5 Petua cepat Excel yang anda tidak tahu yang anda perlukan

petua lima excel untuk membantu anda memproses data dengan cekap

Ramai orang biasa dengan pelbagai ciri Excel, tetapi beberapa orang memahami tip praktikal yang menjimatkan masa dan memvisualisasikan data dengan lebih berkesan. Artikel ini akan berkongsi lima petua untuk membantu anda meningkatkan kecekapan apabila anda menggunakan program Spreadsheet Microsoft.

1. Ctrl Kunci pintasan diketahui, tetapi dalam Excel, ia berfungsi secara berbeza dalam situasi yang berbeza.

Pertama, pilih mana -mana sel dalam spreadsheet. Jika sel adalah bebas daripada sel -sel lain (iaitu, tiada data di sebelah kiri, kanan, di atas, atau di bawahnya, dan tidak tergolong dalam sebahagian daripada jadual yang diformat), menekan Ctrl A akan memilih keseluruhan spreadsheet.

Walau bagaimanapun, jika sel yang dipilih tergolong dalam kawasan data (seperti lajur angka yang tidak diformat atau jadual yang diformat), menekan Ctrl A hanya akan memilih kawasan data itu. Sebagai contoh, kami memilih Cell D6 dan tekan Ctrl A.

Ini sangat berguna untuk memformat hanya julat data (bukan keseluruhan lembaran kerja).

Tekan Ctrl A lagi dan Excel akan memilih keseluruhan hamparan.

Ini sesuai untuk memformat keseluruhan lembaran kerja pada masa yang sama.

Trik ini meningkatkan produktiviti tanpa menggunakan klik tetikus dan seret untuk memilih julat data.

2. Tambahkan slicer untuk cepat menapis data

Selepas memformat data ke dalam jadual Excel, butang penapis secara automatik akan muncul di bahagian atas setiap lajur, yang anda boleh nyahtandakan atau pilih butang penapis dalam tab reka bentuk jadual untuk mengeluarkan atau menambahnya semula.

Walau bagaimanapun, cara yang lebih mudah untuk menapis adalah untuk menambah slicers, terutamanya apabila lajur ditapis lebih kerap daripada yang lain.

Dalam contoh kami, kami mengharapkan untuk menyaring lajur "kedai" dan "total" dengan kerap kerana ia adalah lajur utama dalam jadual, jadi mari tambah slicer untuk setiap lajur.

Pilih mana -mana sel di dalam jadual dan klik "Masukkan Slicer" dalam tab "Reka Bentuk Jadual" reben.

kemudian pilih lajur yang anda mahu tambah slicer dan klik OK.

Sekarang, anda boleh mengklik dan seret untuk meletakkan semula atau mengubah saiz slicer, atau membuka tab Slicer untuk melihat lebih banyak pilihan. Untuk melangkah lebih jauh (seperti mengeluarkan tajuk slicer), klik kanan slicer yang relevan dan klik "Tetapan Slicer".

Oleh kerana slicer secara automatik memaparkan datanya dalam urutan (terbalik dalam dataset asal), data boleh dianalisis dengan segera.

Apabila memilih unsur -unsur dalam slicer, menekan kekunci CTRL akan memaparkan semua elemen pada masa yang sama;

3. Anda boleh membuat carta yang sangat diformat untuk memvisualisasikan data secara grafik, tetapi kadang-kadang anda memerlukan alat yang lebih bersih dan lebih kecil.

Dalam contoh berikut, kami mempunyai data keuntungan dan kerugian dari kedai yang berbeza selama seminggu dan kami ingin menambah perwakilan visual setiap trend kedai dalam lajur J.

Pertama, pilih sel dalam lajur j untuk memaparkan visualisasi trend.

Sekarang, dalam tab sisipan reben, pergi ke kumpulan minimap dan klik carta baris.

Letakkan kursor di medan "Kawasan Data", gunakan tetikus untuk memilih data dalam jadual, dan kemudian klik OK.

anda akan melihat nombor anda dengan segera muncul sebagai trendlines.

Jika garis terlalu kecil dan sukar untuk dianalisis sepenuhnya, tambah saiz sel dan lajur, dan minimap akan secara automatik mengisi ke saiz sel.

Terdapat dua jenis minimap lain yang boleh anda gunakan bergantung kepada jenis data yang anda ingin gambarkan.

