OA 협업 오피스 시스템이란?

협업 OA 오피스 시스템은 현대적인 오피스와 컴퓨터 네트워크 기능을 결합한 새로운 오피스 방식을 말합니다. 행정기관 중에는 대부분 사무자동화 전자정부(Office Automation e-Government)라고 부르고, 대부분의 기업이나 기관에서는 OA, 즉 사무자동화(Office Automation)라고 부른다. 사무자동화, 즉 디지털오피스를 실현함으로써 기존 관리조직구조를 최적화하고, 관리체계를 조정하며, 효율성 향상을 바탕으로 협업오피스 역량을 강화하고, 의사결정의 일관성을 강화할 수 있으며, 최종적으로 의사결정 효율성 향상이라는 목적을 달성할 수 있다.

개발 역사

기술을 중심으로 개념적으로는 사무 자동화 시대, 협업 소프트웨어 시대, 협업 오피스 시대를 거쳐 기술적으로는 PHP 시대, 도미노 시대, .NET 시대, 자바 시대를 경험했습니다. 적용 측면에서는 이메일 시대, 문서 관리 시대, 지식 문서 시대, 워크플로우 시대를 거치며 개념과 기술, 기능이 지속적으로 업그레이드됐다. 오늘날 OA 사무 시스템은 차세대 협업 OA 사무 시스템 시대로 접어들었습니다. 차세대 협업 OA 사무 시스템 소프트웨어의 지식 관리 기능은 기업의 핵심 경쟁력 중 하나가 되었습니다.

시스템 구현

최근 몇 년 동안 정보 분야는 OA 사무용 시스템의 개발이 정점에 이르렀습니다. 그러나 금을 찾기 위해 노력하는 수백 개의 소프트웨어 공급업체가 있습니다. , 물고기와 용의 혼합 가방이 있습니다. 많은 고객의 OA 시스템 구축이 쓸모없는 것처럼 딜레마에 빠져 더 많은 고객이 10년 이상의 컨설팅과 구현 경험을 결합하여 주저하게 되었습니다. 우리는 "팀, 도구, 방법론 중 어느 것도 빠질 수 없다"는 아이디어를 내놓았습니다. 구현 개념은 기업의 전반적인 정보 계획을 기반으로 하고 고객의 개별 요구 사항과 결합하여 개인화된 성공 맵을 개선합니다. 기업의 IT 전략이 성공으로 이어질 수 있도록 구현 단계에서는 팀 구성, 도구 개선 및 관리에 많은 노력이 필요합니다.

팀 빌딩은 성공적인 프로젝트 구현의 기초입니다.

프로젝트 관리자는 특정 소프트웨어 기술을 갖춘 사람이어야 하며 비기술 컨설팅 및 프로젝트 관리에 중점을 두어야 합니다. 프로젝트 품질과 프로젝트 진행 상황을 효과적으로 관리하고 팀이 프로젝트 구현을 성공적으로 완료하도록 이끄는 것은 프로젝트 관리자의 책임입니다. 계약을 체결하고 방법을 아는 저가형 기술자를 보내는 것은 프로젝트 관리자의 책임이 아닙니다. 제품을 사용하여 제품을 설치합니다. 프로젝트 매니저를 중심으로 리더십 그룹, 프로젝트 오피스, 애플리케이션 그룹, 기술 그룹, 컨설팅 그룹이 구성되어 프로젝트 고도화와 성공의 기반이 됩니다.

프로젝트 팀은 고객이 소프트웨어 애플리케이션 관점에서 관리를 구현하도록 돕습니다. 프로젝트 관리자는 단순히 비용만 지불하면 모든 것이 잘 될 것이 아니라 고객의 OA 시스템을 효과적으로 만들 수 있는 방법을 찾으려고 항상 노력합니다. 동일한 소프트웨어를 다른 회사에서 사용하면 응용 프로그램 효과가 완전히 달라집니다. 프로젝트 관리자의 중요한 임무는 고객의 실제 비즈니스 상황을 결합하고 고객이 기존 기능을 완벽하게 사용할 수 있도록 안내하여 일반 사용자가 자신의 요구에 맞는 기능을 얻을 수 있도록 하는 것입니다. 아름답고, 사용하기 쉽고, 창의적이며, 유연하고 적응력이 뛰어나 고객이 시스템 적용 효과를 극대화할 수 있도록 지원합니다.

