 문서 표지에는 일반적으로 통제 도장이 찍혀 있습니다. 제어된 파일은 "제어되지 않은 파일"의 대칭입니다. 여러 수정 상태 또는 여러 버전을 생성할 수 있는 모든 파일은 제어된 파일입니다. 즉, 수정 및 버전 변경이 있는 모든 파일은 제어된 파일입니다. 제어된 파일은 주로 사용을 제어하는 ​​유일한 유효한 버전의 파일입니다.

제어된 파일은 읽기용으로 복사할 수 있지만 복사된 파일은 적용되지 않습니다. 또한 많은 회사에서는 통제 문서의 사진을 찍어 내부 LAN에 업로드하여 필요 또는 분쟁이 발생할 경우 네트워크에서 직접 볼 수 있도록 합니다. 이렇게 하면 원본 문서의 손실과 손상을 방지할 수 있습니다.

일반적으로 이러한 문서는 비용 매뉴얼, 프로그램 문서, 각종 규칙 및 규정, 할당량, 표준 비용, 예산 등 오랫동안 사용되며 항상 수정 및 개정된 상태에 있는 문서입니다. 통제 문서가 더 이상 쓸모 없게 되면 오용을 방지하기 위해 즉시 모든 사용을 중단해야 합니다.

추가 정보

통제 문서 또는 데이터가 손실된 후에는 일반적으로 "문서 제출 및 공개 신청서"를 다시 작성하고 사유를 명시한 후 관련 부서에 보고하여 승인을 받아야 합니다. 줄질. 문서 재발급 시 문서관리센터는 "문서제출 및 발급신청서"에서 분실된 문서의 관리번호를 취소하고, 새로운 관리번호를 작성하여 관련 부서에 무효선고를 통보하여 오용을 방지합니다.

일반적인 상황에서는 통제 문서를 작업장(또는 지정된 장소) 밖으로 반출할 수 없습니다. 또한 모든 통제 문서는 적절하게 유지관리되어야 합니다. 통제 문서를 분실하는 것은 회사의 규칙 및 규정을 위반하는 행위이므로 관련 내부 규정에 따라 처벌을 받아야 합니다. 벌칙기준은 회사의 관련 관리시스템에 의해 결정됩니다.

물론 중요한 파일은 백업해 두어야 합니다. 예를 들어 원본이 아카이브에 보관되어 있으면 사본이 손실되면 즉시 교체할 수 있습니다. 파일이 기밀인 경우에는 한 번에 일부 파일만 사용할 수 있습니다. 또한 책임 체계를 강화해야 하며, 두 사람 중 한 사람이 책임을 지거나 매일 사용 후 반환해야 합니다.

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