3 petua spreadsheet untuk membuat pemula berasa seperti kebaikan

Jujurlah: Spreadsheets boleh menakutkan. Sudah tentu, mudah untuk menambah sempadan dan sel cat dengan warna yang berbeza, mungkin anda tahu bagaimana menggunakan fungsi asas seperti SUM dan AVG. luar biasa.

Tetapi realitinya adalah bahawa anda harus benar -benar memahami apa yang anda lakukan untuk melepaskan kuasa sebenar platform seperti Microsoft Excel atau Google Helaian. Ia adalah jalan yang panjang dan peningkatan yang berterusan memerlukan anda untuk terus dimaklumkan tentang alat dan ciri baru.

Namun, semua orang perlu bermula di suatu tempat, jadi berikut adalah tiga petua spreadsheet asas untuk pemula, sama ada anda lebih suka suite Microsoft atau sifat kolaboratif Google.

Sekiranya saya menggunakan helaian Excel atau Google?

Jika anda hilang di kedalaman Tiktok, anda mungkin melihat Miss Excel (nama sebenar Kat Norton) menari di hadapan spreadsheet Excel, mengajar pengguna bagaimana membekukan lajur semasa bermain "Ice Ice Baby" Vanilla Ice. Walaupun anda tidak pernah mengambil berat tentang Tiktok, ketahui bahawa kemahiran spreadsheetnya sangat kuat.

"Salah satu masalah terbesar yang saya lihat adalah orang yang merasa terharu," kata Norton ketika dia mengajar penonton bagaimana menggunakan fungsi penuh spreadsheet. "Di sinilah saya cuba mengajar orang bahawa Excel adalah alat untuk membantu anda."

[berkaitan: belanjawan membosankan. Petua ini menjadikannya lebih mudah. ]

Jika anda seorang pemula dan tidak dapat mengakses Microsoft Office, Google Sheets adalah alternatif yang kompeten. Kedua -duanya adalah platform yang sama, Norton berkata pilihannya ditentukan terutamanya oleh keutamaan dan ketersediaan. Walau bagaimanapun, jika anda bekerja dengan sejumlah besar data, Miss Excel mempunyai keutamaan yang mengejutkan: "Excel jauh lebih berkuasa dalam analisis data."

cara menggunakan vlookup

Norton berkata VLOOKUP adalah salah satu fungsi yang paling biasa dan berguna yang anda ada dalam program spreadsheet anda. Ia membantu anda mencari sesuatu dalam lajur menggunakan rujukan -memikirkannya sebagai jalan pintas carian yang dipertingkatkan (Ctrl/Cmd F). Sebagai contoh, jika anda mempunyai jadual dengan nama, nombor telefon, alamat, kod pos, bandar, dan e -mel (dalam lajur berasingan), anda boleh menggunakan fungsi ini untuk cepat mencari maklumat khusus tentang seseorang dengan menggunakan nama sebagai rujukan.

3 Nampaknya ini:

= vlookup (search_key, julat, indeks, [is_sorted])

Dalam Excel dan Helaian Google, anda akan melihat parameter atau argumen yang diperlukan oleh platform untuk mendapatkan hasilnya. Dalam kes ini, terdapat empat:

search_key

Ini adalah rujukan anda. Di sini anda boleh menggunakan nilai sel (nombor di dalamnya), rentetan teks di dalam sel (anda selalu perlu memasukkannya dalam petikan dalam fungsi), atau nombor sel (rujuk huruf lajur anda berada dalam, diikuti dengan nombor baris). Dalam contoh ini, ia akan menjadi nama individu yang maklumat yang anda cari - "Jane Smith".

Range

Ini adalah kumpulan sel yang akan dicari oleh Vlookup. Ia mesti mengandungi lajur (lajur nama) di mana carian _key terletak dan mana -mana lajur yang mungkin mengandungi hasilnya. Anda boleh menambah parameter ini menggunakan lajur tetikus atau trackpad sorotan, atau menggunakan kolon untuk menunjukkan bilangan sel kiri atas dan bawah yang lebih rendah yang dipilih di tengah. Jika julat anda termasuk 20 baris pertama tiga lajur pertama, julat anda akan menjadi A1: C20.

index

Ini adalah bilangan lajur di mana hasilnya terletak. Dalam Excel dan Helaian Google, lajur itu dikenal pasti oleh surat, tetapi dalam kes ini surat itu ditukar kepada nombor, di mana A adalah 1, B adalah 2, dan sebagainya.

(pilihan) is_sorted

Ini adalah parameter yang paling mudah, kerana anda hanya mempunyai dua pilihan: benar atau palsu. Dalam Helaian Google, yang terakhir adalah lalai, yang bermaksud platform akan mencari perlawanan tepat carian_key yang anda masukkan. Jika anda menggunakan benar, platform juga memberikan hasil dari Search_Key. Ini berguna apabila anda mempunyai buku alamat di mana pelbagai penyertaan mungkin tergolong dalam orang yang sama dan sebahagian daripadanya boleh dieja dengan cara yang berbeza, seperti "Jayne Smith" atau "Jane Smit".

