Cara mengarkibkan di Outlook secara automatik atau secara manual

Panduan komprehensif ini menerangkan cara menguruskan penyimpanan e -mel Outlook dengan berkesan dengan mengarkibkan e -mel, tugas, dan item lain di pelbagai versi Outlook (365, 2021, 2019, 2016, 2013, dan lebih awal). Belajar untuk mengkonfigurasi pengarkiban automatik, lakukan pengarkiban manual, dan menyelesaikan masalah umum.

Mengekalkan peti masuk Outlook yang diselaraskan adalah penting untuk kecekapan. Mengarkibkan barang -barang yang lebih tua mengurangkan saiz peti mel dan meningkatkan prestasi. Tutorial ini merangkumi kaedah pengarsipan automatik dan manual.

- Memahami Outlook mengarkib

• Mengotomatisasi pengarkiban e -mel
• Pengarkiban manual (individu atau semua folder)
• Mencari fail yang diarkibkan
• Teknik pengarsipan lanjutan
  • Memindahkan fail yang diarkibkan
  • Auto-Delending dari item yang dipadam dan sampah
  • Mengarkib dengan tarikh yang diterima
• Masalah Arkib Penyelesaian Masalah

Apa yang diarkibkan oleh Outlook?

Outlook Archiving (dan Autoarchive) memindahkan e -mel, tugas, dan penyertaan kalendar yang lebih lama ke folder arkib berasingan pada cakera keras anda. Proses ini menggerakkan item dari fail .pst utama anda ke fail archive.pst khusus, boleh diakses dalam Outlook. Ini membebaskan ruang pada c: \ drive anda (kecuali jika anda menentukan lokasi yang berbeza).

Pengarsipan menawarkan dua fungsi utama:

• Item bergerak: Pemindahan item ke folder arkib.
• Penghapusan Tetap: Memadam item selepas masa yang ditentukan.

Fakta Utama Mengenai Pengarsipan Outlook

Untuk mengelakkan soalan pengarkiban biasa, ingatlah perkara ini:

1. Outlook terutamanya menggunakan fail .pst (fail data Outlook) untuk menyimpan e -mel, kenalan, pelantikan, tugas, dan nota. Hanya fail .pst boleh diarkibkan. Item yang diarkibkan berada dalam folder Arkib Outlook dan tidak lagi di lokasi asalnya.
2. Pengarkiban berbeza daripada mengeksport. Mengeksport membuat salinan; mengarkibkan bergerak atau memadamkan asal.
3. Fail yang diarkibkan bukan sandaran. Buat sandaran berasingan fail Archive.PST anda untuk keselamatan data.
4. Kenalan tidak diselaraskan secara automatik. Pengarkiban manual diperlukan untuk kenalan.
5. Pertukaran akaun dengan arkib dalam talian melumpuhkan pengarsipan terbina dalam Outlook.

Petua: Gabungkan kenalan pendua sebelum mengarkib.

Mengotomatisasi pengarkiban e -mel di Outlook

Ciri autoarchive Outlook secara automatik bergerak atau memadam item lama pada selang waktu yang ditetapkan. Langkah -langkah berbeza sedikit bergantung pada versi Outlook anda.

Auto -Archiving in Outlook 365 - 2010

Autoarchive tidak didayakan secara lalai dalam Outlook 2010 dan kemudian. Anda mungkin menerima arahan untuk membolehkannya. Klik "Ya" untuk meneruskan dengan segera, atau "Tetapan Autoarchive ..." untuk menyesuaikan pilihan. Sebagai alternatif, konfigurasikan secara manual:

1. Buka Outlook, kemudian navigasi ke Fail > Pilihan > Advanced > Tetapan Autoarchive ...
2. Semak "Jalankan Autoarchive Setiap Hari N" untuk diaktifkan. Konfigurasikan tetapan lain dan klik OK .

Imej berikut menunjukkan tetapan lalai; Penjelasan terperinci untuk setiap pilihan tersedia di tempat lain. Kemajuan arkib memaparkan di bar status. Folder "Arkib" muncul secara automatik jika "tunjukkan folder arkib dalam senarai folder" dipilih. Lihat arahan untuk memaparkan folder arkib jika diperlukan.

Auto-Archiving in Outlook 2007

Kalendar Auto-Archives Outlook 2007, tugas , dan item jurnal (lebih tua dari 6 bulan), bersama-sama dengan item yang dihantar dan barang yang dipadam (lebih tua dari 2 bulan) secara lalai. Dayakannya untuk folder lain:

1. Buka Outlook dan klik Alat > Pilihan .
2. Pergi ke tab lain dan klik autoarchive ....

Konfigurasikan tetapan seperti yang diterangkan di bawah.

Memahami tetapan autoarchive Outlook

(Outlook 2010 dan kemudian: File > Options > Advanced > Autoarchive Settings ... )

• Jalankan autoarchive setiap hari: menetapkan kekerapan. Pengarkiban yang kerap banyak data boleh memberi kesan kepada prestasi.
• Prompt sebelum berjalan autoarchive: Menyediakan prompt pengesahan sebelum mengarkibkan.
• Padam item yang telah tamat tempoh (folder e-mel sahaja): Padam mesej dengan tarikh tamat tempoh individu (ditetapkan dalam Pilihan > Penjejakan > Tamat selepas ). Ini sering diperiksa secara lalai, jadi hapuskan jika perlu.
• Arkib atau padamkan item lama: Membolehkan tetapan autoarchive tersuai (tidak terkawal menggunakan lalai).
• Tunjukkan Folder Arkib dalam Senarai Folder: Memaparkan folder "Arkib" dalam anak tetingkap navigasi.
• Bersihkan item yang lebih tua daripada: Menetapkan ambang umur untuk mengarkib.
• Gerakkan item lama ke: Memindahkan item ke fail Archive.pst. Klik Semak imbas untuk menukar lokasi.
• Memadam item secara kekal: Memadam item tanpa mengarkib.
• Sapukan tetapan ini kepada semua folder sekarang: Menggunakan tetapan untuk semua folder.

