Cara Menambah Jadual Kandungan ke Excel (dan Mengapa Anda Perlu)

Mengurus Buku Kerja Excel dengan cekap: pelbagai cara untuk membuat direktori

buku kerja Excel dengan beratus -ratus lembaran kerja? Mewujudkan direktori menjadikannya mudah untuk mencari lembaran kerja tertentu. Walaupun Excel tidak mempunyai fungsi penciptaan direktori satu klik, kaedah berikut dapat membantu anda mencapainya!

Mengapa anda perlu menambah direktori dalam Excel?

Jika buku kerja Excel anda mengandungi beratus-ratus lembaran kerja dan perlu mencari lembaran kerja tertentu untuk mengemas kini atau mengubah suai data, carian manual boleh memakan masa yang sangat lama. Dan direktori membolehkan anda dengan mudah menavigasi buku kerja anda dan cepat mencari jadual yang anda inginkan.

Sebagai penulis kandungan SEO, saya sering memproses fail Excel yang besar dengan data kata kunci. Menggunakan direktori, saya dapat dengan mudah melompat ke lembaran kerja Excel yang menyimpan maklumat yang saya perlukan, menjimatkan banyak masa dan usaha dan mengelakkan menatal melalui lembaran kerja dan tab yang tak terhitung jumlahnya.

Katalog membantu mengekalkan susun atur berstruktur, secara logiknya menyusun lembaran kerja dan bahagian yang relevan, dengan itu meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan. Ia juga memudahkan ahli pasukan untuk mencari bahagian tertentu untuk input dan semakan, dan meminimumkan kesilapan dengan mengurangkan kemungkinan mengubahsuai data yang tidak relevan secara tidak disangka.

Demonstrasi berikut menggunakan Microsoft Excel 365. Buku kerja saya sudah mengandungi empat lembaran kerja: Team A, Team B, Team C, dan Team D.

tambahkan direktori excel secara manual

Untuk membuat direktori secara manual, mula -mula menentukan di mana untuk meletakkannya. Adalah disyorkan untuk membuat lembaran kerja baru sebagai direktori untuk pencarian dan pengurusan mudah.

Buat lembaran kerja baru: Klik kanan mana-mana nama lembaran kerja yang ada, kemudian klik Masukkan, dan pilih Lembaran Kerja. Sebagai alternatif, anda boleh menekan Shift Alt F1.

Seterusnya, pilih sel yang anda mahu tambahkan hiperpautan, seperti B5 (atau mana -mana sel yang anda suka).

Selepas memilih sel, pergi ke tab Masukkan, klik item drop-down pautan, dan pilih pilihan Link Insert untuk memaparkan kotak dialog HyperLink Insert. Anda juga boleh mengaksesnya menggunakan kunci pintasan Ctrl K.

Navigasi ke bahagian "Tempat di Dokumen ini", pilih lembaran pilihan anda, dan taipkan teks yang ingin anda paparkan sebagai hiperpautan. Apabila selesai, tekan OK untuk memasukkan pautan.

Ulangi proses ini untuk lembaran kerja lain.

itu sahaja! Sekarang bahawa anda mempunyai pautan yang boleh diklik, anda akan dibawa terus ke lembaran kerja yang sepadan apabila diklik.

Gunakan fungsi hiperpautan/formula

cara lain untuk menambah direktori secara manual dalam Excel adalah menggunakan fungsi hyperlink. Dalam kaedah ini, anda perlu menaip nama semua helaian dan menambah formula hyperlink untuk setiap lembaran secara berasingan.

Pertama, pilih sel untuk memaparkan direktori dan masukkan formula berikut:

<code>=HYPERLINK("#'WorkSheetName'!A1", "FriendlyName")</code>

di mana, "WorksheetName" adalah nama lembaran kerja yang anda ingin buat pautan. Simbol "#" mengenal pasti lembaran kerja dan "!" Pembolehubah "FriendlyName" menunjukkan nama yang akan dipaparkan dalam direktori.

Ulangi proses ini untuk lembaran kerja lain menggunakan formula yang sama.

secara automatik menjana direktori

Anda boleh menggunakan alat pertanyaan kuasa Excel untuk membuat direktori secara automatik. Dengan alat ini, anda boleh menyenaraikan beratus -ratus lembaran kerja pada lembaran kerja tertentu dengan hanya beberapa klik dan membuat hiperpautan yang akan membawa anda terus ke setiap lembaran kerja yang sepadan apabila diklik.

3 Anda juga harus memastikan bahawa anda menyimpan buku kerja dan melumpuhkan perkongsian buat sementara waktu.

Pertama, pergi ke tab Data dalam Excel. Klik Dapatkan Data, kemudian pilih dari fail, dan kemudian klik dari pilihan Buku Kerja Excel.

