9 petua untuk mendapatkan cetakan Excel yang sempurna

Mencetak spreadsheet Excel dengan sempurna kadang -kadang boleh menjadi lebih sukar daripada menciptanya. Data boleh dipotong atau bergerak ke halaman yang berbeza, yang membuang masa anda dan menanggung kos tambahan untuk mencetak semula. Sekiranya anda sering menghadapi masalah ini, berikut adalah beberapa petua untuk memastikan anda mendapatkannya pada kali pertama. menegak) dan landskap (mendatar). Memilih orientasi yang betul adalah penting untuk mendapatkan cetakan yang bersih. Potret adalah yang terbaik untuk spreadsheet dengan lebih banyak baris daripada lajur, manakala landskap berfungsi dengan baik untuk spreadsheet yang lebih luas yang mengandungi meja atau graf besar. Anda juga boleh menggunakan kedua -dua orientasi untuk halaman yang berbeza. Ini menjadikan cetakan anda kelihatan lebih digilap. Untuk menukar orientasi, navigasi ke tab "susun atur halaman", klik pada "orientasi," dan pilih sama ada "potret" untuk lembaran yang lebih tinggi atau "landskap" untuk yang lebih luas. 🎜> 2 skala agar sesuai untuk ukuran halaman yang sempurna

Mengubah orientasi sahaja tidak akan menyelesaikan segala -galanya. Sekiranya data anda terlalu tinggi atau lebar, percetakan tanpa skala yang betul boleh menyebabkannya tumpah ke lembaran tambahan atau membuat rehat halaman yang janggal. Untuk mengelakkan isu -isu ini, anda mesti skala lembaran Excel anda agar sesuai dengan kemas pada halaman. Saiz semula data anda dengan betul memastikan semuanya sesuai pada satu halaman.

Untuk melakukan ini, navigasi ke tab "Layout Page". Dalam kumpulan "Skala untuk Muat", laraskan tetapan "Lebar" dan "Ketinggian" agar sesuai dengan data anda pada satu halaman atau bilangan halaman tertentu yang anda ingin cetak. Ini membantu mengawal kiraan halaman dan memastikan cetakan anda kelihatan bersih dan profesional.

3 Gunakan kawasan cetak untuk mencetak data selektif

Kadang -kadang, saya hanya perlu mencetak seksyen spesifik spreadsheet saya, dan Excel membolehkan saya menentukan kawasan cetak untuk mengawal bahagian mana yang akan dicetak. Ini membantu mengelakkan mencetak bahagian yang tidak perlu, menyelamatkan kedua -dua kertas dan dakwat. Selain itu, saya tidak perlu mengubah suai keseluruhan spreadsheet saya untuk mencetak beberapa baris dan lajur yang dipilih, terutamanya jika ia mengandungi dataset yang besar. , pergi ke tab "Layout Page", klik pada "Kawasan Cetak," dan pilih "Tetapkan Kawasan Cetak."

Menggunakan pecahan halaman dalam spreadsheet adalah cara yang bijak untuk mengelakkan perpecahan janggal dalam data anda dan mengawal bagaimana dokumen bercetak anda disusun. Ciri ini membolehkan anda membuat keputusan di mana data pada halaman baru bermula, menyimpan bahagian utama di bahagian atas halaman seterusnya dan bukannya canggung di tengah -tengah yang sebelumnya. Halaman khusus, anda hanya boleh memasukkan rehat halaman sebelum dan selepas. Untuk melakukan ini, pilih baris atau lajur di mana anda mahu rehat, pergi ke tab "Layout Page", klik pada "Breaks," dan pilih "Masukkan Page Break." Ciri ini membantu meningkatkan kebolehbacaan dan persembahan keseluruhan spreadsheet Excel yang dicetak anda. Langkah -langkah yang paling penting untuk memastikan cetakan data anda tepat seperti yang dimaksudkan. Ini membolehkan anda melihat sebarang masalah dengan susun atur, penjajaran, atau penglihatan data dan membuat pelarasan yang diperlukan, seperti data skala atau menyusun semula, untuk mencapai cetakan yang dikehendaki.