Tempoh penuaan lalai

Tempoh penuaan lalai (berubah setiap folder):

• Peti Masuk, Draf, Kalendar, Tugas, Nota, Jurnal: 6 Bulan
• Outbox: 3 bulan
• Barang yang dihantar, barang yang dipadam: 2 bulan
• Kenalan: Tidak Auto-Archived

Tidak termasuk folder atau menggunakan tetapan yang berbeza

Untuk mengecualikan folder atau menyesuaikan tetapannya:

1. Klik kanan folder dan pilih Properties ....
2. Pilih sama ada "jangan arkibkan item dalam folder ini" atau "Arkib folder ini menggunakan tetapan ini" dan konfigurasikan dengan sewajarnya.

Membuat folder arkib

Jika "tunjukkan folder arkib dalam senarai folder" dipilih, folder "Arkib" muncul secara automatik. Jika tidak:

1. Klik Fail > Buka & Eksport > Buka Fail Data Outlook.
2. Pilih fail Archive.pst dan klik OK .

Pengarkiban manual di Outlook

Untuk lebih banyak kawalan, item arkib secara manual:

1. Dalam Outlook 2016, pergi ke tab Fail , dan klik Alat > Bersihkan item lama . Di Outlook 2010 dan 2013, klik Fail > Alat Pembersihan > Arkib ...
2. Pilih folder (s) untuk mengarkibkan dan tetapkan ambang umur. Klik Semak imbas untuk menukar lokasi fail arkib. Semak "Sertakan item dengan 'Do not Autoarchive' diperiksa" untuk memasukkan item yang dikecualikan.

Lokasi fail arkib Outlook

Fail Archive.PST dibuat secara automatik semasa arkib auto-archive atau manual pertama. Lokasi bergantung kepada sistem operasi anda (kecuali diubah semasa persediaan).

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, 10: C: \ Users \ \ Documents \ Outlook Files \ Archive.pst
• Windows XP: C: \ Dokumen dan Tetapan \ \ Settings Local \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

Outlook 2007 dan lebih awal

• Vista dan Windows 7: C: \ Users \ \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst
• Windows XP: C: \ Dokumen dan Tetapan \ \ Settings Local \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

(Nota: Data Aplikasi dan AppData adalah folder tersembunyi.)

Teknik pengarsipan lanjutan

Menukar lokasi fail arkib

Untuk memindahkan arkib yang ada:

1. Tutup folder arkib di Outlook.
2. Gerakkan fail Archive.pst ke lokasi baru.
3. Sambung semula fail yang dipindahkan di Outlook ( Fail > Open > Outlook Fail Data ... ).
4. Kemas kini tetapan autoarchive anda untuk menunjuk ke lokasi baru.

Auto-deleting dari item yang dipadam dan e-mel sampah

Konfigurasikan autoarchive untuk memadam item lama dari item yang dipadam dan folder e -mel sampah dengan menetapkan pilihan "Padam Secara kekal" untuk folder ini.

Mengarkib dengan tarikh yang diterima

Untuk arkib berdasarkan tarikh yang diterima (bukannya tarikh yang diubahsuai), ubah suai pendaftaran (Gunakan berhati -hati!). Ini memerlukan hotfixes khusus untuk Outlook 2007 dan 2010. Buat nilai pendaftaran ArchiveIgnoreLastModifiedTime dengan nilai 1 di bawah HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> . Mulakan semula Outlook.

Masalah Arkib Penyelesaian Masalah

Pilihan pengarkiban tidak tersedia

Ini biasanya menunjukkan peti mel pelayan Exchange atau dasar pengekalan mel organisasi. Semak dengan pentadbir anda.

Autoarchive tidak berjalan

Pastikan "Jalankan Autoarchive Setiap Hari N" diperiksa dalam tetapan autoarchive.

Item tertentu tidak diarkibkan

Semak sama ada tarikh yang diubahsuai item baru -baru ini atau jika "jangan autoarchive item ini" dipilih.

Folder arkib yang hilang

Sahkan bahawa "tunjukkan folder arkib dalam senarai folder" dipilih. Buka fail data Outlook secara manual jika perlu.

Fail Archive.PST yang rosak

Gunakan alat pembaikan peti masuk (scanpst.exe) untuk membaiki fail arkib.pst. Jika tidak berjaya, buat arkib baru.

Saiz maksimum dicapai

Bersihkan fail archive.pst atau utama .pst jika penuh. Had lalai ialah 20GB (Outlook 2007) atau 50GB (versi kemudian).

Panduan ini memberikan pemahaman menyeluruh mengenai pengarsipan Outlook, memperkasakan anda untuk mengoptimumkan pengurusan e -mel anda.

Atas ialah kandungan terperinci Cara mengarkibkan di Outlook secara automatik atau secara manual. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!