• Petua Pro: Semua parameter dalam kurungan persegi adalah pilihan. Ini bermakna anda boleh meninggalkan medan ini kosong dan fungsi masih akan memaparkan hasilnya.
• Nota: Amaran utama alat ini ialah anda tidak dapat mencari apa -apa di sebelah kiri carian_key. Ini bermakna jika carian_key anda berada dalam lajur d (atau 4), indeks anda tidak boleh menjadi 2 atau 3.

Selepas mengisi semua parameter, tutup kurungan dan tekan Enter untuk memaparkan hasilnya. Lihat! Anda hanya menggunakan fungsi = vlookup.

bagaimana untuk menyalin dan tampal lajur yang dipilih

Jika anda mempunyai spreadsheet yang besar dengan banyak lajur, anda mungkin mahu memilih hanya sebahagian lajur dan tampalnya ke dalam meja untuk membaca lebih mudah. Anda boleh melakukannya dengan perlahan: Pilih dan salin setiap lajur, pergi ke spreadsheet baru, tampal data yang disalin, dan ulangi proses beberapa kali sehingga anda mempunyai semua maklumat yang anda perlukan. Anda juga boleh melakukan ini dengan cepat.

Pertama menyembunyikan lajur yang anda tidak mahu tampal. Dalam Helaian Google, anda boleh klik kanan pada setiap lajur dan pilih Sembunyikan lajur . Dengan Excel, anda boleh melakukan perkara yang sama, atau pilih lajur yang anda ingin sembunyikan dengan menahan kekunci kawalan pada PC atau kekunci arahan pada Mac anda semasa mengkliknya dan menekan kekunci pintasan Ctrl 0 .

[berkaitan: Gunakan skrip dan makro untuk meningkatkan produktiviti anda di Google Docs and Helaian]

Selepas itu, anda akan melihat data yang anda mahu tampal. Jika anda cuba menyalinnya, apa yang berlaku bergantung pada platform yang anda gunakan. Dalam Helaian Google, anda boleh menyalin dan menyisipkan jadual ke dalam spreadsheet baru dan ia akan dipindahkan seperti - termasuk lajur tersembunyi, tetapi masih tersembunyi. Tetapi dalam Excel anda melihat bahawa program itu akan menyalin dan memaparkan lajur tersembunyi - kerana mereka masih wujud walaupun anda tidak dapat melihatnya.

3 Dalam tetingkap pop timbul yang baru muncul, pilih

untuk melihat hanya bulatan di sebelah sel dan klik OK . Sekarang anda boleh menyalin jadual yang tidak termasuk lajur tersembunyi dan tampal di mana sahaja yang anda mahukan. bagaimana membahagikan frasa ke dalam sel perkataan tunggal Jika anda terpaksa mengatur borang hubungan anda, anda mungkin telah berjuang dengan nama anda. Meletakkan nama pertama dan terakhir anda dalam lajur yang berbeza menjadikannya lebih mudah untuk menyusun kenalan anda mengikut abjad. Walau bagaimanapun, jika anda mengusahakan fail yang sudah mempunyai banyak sel yang mengandungi nama penuh orang, anda mungkin berfikir menyalin dan menampal setiap satu adalah satu -satunya pilihan. Ini tidak berlaku.

Dalam Excel, masukkan lajur di sebelah kanan lajur yang mengandungi nama penuh - nama terakhir akan ditempatkan di sini. Kemudian, pilih lajur dengan nama penuh, dan dalam menu

menu, klik

teks ke lajur

. Dalam tetingkap pop timbul, pilih

Delimited dan klik Seterusnya . Pilih pemisah yang akan anda gunakan sebagai perkataan yang anda mahu berpecah: ruang, koma, atau titik koma. Cukup pilih kotak di sebelah yang anda mahukan. Jika watak yang anda mahu gunakan tidak disenaraikan, pilih bulatan di sebelah Lain -lain dan salin watak ke dalam medan di sebelahnya. Klik untuk menyelesaikan dan nikmati senarai kenalan anda yang kemas. Lebih mudah menggunakan Helaian Google. Pilih lajur yang anda mahu memecah teks, kemudian pergi ke data dan pilih untuk memecah teks ke dalam lajur

. Pop timbul kecil akan muncul bertanya apa platform yang harus digunakan sebagai pemisah - anda boleh menggunakan kuasa pengkomputeran Google dengan memilih

secara automatik mengesan , atau anda boleh memilih dari menu seperti dalam pembatas excel atau masukkan pembatas tersuai . Sebaik sahaja pembatas dipilih, spreadsheet secara automatik akan menyesuaikan diri dengan lajur baru dan teks anda akan dibahagikan kepada lajur yang berbeza.

Atas ialah kandungan terperinci 3 petua spreadsheet untuk membuat pemula berasa seperti kebaikan. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!