Sepuluh alat untuk membantu anda menghabiskan lebih sedikit masa melalui e -mel

menguasai peti masuk anda: 10 hacks pengurusan e -mel untuk anda lebih cekap

e -mel tidak dapat dielakkan pada abad ke -21, tetapi menguruskan peti masuk anda tidak boleh memakan hidup anda. Panduan ini mendedahkan sepuluh ciri e-mel menjimatkan masa untuk menyelaraskan aliran kerja anda dan menuntut semula masa anda. Walaupun nama dan lokasi tertentu mungkin berbeza -beza mengikut aplikasi e -mel, fungsi teras tetap konsisten.

1. templat e -mel: untuk e -mel yang sering dihantar (mis., Pengesahan permohonan kerja, meminta maaf untuk kelewatan), buat templat. Ini menghapuskan menaip berulang. Di Gmail, aktifkan templat dalam tetapan lanjutan (ikon gear & gt; Tetapan & gt; Advanced & gt; templates). Tulis templat anda, kemudian simpannya menggunakan menu tiga titik ("Simpan Draf sebagai Templat"). Templat yang disimpan akses dari menu tiga titik ("Masukkan templat").

2. Respons Automatic: Beyond Out-of-Office Balas, respons automatik adalah serba boleh. Gunakannya untuk perubahan alamat, pengumuman, atau jeda peti masuk sementara. Dalam Apple Mail (macOS), buat peraturan di bawah Mail & GT; Keutamaan & gt; Peraturan & gt; Tambah peraturan. Tentukan kriteria yang mencetuskan (mis., Sebarang mesej, pengirim khusus, kata kunci) dan tetapkan tindakan untuk "Balas mesej" dengan respons pra-tulisan anda.

3. Kotak Masuk Gabungan: Urus beberapa akaun e -mel dalam satu aplikasi. Aplikasi Windows 10 Mail memudahkan ini: klik ikon COG (kiri bawah) & gt; Menguruskan akaun & gt; Tambah Akaun.

4. alias e -mel: Buat alamat e -mel alternatif yang dikaitkan dengan akaun utama anda. Gunakan alias berasingan untuk surat berita, komunikasi keluarga, dan lain -lain, untuk penapisan dan privasi yang lebih baik. Di iCloud (web), menguruskan alias melalui ikon cog (kiri bawah) & gt; Keutamaan & gt; Akaun (sehingga tiga alias setiap alamat iCloud).

e-mel arkib:
5. Arkib secara automatik atau tandakan sebagai bacaan e-mel yang kurang penting untuk mengecilkan peti masuk anda. Dalam Outlook (Web), buat peraturan (ikon cog & gt; Lihat semua tetapan Outlook & gt; e -mel & gt; peraturan & gt; tambah peraturan baru) untuk menentukan kriteria dan menetapkan tindakan untuk "menandakan sebagai bacaan."

balasan pintar (gmail):
6. Jawapan pintar Gmail mencadangkan respons cepat berdasarkan mesej masuk. Dayakan ciri ini dalam tetapan Gmail (Web, Android, atau iOS). Pilih dari balasan yang dicadangkan atau editnya sebelum menghantar.

7. Smart Compose (Gmail): Gmail's Smart Compose Assists dalam menulis keseluruhan e -mel dengan mencadangkan perkataan dan frasa semasa anda menaip. Dayakannya dalam Tetapan Gmail dan Gunakan tab (Web) atau sapu (mudah alih) untuk menerima cadangan.

8. Pratonton e -mel: Paparkan pratonton e -mel terus dalam senarai mesej anda untuk pemprosesan yang lebih cepat. Dalam Yahoo Mail (Web), aktifkan pratonton mesej di bawah Tetapan & GT; Lebih banyak tetapan & gt; Peribadikan peti masuk.

9. Gerakan sapu (mudah alih): Gunakan gerak isyarat sapu (kiri atau kanan) untuk mengarkibkan, memadam, atau menandakan e -mel dengan cepat seperti yang dibaca pada aplikasi e -mel mudah alih anda. Sesuaikan tindakan sapu dalam tetapan mudah alih Gmail (menu butang & gt; tetapan & gt; tetapan umum & gt; tindakan sapu).

10. Tandatangan e -mel:

    Automasi kemasukan maklumat penting (ketersediaan, amaran peranti) dalam e -mel anda. Sediakan tandatangan e -mel di Apple Mail (iOS) melalui Mail & GT; Tandatangan dalam tetapan iOS.

Dengan melaksanakan strategi ini, anda dapat mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menguruskan e -mel anda, membebaskan anda untuk tugas yang lebih penting.

Atas ialah kandungan terperinci Sepuluh alat untuk membantu anda menghabiskan lebih sedikit masa melalui e -mel. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!