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最强文件分类整理方法

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Lepaskan: 2019-06-13 13:14:38
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最强文件分类整理方法

最强文件分类整理方法可以从下面这几点做:

1.文件的命名

1) 工作文档中使用文档编号,客户/供应商,项目/产品名称,问题,文档类型,关键词等对文件进行命名。
    2) 文件命名上应使用常用词,以方便在今后搜索中凭印象进行模糊搜索。
    3) 文件标题一定要能简单概括文档内容,尽量避免使用“新建 Microsoft Word 文档”等默认文件名。
    4) 有内容相似的一系列文档,可用文档之间的关键区别点作为文件名的一部分,比如:EMC_TEST_REPORT_RE_1;EMC_TEST_REPORT_CI_1。
    5) 从别处的来文档,且需要与他人交流,可暂时保留源文件名。

2.文件的分类
    根据个人工作性质不同,可对目录进行不同的分类,可按项目分,可按产品分,可按照自己工作内容分等,
分类原则如下:
    1) 一级目录尽量涵盖所有类别。即几乎所有相关文档都能正确的归于其中一类。
    2)在文件夹名称前加序号,一边是文档顺序在按照名称排列情况下统一,如“01_项目合同”。对于部分常用文档可固定使用01或99进行排序,以便在习惯的位置打开文档。
    3)对于同属于两个文件夹的文件,即文件内容与两个文件夹吻合,可在两个文件夹中的一个放置一份文档,另一个文件夹文件夹下放置该文件的快捷图标。
    4)尽量减少文件夹层数。
    5)命名规则参照文件命名规则,从简。

3.搜索软件的使用
    1)文件名搜索:推荐工具everything,速度快,体积小,设置为是随机启动,设置快捷键,需要时快速调出。
    2)文件内容搜索:Filelocator Pro,支持文档内容搜索。建议设置筛选文件格式及常用文档工作目录,减少搜索时间。

4. 模板文件的建立
    1)目录模板:建议类似目录分类使用相同或类似文件目录结构,以便根据习惯迅速找到相应文件。
    2)文档模板:当工作内容有较大重复时,建立结构完整的无内容空模板,设置为只读模式,编写具体文档时,根据模板内容填写模板,增删部分目录结构。

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