如何與其他用戶和團隊共享Outlook電子郵件模板

本指南提供了一個分步演練，可在Outlook 365、2016和更新版本中創建和共享團隊中的電子郵件模板，包括新應用程序和Web版本。這確保了一致的專業溝通。

儘管Outlook並未直接支持模板共享，但存在解決方法。讓我們探索它們：

共享.oft文件（經典Outlook）

對於經典的桌面應用程序（Outlook 365、2024、2021、2019及以上），共享涉及.oft文件：

1. 建立一個共享文件夾：在OneDrive（供個人使用或小型團隊）或SharePoint（對於大型組織）上創建共享文件夾。確保您的團隊具有必要的訪問權限（查看或編輯）。將此文件夾同步到您的計算機。

2. 撰寫並保存：在Outlook中創建電子郵件，自定義內容和格式。將其作為Outlook模板（*.oft）直接保存到共享文件夾中。

您的團隊現在可以訪問此模板。

3. 訪問共享模板：團隊成員必須將共享文件夾同步到其PC。在Outlook中，轉到主頁>新項目>其他項目>選擇表單。在文件系統中選擇用戶模板，瀏覽到共享文件夾，選擇模板，然後單擊“打開” 。

分享新Outlook和Web應用程序

在新的Outlook或Web應用程序中無法進行直接共享。我的模板加載項存儲模板在您的雲郵箱中，而不是共享位置。您只能複制和粘貼模板內容，這效率較低。

更好的解決方案：共享電子郵件模板附加

有關在所有Outlook版本（Windows，MacOS，桌面，Web，新應用程序）中無縫共享的無縫共享，請考慮共享的電子郵件模板附加組件：

1. 團隊設置：您的管理員在共享電子郵件模板Web應用程序中創建團隊。

2. 用戶權限：管理員添加用戶並分配權限（僅訪問用戶，創建和編輯編輯器）。

3. 模板創建：具有編輯器權限的團隊成員可以創建新模板或將現有的Outlook電子郵件轉換為附加組件中的共享模板。

4. 插入模板：要使用模板，只需雙擊它或在附加組件中使用粘貼按鈕即可。內容立即插入您的Outlook電子郵件中。

此附加組件簡化了共享，並允許範圍內的模板創建和管理。從Microsoft AppSource下載免費版本。

以上是如何與其他用戶和團隊共享Outlook電子郵件模板的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！