讓我們坦誠相待：電子表格可能令人望而生畏。當然，添加邊框和為單元格塗上不同的顏色很容易，也許您甚至知道如何使用SUM和AVG等基本函數。太棒了。
但現實是，您必須真正了解自己在做什麼才能釋放Microsoft Excel或Google Sheets等平台的真正強大功能。這是一條漫長的道路，持續的升級將要求您隨時了解新的工具和功能。
儘管如此，每個人都需要從某個地方開始，因此，這裡有三個針對初學者的基本電子表格技巧，無論您更喜歡Microsoft的套件還是Google的協作性質。
如果您迷失在TikTok的深處，您可能已經看到Miss Excel（真名Kat Norton）在Excel電子表格前跳舞，教用戶如何在播放Vanilla Ice的“Ice Ice Baby”的同時凍結列。即使您從未關心過TikTok，也要知道她的電子表格技能非常強大。
“我看到最大的問題之一是人們感到不知所措，”諾頓在教觀眾如何使用電子表格的全部功能時說道。 “這就是我試圖來教人們Excel是一個幫助你的工具的地方。”
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如果您是初學者並且無法訪問Microsoft Office，Google Sheets是一個完全勝任的替代品。兩者都是類似的平台，諾頓說，選擇主要取決於偏好和可用性。但是，如果您處理大量數據，Miss Excel有一個毫不意外的偏好：“Excel在數據分析方面要強大得多。”
諾頓說，VLOOKUP是您在電子表格程序中最常見和最有用的函數之一。它可以幫助您使用參考在列中查找某些內容——將其視為增強版的查找快捷鍵（Ctrl/Cmd F）。例如，如果您有一張包含姓名、電話號碼、地址、郵政編碼、城市和電子郵件（在單獨的列中）的表格，您可以使用此函數通過使用姓名作為參考來快速查找有關某人的特定信息。
要使用它，請在要顯示結果的單元格中輸入函數=VLOOKUP。它看起來像這樣：
=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])
在Excel和Google Sheets中，您都會看到平台獲得結果所需的參數或自變量。在這種情況下，共有四個：
這是您的參考。在這裡，您可以使用單元格的值（其中的數字）、單元格內的文本字符串（您始終需要在函數中用引號括起來）或單元格編號（參考所在的列的字母，後跟行號）。在此示例中，它將是您要查找其信息的個人的姓名——“jane smith”。
這是VLOOKUP將搜索的單元格組。它必須包含搜索_key所在的列（名稱列）和可能包含結果的任何列。您可以使用鼠標或觸控板突出顯示列來添加此參數，或者使用冒號在中間指示該選擇的左上角單元格和右下角單元格的編號。如果您的範圍包括前三列的前20行，則您的範圍將為A1:C20。
這是結果所在的列的編號。在Excel和Google Sheets中，列由字母標識，但在這種情況下，該字母被轉換為數字，其中A為1，B為2，依此類推。
這是最簡單的參數，因為您只有兩個選項：TRUE或FALSE。在Google Sheets中，後者是默認值，這意味著平台將搜索您輸入的search_key的精確匹配項。如果您使用TRUE，平台還會提供來自類似search_key的結果。當您有一個地址簿，其中可能有多個條目屬於同一個人，並且其中一些條目可能拼寫不同時，這非常有用，例如“Jayne Smith”或“Jane Smit”。
填寫所有參數後，關閉括號並按回車鍵以顯示結果。瞧！您剛剛使用了=VLOOKUP函數。
如果您有一個包含許多列的大型電子表格，您可能只想選擇其中一部分列並將其粘貼到一個表格中，以便更容易閱讀。您可以緩慢地進行操作：選擇並複制每一列，轉到新的電子表格，粘貼複製的數據，然後重複此過程多次，直到您擁有所需的所有信息。您也可以快速地執行此操作。
首先隱藏您不想粘貼的列。在Google Sheets中，您可以右鍵單擊每個列並選擇隱藏列。使用Excel，您可以執行相同的操作，或者通過在按住PC上的Control鍵或Mac上的Command鍵的同時單擊它們來選擇要隱藏的列，然後按快捷鍵Ctrl 0 。
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之後，您將看到想要粘貼的數據。如果您嘗試複製它，會發生什麼取決於您所使用的平台。在Google Sheets中，您可以將表格複製並粘貼到新的電子表格中，它將按原樣傳輸——包括隱藏的列，但仍然隱藏。但在Excel中，您會看到程序將復制並顯示隱藏的列——因為即使您看不到它們，它們仍然存在。
為了防止這種情況，請選擇表格，導航到Excel的“開始”菜單，轉到查找和選擇，然後選擇轉到特殊。在新出現的彈出窗口中，選中僅可見單元格旁邊的圓圈，然後單擊確定。現在，您可以復制排除隱藏列的表格，並將其粘貼到任何您想要的位置。
如果您曾經必須整理聯繫人表，您可能已經與姓名作鬥爭。將名字和姓氏放在不同的列中可以更容易地按字母順序排序您的聯繫人。但是，如果您處理的文件已經有很多單元格包含人們的全名，您很可能認為複制和粘貼每一個都是唯一的選擇。事實並非如此。
在Excel中，在包含全名的列的右側插入一列——姓氏將位於此處。然後，選擇包含全名的列，在數據菜單中，單擊文本到列。在彈出窗口中，選擇分隔並單擊下一步。選擇您將用作要分割的單詞的分隔符：空格、逗號或分號。只需選擇您想要的一個旁邊的框即可。如果您想要使用的字符未列出，請選擇其他旁邊的圓圈，然後將字符複製到它旁邊的字段中。單擊完成，享受您整齊的聯繫人列表。
使用Google Sheets更容易。選擇要分割文本的列，然後轉到數據，然後選擇將文本分割到列。一個小小的彈出窗口將出現，詢問平台應該使用什麼作為分隔符——您可以通過選擇自動檢測來使用Google的計算能力，或者您可以像在Excel中一樣從菜單中選擇分隔符或輸入自定義分隔符。選擇分隔符後，電子表格將自動適應新列，您的文本將被分割到不同的列中。
以上是3個電子表格技巧，使初學者感覺像是專業人士的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！