완벽한 도구는 프로젝트 구현의 효율성을 향상시키는 보장입니다

협업 OA 시스템 구현은 복잡한 시스템 프로젝트입니다. 왜냐하면 OA 시스템 구현에는 모든 직원이 참여하고 다양한 측면이 관련되기 때문입니다. 반면, OA 시스템의 구현에는 여러 비즈니스 시스템의 통합이 포함됩니다. 반면, OA 시스템의 구현 주기는 길고 따라서 문제는 3~5일 내에 해결될 수 없습니다. , 프로젝트의 구현 효율성을 종합적으로 향상하려면 고급 도구를 사용해야 합니다.

협업 OA 시스템의 구현 과정에서는 먼저 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 OA 시스템의 전체 프로젝트를 단계, 인력 분할, 업무 분해, 문서 공유, 프로세스 협업 및 리소스 스케줄링으로 구분하고 OA 시스템 방식의 듀얼 시스템을 통해 고객에게 보다 빠른 통합과 학습 지원을 제공하고, 프로젝트 수행 과정에서 전문가의 진단과 문제 해결을 동시에 수행할 수 있는 전문가 지원 시스템도 제공했습니다. , 프로세스의 품질 관리에 도움이 되는 다양한 전문 전자 도구는 구현 효율성을 크게 향상시킵니다.

표준화된 구현 관리는 구현 품질을 보장하는 데 도움이 됩니다.

소위 표준화된 구현 관리 계획은 프로젝트 관리 이론의 지원을 통해 프로젝트 프로세스의 표준화된 품질 관리를 수행하는 것입니다. 성숙한 프로젝트 관리 시스템은 전체 프로젝트 프로세스를 제어하고 프로젝트를 7개의 핵심 단계로 나누고 각 단계를 5~8개의 핵심 작업으로 분할합니다. 각 프로젝트 작업은 담당자에게 할당되고 완료 및 납품 표준이 설정되고 문서가 처리됩니다. 프로젝트의 납품 및 검사, 다차원 품질 관리를 통과하여 최종 출시가 신뢰할 수 있고, 사용 가능하며, 납품 가능하도록 보장하여 사용자 만족도를 크게 향상시킵니다.

시스템 특징

Jiusi Software의 CEO인 Wang Haibo는 10년 이상 수천 명의 고객에게 서비스를 제공한 경험을 바탕으로 OA 선택 시 주의해야 할 네 가지 사항을 제안했습니다.

1. OA의 본질에 주목

OA 오피스 시스템 선택

선발팀 담당자는 OA 소프트웨어가 전 직원을 위한 정보화이며, 그 본질은 전 직원의 업무 모델과 기업 경영 모델의 변화라는 점을 깊이 이해하고 있어야 합니다. 현재 선발 과정에서 많은 부서가 그럴 수 있습니다. 향후 애플리케이션 프로모션 프로세스에서는 최우선 프로젝트가 되어야 하므로 수요 조사, 제품 선택, 애플리케이션 프로모션 및 통합 등 작업 배치 및 작업 리듬이 모든 직원을 기준으로 배치되어야 합니다.

2. 핵심 가치에 집중

OA 소프트웨어의 적용 범위는 모든 지식 근로자를 포함하며 전 직원의 정보화의 첫 번째 단계입니다. 모든 직원을 위한 애플리케이션이기 때문에 특정 부서, 특정 리더, 특정 개인의 효율성보다는 전체 직원의 업무 효율성을 높이는 것이 OA 소프트웨어의 기능이라면 핵심 가치 포지셔닝이 되었습니다. 다양성과 규칙성이라는 두 가지 측면에서 평가됩니다. 심사 측면에서 OA 소프트웨어의 핵심 응용 프로그램은 프로세스 승인, 협업, 문서 관리(국영 기업 및 정부 기관), 커뮤니케이션 도구, 문서 관리, 정보 센터, 전자포럼, 계획관리, 프로젝트관리, 업무관리, 회의관리, 관계자, 시스템통합, 포털 커스터마이징, 주소록, 업무노트, 설문지, 공용도구(컴퓨터, 달력 등) 모든 기능 모듈을 기업에 가져오는 가치를 기준으로 평가하면 기본적으로 80:20 규칙을 따릅니다. 그 중 워크플로 모듈, 협업 모듈, 프로젝트 관리 모듈은 기업에 가치의 80%를 가져옵니다. 나머지 모듈은 20%의 가치를 가져옵니다.