Untuk melihat bagaimana spreadsheet anda akan muncul di atas kertas, klik "Fail" di menu atas dan pilih "Cetak" untuk membuka tetingkap Pratonton Cetak. Semak semua halaman untuk menangkap sebarang isu pemformatan sebelum memukul butang cetak. Langkah mudah ini dapat menjimatkan masa, kertas, dan dakwat dengan mengelakkan cetakan semula yang tidak perlu. Format data anda dalam Excel, pelarasan kecil atau membuka fail dalam versi Excel yang berbeza dengan mudah boleh mengganggu susun atur. Untuk mengekalkan pemformatan spreadsheet Excel saya, saya menyimpannya sebagai PDF, yang memastikan susun atur tetap utuh. Ia juga membantu saya mengesahkan bagaimana data akan muncul di setiap halaman yang dicetak. Ini juga menyekat mereka daripada membuat sebarang perubahan yang tidak diingini pada data. Untuk menyimpan spreadsheet sebagai PDF, klik "Fail" di menu atas, pilih "Simpan As," pilih lokasi anda, dan dalam "Simpan sebagai Jenis" dropdown, pilih "PDF." Kemudian, klik "Simpan."

7 Gunakan margin tersuai untuk keperluan spesifik

satu kesilapan biasa Excel Beginners membuat apabila percetakan spreadsheets mengabaikan untuk menyesuaikan ruang untuk menyesuaikan untuk menyesuaikan ruang untuk menyesuaikan untuk menyesuaikan ruang untuk menyesuaikan untuk menyesuaikan ruang untuk menyesuaikan untuk menyesuaikan ruang menyesuaikan ruang antara data dan tepi kertas. Langkah ini penting untuk cetakan bersih dan profesional. Menggunakan margin tersuai, anda boleh menyesuaikan lebih banyak data pada setiap halaman atau meninggalkan ruang untuk nota dan mengikat. Untuk menetapkan margin terbina dalam atau tersuai, pergi ke tab "Layout Page", klik "Margin," dan pilih "Margin Custom." Kemudian, laraskan margin atas, bawah, kiri, dan kanan agar sesuai dengan keperluan anda. Hanya berhati -hati untuk tidak mengurangkan margin terlalu banyak.

8 tajuk cetak untuk spreadsheet multi-halaman

Saya menggunakan ciri tajuk cetak dalam Excel. Ini memastikan tajuk atau label penting muncul di setiap halaman spreadsheet pelbagai halaman, mengekalkan data mudah untuk diikuti dan mentafsir sepanjang. Ini memudahkan penerima spreadsheet saya untuk memahami data tanpa sentiasa membalikkan kembali ke halaman pertama. Dan dalam kotak "baris untuk mengulangi di atas" atau "lajur untuk diulangi di kiri" kotak, pilih baris atau lajur yang anda mahu diulang pada setiap halaman. Sekiranya anda belum menggunakan ciri ini sebelum ini, ia akan meningkatkan kebolehbacaan cetakan Excel anda dengan ketara. , anda harus menyesuaikan lebar lajur dan ketinggian baris untuk memastikan data tidak dipotong atau dibalut dengan cara yang membuatnya sukar dibaca. Saya sentiasa memastikan bahawa teks, nombor, dan maklumat lain dapat dilihat dengan jelas dan tidak ada jarak tumpang tindih atau janggal antara data dalam sel. kawasan untuk mengekalkan kebolehbacaan sambil mengekalkan susun atur keseluruhan yang kemas dan teratur. Untuk menyesuaikan lebar lajur atau ketinggian baris, sorot lajur atau baris yang berkaitan, klik kanan, dan pilih "Lebar Lajur" atau "Ketinggian Baris." Masukkan dimensi yang dikehendaki dan klik "OK."

---

Ini adalah petua yang saya ikuti secara konsisten apabila mencetak spreadsheet Excel. Jika cetakan anda sering kelihatan kemas, saya sangat mengesyorkan menggunakan strategi ini. Dengan berhati -hati mengikuti langkah -langkah ini dan pratonton helaian anda sebelum mencetak, anda akan dapat mencapai cetakan sempurna dengan keyakinan. pemformatan. Luangkan masa anda untuk menyelesaikan masalah sebelum mencuba cetakan lain.

Atas ialah kandungan terperinci 9 petua untuk mendapatkan cetakan Excel yang sempurna. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!