創建Outlook會議模板-4種快速方法

在Outlook中創建約會和會議模板的四種快速方法

辦公室工作人員在會議上花費了很大一部分一周的時間 - 5小時或工作日的11％！這突出了精心製作的會議邀請的重要性。引人入勝且內容豐富的邀請為富有成效的會議奠定了基礎，並使用模板節省了寶貴的時間。本指南涵蓋了四種用於創建各種Outlook版本（2010，2013，2016，2019和365）的有效前景會議和約會模板的方法。

方法1：創建Outlook會議模板（.oft File）

此方法是經常發送具有相似內容的邀請的理想選擇。

• 支持： Outlook 2010- Outlook 365

步驟：

1. 創建一個新的會議。用模板文本（包括佔位符）填充身體。預填充字段，例如標題，與會者和位置。 （請參閱下面的示例圖像）。

   

2. 將會議保存為Outlook模板（ .oft）。導航到文件>另存為，命名模板，然後選擇“ Outlook模板（ .oft）”。默認保存位置（c：\ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates）通常是最好保持不變的。

   

使用.oft模板：

1. 轉到“主頁”選項卡，單擊新項目>更多項目>選擇表單。
2. 在“選擇表單”對話框中，選擇“文件系統中的用戶模板”，選擇模板，然後單擊“打開” 。

請記住，在發送之前，請用實際信息替換佔位符。考慮將模板固定在任務欄上或創建桌面快捷方式，以更快地訪問。創建約會模板的過程是相同的。

方法2：通過快速步驟會議請求模板

Outlook快速步驟自動操作。在這裡，我們自動創建會議請求。

• 支持： Outlook 2010- Outlook 365和新的Outlook

步驟：

1. 在“主頁”選項卡上，在快速步驟組中，單擊“創建新” 。
2. 在“編輯快速步驟”對話框中，從“選擇動作”下拉列表中選擇“新會議”或“創建約會”。命名您的快速步驟。單擊顯示選項。
3. 填寫主題，位置和文本字段。分配快捷鍵和工具提示文本（可選）。點擊完成。

使用快速步驟模板：

只需單擊快速步驟或使用其鍵盤快捷鍵即可。 （請參見下圖）。對於會議機構中可重複使用的內容，請使用Outlook快速零件。

方法3：使用自定義表格會議的議程模板

此方法使用自定義表格創建詳細的會議議程。

• 支持： Outlook 2007- Outlook 365

步驟：

1. 在Outlook中啟用“開發人員”選項卡（右鍵單擊功能區，自定義功能區，檢查開發人員）。
2. 在“開發人員”選項卡上，單擊設計表單。
3. 從標準表格庫中選擇會議請求（或約會），然後單擊“打開” 。
4. 根據需要添加您的議程文本和預填充字段。 （請參閱下面的示例圖像）。
5. 單擊發布>發布表格。選擇個人表格庫，命名您的表格，然後單擊發布。

使用自定義表單模板：

導航到家>新項目>更多項目>選擇表單。選擇個人表格庫，選擇模板，然後單擊“打開” 。為了使您默認，請轉到日曆>右鍵單擊日曆>屬性>“發佈到此文件夾時，請使用“下拉”> “表單…” ，然後選擇模板。

方法4：具有共享電子郵件模板的可填充會議模板

此方法使用共享的電子郵件模板加載項將使用可填充字段（下拉框，文本框）創建模板。

• 支持的應用程序： Microsoft 365的Outlook，Outlook 2021-2019（Windows和Mac），Windows的新Outlook，Web上的Outlook

步驟：（需要共享的電子郵件模板附加）

1. 安裝共享的電子郵件模板加載項。
2. 創建一個新的會議。鍵入模板文本，然後使用加載項的工具插入可填充字段的宏（下拉式，文本框）。 （請參閱下面的示例圖像）。
3. 使用共享的電子郵件模板接口保存模板。

使用填充模板：

單擊模板名稱旁邊的粘貼圖標或雙擊它。填寫可填充字段，並將信息自動插入會議邀請。 （請參閱下面的示例圖像）。

選擇最適合您需求並享受精簡會議計劃的方法！請記住，請諮詢共享的電子郵件模板文檔，以獲取有關使用其功能的詳細說明。

以上是創建Outlook會議模板-4種快速方法的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！