Excel技巧：提升效率的七個實用小竅門
本文將分享七個Excel實用技巧，助您提升工作效率，即使是經驗豐富的Excel用戶也能從中受益。
1. 隱藏數據但不隱藏單元格
Excel沒有直接隱藏單元格內數據的命令，但這功能卻非常實用。例如，在熱力圖中，顏色已清晰表達數據含義，無需顯示具體數值。
同理，表格中的分數可能源於計算，其數值本身意義不大，數據條已清晰展現員工間的對比。因此，總分無需顯示。
打印薪資表時，為了保護員工隱私，需要隱藏薪資數據。
要隱藏數據但不隱藏單元格，選中單元格後，點擊“開始”選項卡“數字”組中的“數字格式”對話框啟動器。
在左側菜單中選擇“自定義”，在“類型”字段中輸入“;;;”（三個分號）。
點擊“確定”，選定單元格中的數字將消失，但數據仍然存在。
如需查看隱藏的數據或公式，選中單元格，即可在電子表格頂部看到公式欄。
2. 將數值數據轉換為代表性文本
有多種方法可以根據數據生成文本，包括XLOOKUP函數、條件格式和SWITCH函數。然而，許多技術需要為數據及其代表性文本設置單獨的列。
在此數據表D列中，希望Excel將正數轉換為“利潤”，負數轉換為“虧損”，零轉換為“盈虧平衡”。
選中相關單元格，右鍵點擊，然後點擊“開始”選項卡“數字”組中的“數字格式”對話框啟動器。
點擊“自定義”，在“類型”字段中輸入““利潤”；“虧損”；“盈虧平衡””，確保每個短語都用雙引號括起來，並用分號分隔。重要的是按此順序輸入短語——第一個用於正數，第二個用於負數，第三個用於零。
點擊“確定”，數字將更改為您在上一步中定義的文字，讓您能夠快速評估數據。
3. 快速剪切、複製、替換和插入單元格、行和列
利用鼠標和鍵盤快捷鍵，可以更高效地移動、複製和插入單元格、行和列。
替換：點擊並拖動 直接選擇、點擊並拖動單元格、行或列到目標位置，點擊“確定”確認替換數據。
複製並替換：Ctrl鍵 點擊並拖動 選中單元格、行或列，按住Ctrl鍵，拖動到復制位置。 Excel不會提示替換數據，操作前請務必確認。
剪切並插入：Shift鍵 點擊並拖動 將單元格、行或列插入到現有數據之間，按住Shift鍵點擊並拖動。
複製並插入：Shift Ctrl鍵 點擊並拖動 創建單元格、行或列的副本，不會丟失任何數據，按住Shift和Ctrl鍵點擊並拖動。
4. 重複上次操作 (F4鍵)
F4鍵可以重複上次操作，包括粘貼、插入和刪除行、添加單元格格式以及添加新工作表。這比重複點擊菜單操作更高效。
例如，在現有列之間插入新列，第一次操作後，選中目標列，按F4鍵即可重複插入操作。
注意，F4鍵在不同情況下作用不同，例如在輸入公式時，它用於切換相對引用、絕對引用和混合引用。
5. 同時插入、選中和取消選中多個複選框
Excel的複選框工具（2024年6月添加）非常適合創建清單、跟踪任務進度和快速可視化數據。
要同時選中或取消選中多個複選框，先選中包含複選框的單元格，然後按空格鍵。
6. 添加當前（固定）日期和時間
使用快捷鍵添加固定日期和時間：
7. 複製Excel窗口
處理大型工作表時，同時查看不同區域或多個標籤頁非常方便。點擊“視圖”選項卡中的“新建窗口”圖標，即可複制工作簿。對一個副本的任何更改都會自動更新到另一個副本。
按Windows Z鍵可以重新排列複製的Excel窗口在屏幕上的顯示方式。
掌握這些Excel技巧，並了解常見錯誤，可以顯著提高工作效率。
以上是7 Microsoft Excel技巧，您可能不知道的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！
