Cara berkongsi templat e -mel Outlook dengan pengguna dan pasukan lain

Panduan ini menyediakan langkah demi langkah untuk membuat dan berkongsi templat e-mel di seluruh pasukan anda di Outlook 365, 2016, dan versi yang lebih baru, termasuk aplikasi baru dan versi web. Ini memastikan komunikasi profesional yang konsisten.

Walaupun Outlook tidak langsung menyokong perkongsian templat, penyelesaiannya wujud. Mari kita meneroka mereka:

Berkongsi .oft Files (Outlook Klasik)

Untuk aplikasi desktop klasik (Outlook 365, 2024, 2021, 2019, dan lebih tua), perkongsian melibatkan fail .oft:

1. Mewujudkan folder bersama: Buat folder kongsi di OneDrive (untuk kegunaan peribadi atau pasukan kecil) atau SharePoint (untuk organisasi yang lebih besar). Pastikan pasukan anda mempunyai keizinan akses yang diperlukan (Lihat atau Edit). Segerakkan folder ini ke komputer anda.

2. Tulis dan simpan: Buat mesej e -mel anda di Outlook, menyesuaikan kandungan dan pemformatan. Simpan sebagai templat Outlook (*.oft) terus ke dalam folder kongsi.

Pasukan anda kini boleh mengakses templat ini.

3. Mengakses templat dikongsi: Ahli pasukan mesti menyegerakkan folder bersama ke PC mereka. Dalam Outlook, pergi ke rumah > item baru > Item lain > Pilih Borang . Pilih templat pengguna dalam sistem fail , semak imbas ke folder kongsi, pilih templat, dan klik Buka .

Berkongsi dalam Outlook dan Aplikasi Web Baru

Perkongsian langsung tidak mungkin dalam Outlook atau Apl Web baru. Templat Templat Templat Saya -dalam di peti mel awan anda, bukan lokasi yang dikongsi. Anda hanya boleh menyalin dan menampal kandungan templat, yang kurang cekap.

Penyelesaian yang lebih baik: Templat E-mel Dikongsi Tambah

Untuk perkongsian lancar di semua versi Outlook (Windows, MacOS, Desktop, Web, App baru), pertimbangkan templat e-mel yang dikongsi tambahan:

1. Persediaan Pasukan: Pentadbir anda mencipta pasukan dalam aplikasi web templat e -mel yang dikongsi.

2. Kebenaran Pengguna: Pentadbir menambah pengguna dan memberikan kebenaran ( pengguna untuk akses sahaja, editor untuk penciptaan dan penyuntingan).

3. Penciptaan templat: Ahli pasukan dengan kebenaran editor boleh membuat templat baru atau menukar e-mel Outlook sedia ada ke dalam templat bersama dalam tambahan.

4. Memasukkan templat: Untuk menggunakan templat, hanya klik dua kali atau gunakan butang tampal dalam add-on. Kandungan itu dimasukkan dengan serta -merta ke dalam e -mel Outlook anda.

Tambahan ini memudahkan perkongsian dan membolehkan penciptaan dan pengurusan templat seluruh syarikat. Muat turun versi percuma dari Microsoft AppSource.

Atas ialah kandungan terperinci Cara berkongsi templat e -mel Outlook dengan pengguna dan pasukan lain. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!