Minimap silinder membentangkan data dalam bentuk carta bar mini:

carta mini keuntungan dan kerugian menekankan nilai positif dan negatif:

Selepas membuat minimap, pilih mana -mana sel yang terjejas dan gunakan tab minimap pada reben untuk membuat sebarang pemformatan atau perubahan terperinci yang dikehendaki. Oleh kerana mereka ditambah bersama, mereka akan diformat dengan cara yang sama pada masa yang sama. Walau bagaimanapun, jika anda mahu memformatnya secara individu, klik ungroup dalam tab MiniMap. Dalam contoh berikut, kami tidak mengadili setiap minimap lain untuk memformat alternatifnya.

4. Satu lagi cara untuk memvisualisasikan dan menganalisis data dengan segera adalah dengan menggunakan alat pemformatan bersyarat pratetap Excel. Menetapkan peraturan pemformatan bersyarat boleh mengambil masa, dan juga boleh menyebabkan masalah jika peraturan bertindih atau bertentangan antara satu sama lain, tetapi lebih mudah menggunakan format lalai. 3 Di sana, klik "Stripes", "Skala Warna", atau "Set Ikon" dan pilih gaya yang sesuai dengan data anda.

Dalam contoh kami, kami memilih jalur oren, yang membantu kami membandingkan jumlahnya sekilas. Dengan mudah, kerana terdapat nombor negatif dalam data kami, Excel secara automatik memformat jalur data untuk menekankan perbezaan berangka.

Untuk membersihkan pemformatan bersyarat, pilih sel yang berkaitan, klik pemformatan bersyarat dalam tab Mula, dan kemudian klik peraturan yang jelas dari sel terpilih.

5. Data screenshot untuk mencapai kemas kini dinamik

Ini adalah cara yang baik untuk menyalin sel pada satu lembaran kerja ke lokasi lain (seperti papan pemuka). Sebarang perubahan yang dibuat kepada data asal akan dapat dilihat dalam data yang disalin.

Mula -mula tambahkan alat kamera ke Toolbar Akses Pantas (QAT). Klik anak panah bawah di sebelah kanan mana -mana tab pada reben untuk melihat apakah QAT anda diaktifkan. Jika pilihan Toolbar Access Shoile Cepat tersedia, anda telah memaparkannya. Begitu juga, jika anda melihat pilihan "Tunjukkan Pantas Akses", kliknya untuk mengaktifkan QAT anda.

Kemudian, klik Qat Down Arrow dan klik "Lebih Banyak Perintah".

Sekarang, pilih "Semua Perintah" dari menu "Pilih Perintah dari", kemudian tatal ke dan pilih "Kamera" dan klik "Tambah" untuk menambahnya ke QAT anda. Kemudian klik OK.

Anda akan melihat ikon "Kamera" di QAT.

Pilih sel yang ingin anda salin dalam lembaran kerja atau buku kerja lain dan klik ikon "Kamera" yang baru ditambah.

Jika anda ingin menyalin kandungan yang tidak dilampirkan ke sel (seperti imej atau carta), pilih sel -sel di belakang dan sekitar projek. Ini akan menyalin sel yang dipilih dan segala -galanya sebelum ini sebagai imej.

Kemudian, pergi ke lokasi di mana anda ingin menyalin data (dalam contoh di bawah, kami menggunakan Lembaran Kerja 2), klik sekali di tempat yang sesuai (dalam kes kami, sel A1).

Excel merawatnya sebagai gambar, jadi anda boleh menggunakan tab Format Gambar pada reben untuk membuat snapshots dengan tepat.

Sebelum menangkap data sebagai imej, pertimbangkan untuk mengeluarkan garis grid, yang akan membantu imej kelihatan kemas dalam kedudukan salinannya.

Walaupun ini adalah gambar (biasanya elemen tidak berubah dalam fail), jika data asal diubah, ini akan segera dicerminkan dalam versi yang ditangkap!

Belajar beberapa pintasan yang paling berguna dalam Excel adalah satu lagi cara untuk meningkatkan kecekapan, kerana mereka mengelakkan beralih antara menggunakan papan kekunci dan tetikus.

Atas ialah kandungan terperinci 5 Petua cepat Excel yang anda tidak tahu yang anda perlukan. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!