따라서 큰 것에 집중하고 작은 것을 버리는 것, 작업 프로세스, 협업 및 프로젝트 관리의 기술 수준 검토에 집중하는 것이 제품 선택을 위한 최선의 선택이 되었습니다.

3. 제조사의 태도를 주목하세요

OA 소프트웨어는 모든 직원이 사용하는 관리 소프트웨어입니다. 따라서 OA 소프트웨어를 구입하는 것은 금융 소프트웨어 및 하드웨어 장비를 구입하는 것과 다릅니다. 시간 구매 및 판매 거래는 1년 또는 수년 동안 지속되지만, 구현, 적용 과정에서 발생하는 다양한 수요 변화, BUG 처리, 기능 조정, 소프트웨어 통합 등을 해결하기 위해 제조업체와 지속적인 상호 작용이 필요한 관리 변경, 컨설팅 및 수동 서비스가 필요합니다. 그리고 프로모션 질문입니다.

지속적이고 복잡한 문제에 직면한 고객이 일반 영업사원이나 일반 구현 직원만 상대한다면 리소스 조정 및 지원을 위해 전체 조직을 동원할 수 없기 때문에 제품 선택 시에도 반드시 고려해야 합니다. 검사에 집중하라 OA 제조사의 태도는 당신을 사랑하는 사람을 선택하는 것보다 당신을 사랑하는 사람을 선택하는 것이 훨씬 더 중요합니다.

관리 소프트웨어 분야에서 잘 알려진 암묵적인 규칙은 다음과 같습니다. 리더는 회사에서 중요하다고 간주하는 프로젝트 선택에만 참여하고 참석합니다. 리더의 수준이 높을수록 더 많은 관심을 기울입니다. 그 과정에서 문제가 발생하면 자원이 조정될 가능성이 커집니다.

4. 비용 관리에 주의하세요

많은 고객 CIO나 정보 관리자는 OA 소프트웨어 비용을 평가할 때 회사의 OA 소프트웨어 프로젝트 예산과 공급업체의 견적만 고려하고 OA의 소프트웨어 및 하드웨어 환경 비용은 무시합니다. 소프트웨어 배포, 소프트웨어 구현 프로세스에 참여하는 인력의 시간 비용, 교육 비용, 향후 유지 관리 어려움 및 서비스 비용, 향후 데이터 통합 ​​개발 비용, 업그레이드 비용 및 데이터 마이그레이션 비용 등은 종종 "선택 및 선택"에 속합니다. " 상황. 참깨도 잃어버리고, 수박도 잃어버리는 당황스러운 상황.

다섯째, 정부 정보화 요구로 인해 플랫폼 기반 OA 사무 시스템 시대가 도래했습니다.

중국의 정보화가 발전함에 따라 최근 몇 년 동안 기업, 기관 및 정부 기관에서는 다음과 같은 수많은 IT 시스템을 연속적으로 배포했습니다. OA 오피스 시스템, ERP, CRM 등 이러한 정보 시스템을 통해 초기에는 사용자가 정보 기술의 성과를 누릴 수 있었지만, 정보 기술 구축에 대한 사용자의 요구 사항이 점점 높아짐에 따라 업그레이드에 대한 압력도 받고 있습니다. OA 오피스 시스템을 예로 들어보겠습니다.

수년간의 개발을 거쳐 OA 사무 시스템의 의미는 지속적으로 확장되었으며 그 기능은 원래의 행정 사무 정보 서비스에서 조직 내 다양한 ​​관리 활동으로 점차 확장되어 조직 정보화의 중요한 조직 부분이되었습니다. 운영. 동시에, 시장의 급격한 변화와 경쟁 ​​환경으로 인해 OA 오피스 시스템이 더 많은 작업을 수행하게 되었으며, 사용자는 내부 조직, 부서 및 모든 계층의 직원 간의 협업을 어떻게 편리하고 신속하게 달성할 수 있는지에 대해 더 많은 관심을 기울이고 있습니다. , 다양한 내부 및 외부 자원의 효과적인 결합을 통해 직원들에게 효율적인 협업 플랫폼을 제공합니다.

위 내용은 OA 협업 오피스 시스템이란?의 상세 내용입니다. 자세한 내용은 PHP 중국어 웹사이트의 기타 관련 기사를 참조하세요!