Kotak dialog akan muncul di mana anda boleh memilih buku kerja yang sedang anda gunakan. Selepas memilih, klik Import.

Jangan pilih jadual atau lembaran kerja tertentu dari senarai yang muncul, tetapi pilih nama buku kerja itu sendiri. Kemudian, klik Tukar Data.

Anda kini akan melihat senarai semua helaian, jadual, dan nama yang ditakrifkan dalam buku kerja. Oleh kerana kita hanya memerlukan nama lembaran kerja, penapis memohon hanya memaparkan lembaran kerja dalam pilihan jenis.

Seterusnya, klik kanan lajur Nama (termasuk nama lembaran) dan pilih Padam Lajur Lain. Langkah ini hanya meninggalkan satu lajur yang menyenaraikan semua nama lembaran.

Anda juga boleh menamakan semula tajuk kepada nama apa sahaja yang anda suka. Selepas membuat perubahan ini, klik Tutup dan Muatkan ke Pilihan.

Pilih "Lembaran Kerja sedia ada" dan masukkan sel untuk memulakan senarai (contohnya, sel A1 atau B5).

Anda kini akan mempunyai koleksi semua nama lembaran dalam buku kerja.

Langkah terakhir adalah untuk membuat hiperpautan untuk nama lembaran kerja menggunakan formula hyperlink. Apabila anda membuat hiperpautan untuk lembaran kerja pertama dan tekan Enter, semua lajur lembaran kerja secara automatik akan mengemas kini hiperpautan mereka secara automatik. Jika tidak, anda hanya boleh menyeret pemegang mengisi untuk memohon formula untuk semua baris dalam direktori.

anda boleh membuat hiperpautan menggunakan formula berikut:

<code>=HYPERLINK("#'WorkSheetName'!A1", "FriendlyName")</code>

Sekarang jika anda mengklik mana -mana hiperpautan, ia akan membawa anda terus ke lembaran kerja yang sepadan dalam buku kerja.

menyegarkan semula lembaran kerja secara automatik

Salah satu manfaat hebat menggunakan Kuasa Kuasa ialah anda boleh mengemas kini direktori dengan mudah dan menambah atau memadam lembaran kerja dalam buku kerja anda setiap kali anda menambah atau memadam buku kerja.

Sebagai contoh, saya telah menambah lembaran kerja baru ke buku kerja dan menyelamatkannya sebagai nama "Pasukan E". Sekarang saya mahukan lembaran kerja ini dan hiperpautannya muncul dalam direktori.

Untuk mengemas kini garis besar, hanya kembali ke lembaran kerja utama dan klik dua kali "katalog" pertanyaan Excel yang kelihatan di sebelah kanan buku kerja.

Dalam menu yang dibuka, klik Refresh Preview untuk mengemas kini direktori.

Walau bagaimanapun, apabila anda mengemas kini, mana -mana jadual baru -baru ini ditambah atau nama yang ditetapkan juga akan dimasukkan ke dalam direktori yang dikemas kini. Untuk menapisnya, navigasi ke pilihan baris yang ditapis, klik menu drop-down jenis, dan pilih hanya lembaran kerja.

itu sahaja! Pertanyaan kuasa secara automatik akan mengemas kini direktori dan memasukkan lembaran kerja yang baru ditambah.

menggunakan skrip kod VBA

Jika buku kerja anda besar, anda juga boleh menggunakan makro VBA untuk mengautomasikan proses ini dengan melintasi semua helaian, membuat item senarai untuk setiap helaian, dan memasukkan hiperpautan. (Bahagian kod VBA ditinggalkan, kerana kod yang disediakan dalam teks asal perlu dijalankan secara berasingan dan tidak boleh diberikan secara langsung di sini.)

Buat pautan untuk kembali ke jadual direktori

Jika buku kerja anda mempunyai banyak helaian, dapat membantu menambah hiperpautan ke setiap lembaran kerja yang kembali ke halaman direktori rumah.

Pertama, buka lembaran kerja yang anda mahu tambah pautan kembali, dan kemudian pilih sel di mana anda ingin memaparkan pautan. Seterusnya, pergi ke "masukkan" & gt; Pilih lembaran kerja utama dan ketik "halaman katalog" sebagai teks paparan.

Anda kini telah membuat pautan yang akan dikembalikan ke halaman direktori rumah anda apabila diklik. Anda boleh menyalin pautan ini dengan mudah dan menampalnya pada semua lembaran kerja lain.

Sama ada anda berurusan dengan sebilangan kecil lembaran kerja atau buku kerja yang besar, kaedah ini dapat membantu anda membuat direktori dengan cekap.

Atas ialah kandungan terperinci Cara Menambah Jadual Kandungan ke Excel (dan Mengapa Anda Perlu). Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!