6 langkah untuk memastikan anda tidak akan kehilangan fail Microsoft Office lagi

Lindungi dokumen Microsoft Office anda: Tujuh langkah mudah untuk mengelakkan kehilangan data

Dokumen Microsoft Office terdiri daripada rancangan perniagaan ke novel. Akibat kehilangan dokumen adalah mungkin, dari mengecewakan kepada bencana. Nasib baik, langkah berjaga -jaga tidak rumit. Tujuh langkah berikut dapat memastikan keselamatan hasil kerja anda dengan berkesan:

1. Pengamal IT menyedari risiko kehilangan data. Mereka sering berkata:

"Terdapat hanya dua jenis orang di dunia: orang yang telah kehilangan data mereka, dan orang yang akan kehilangan data mereka."

Ramai orang berfikir bahawa kehilangan data tidak akan berlaku kepada diri mereka sendiri, tetapi sebenarnya, ia hampir tidak dapat dielakkan. Sama ada ini masalah kecil atau bencana utama bergantung sepenuhnya pada sama ada anda mempunyai sandaran.

"Kecuali anda mempunyai sekurang -kurangnya tiga salinan, dokumen itu tidak wujud." Anda memerlukan lebih daripada satu sandaran, tetapi dua. Sesetengah jenis kegagalan boleh menyebabkan anda bukan sahaja kehilangan salinan dokumen anda, tetapi juga kehilangan sandaran. Sebagai contoh, jika anda menyimpan salinan sandaran pada cakera keras luaran anda di rumah atau pejabat dan kebakaran memecah bangunan. Cadangan peribadi saya: "Salah satu sandaran harus disimpan di tempat lain."

2.

Ciri ini hanya tersedia untuk pelanggan Microsoft 365. Cari suis autosave di sudut kiri atas tetingkap dan hidupkannya. Autosave memerlukan dokumen anda disimpan dalam Folder OneDrive atau SharePoint. (Anda perlu log masuk ke akaun Microsoft anda untuk melihat pilihan ini, jika masih tidak dapat dilihat, pilih pilihan "Tambah Lokasi".)

Anda harus terus mengedit dengan versi ini untuk melindungi kerja anda.

3

Jika anda menyimpan dokumen secara tempatan pada Windows PC atau Mac, anda pasti dapat menyandarkan keseluruhan folder ke OneDrive. Anda hanya perlu melakukan ini sekali, selepas itu anda akan mempunyai sandaran dalam talian yang tersedia jika ada masalah berlaku di komputer anda.

Sistem Windows:

Klik ikon OneDrive (Cloud) dalam dulang sistem untuk membuka OneDrive. Klik ikon Gear di sudut kanan atas dan pilih Tetapan. Klik tab Sync dan Backup, dan kemudian klik butang Urus Backup. Semak bahawa folder yang anda gunakan (contohnya, "Dokumen") sedang disandarkan. Jika tidak, hanya hidupkannya.

Ciri ini boleh didayakan secara lalai pada sistem Windows 11.

Sistem MAC:

anda perlu menggunakan aplikasi OneDrive yang berdiri sendiri yang dimuat turun dari laman web Microsoft, dan

mestilah versi ini. MAC App Store Version

tidak boleh digunakan untuk tujuan ini (terima kasih, Microsoft).

Selepas memasang aplikasi, anda perlu memberikan akses cakera penuh. Klik pada menu Apple di sudut kiri atas dan klik pada tetapan sistem. Klik "Privasi dan Keselamatan" dan tatal ke bawah ke "Akses Cakera Penuh" dan kliknya (atau cari "Akses Cakera Penuh" dalam bar carian Tetapan). Hidupkan suis OneDrive.

OneDrive terletak di bar menu Mac dan muncul sebagai ikon awan. Klik, dan kemudian klik pada menu tiga titik. Kemudian klik "Keutamaan" & gt; Jika folder anda muncul sebagai fail yang disandarkan, semuanya berfungsi dengan baik. Jika tidak, klik pada pilihan sandaran Mula untuk folder yang anda mahu sandarkan.

4. Walaupun anda bekerja di awan, adalah idea yang baik untuk memastikan PC atau Mac anda disokong, dan satu -satunya cara yang boleh dipercayai untuk melakukan ini adalah untuk memastikan ia dilakukan sepenuhnya secara automatik. Sandaran manual sentiasa dilupakan apabila anda sibuk dengan kerja, dan ini betul -betul apabila sandaran paling mungkin diperlukan.

Anda memerlukan cakera keras luaran yang lebih besar daripada cakera keras dalaman komputer. Sebagai contoh, jika PC atau MAC Hard Drive adalah 1TB, anda boleh menggunakan cakera keras luaran 2TB. Ini mewujudkan ruang yang cukup untuk pelbagai versi dokumen, jadi jika anda secara tidak sengaja memadamkan sekumpulan teks dan menyedari bahawa anda memerlukannya, anda boleh memulihkannya dari versi terdahulu.

pertama sambungkan cakera keras luaran anda.

Sistem Windows:

di Windows 10, pergi ke "Mula" & gt; Dalam Windows 11, pergi ke Mula> Sejarah Fail. Dalam kedua -dua kes, terus pilih "Tambah Drive" & GT;

Sistem MAC:

Pada Mac, selepas menyambung ke cakera keras luaran, anda akan ditanya jika anda mahu menggunakannya sebagai pemacu mesin masa. Klik "Ya". (Jika ini tidak berlaku, pergi ke ikon mesin masa di bar menu -anak panah yang mengelilingi jam lawan jam dan tetapan mesin masa terbuka. Klik tanda tambah dan pilih pemacu anda.)

5.

Jika versi semasa fail anda rosak, atau anda membuat kesilapan bencana seperti tidak sengaja memadam separuh teks, adalah idea yang baik untuk mempunyai pelbagai versi dokumen. Cara paling mudah adalah untuk melakukan "simpan sebagai" secara berkala dan kemudian tambahkan nombor ke nama fail.

Sebagai contoh, jika dokumen anda dipanggil "novel saya", kemudian lakukan "Simpan sebagai" operasi, namakannya "novel saya 001". Kali seterusnya, namakannya "novel saya 002", dan sebagainya.

Berapa kerap anda melakukan ini bergantung pada diri sendiri, tetapi saya secara peribadi mengesyorkan bahawa anda sekurang -kurangnya sekali sehari. Jika dokumentasi anda sangat penting, atau anda bekerja dengan pantas, anda mungkin perlu melakukan ini lebih kerap. Sebaik sahaja kerja dilakukan dan selepas ia diserahkan, anda boleh memadam semua versi terdahulu untuk memulihkan ruang cakera.

6. Jika dokumen disimpan di awan (seperti OneDrive), pada akhir setiap kerja, "simpannya sebagai" ke PC atau Mac anda. Sebaliknya, jika salinan kerja anda berada di komputer anda, simpan sebagai awan - yang boleh menjadi OneDrive, iCloud, Dropbox, atau sebarang perkhidmatan awan lain yang anda gunakan. Dengan cara ini, tidak kira bagaimana bencana berlaku di komputer atau syarikat awan anda, anda akan dilindungi.

7. 3 .

Jika anda mengikuti semua langkah ini, anda sepatutnya dapat menahan sebarang bencana selain daripada kesan bumi oleh meteorit gergasi - di mana anda tidak perlu bimbang tentang menyerahkan tugas anda.

Atas ialah kandungan terperinci 6 langkah untuk memastikan anda tidak akan kehilangan fail Microsoft Office lagi. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!