文件的詳略程度取決於組織的規模和活動的類型、過程及其相互作用的複雜程度、人員的能力。
檔案有很多種，運作的方式也各有不同。一般來說我們可以透過檔案名稱來辨識這個檔案是哪種類型，特定的檔案都會有特定的圖示（就是顯示這個檔案的樣子），也只有安裝了對應的軟體，才能正確顯示這個檔案的圖示。 (推薦學習：web前端影片教學）
檔案是與軟體研發、維護和使用有關的資料，通常可以長久保存。文件是軟體的重要組成部分。
在軟體產品開發過程中，以書面形式固定下來的使用者需求、在研發週期中各階段產生的規格說明、研究人員所做的決策及其依據、遺留問題和進一步改進的方向，以及最終產品的使用手冊和操作說明等，都記錄在各種形式的文件檔案中。
文件是軟體中另一個組成部分－程式的解釋和說明，是對研發過程進行管理的重要手段。
管理人員透過文件來確立不同研製人員或小組之間的工作聯繫，調整研製週期各階段之間的銜接關係，並根據所產生的文件檢查和控制研製工作的進度。文件也是使用、理解和維護軟體所不可缺少的重要資料。
檔案就是在我們的電腦中，以實現某種功能、或某個軟體的部分功能為目的而定義的一個單位。
檔案：電腦中的檔案可以是文件、程式、捷徑和裝置。文件是由文件名和圖標組成，一種類型的文件具有相同的圖標，文件名不能超過255個字元（包括空格）。
檔案是指儲存在外部媒體上的資料的集合。
定義
檔案是具有符號名稱的，在邏輯上具有完整意義的一組相關資訊項的有序序列。
資訊項是構成文件內容的基本單位。讀取指標用來記錄檔案目前檔案之前的讀取位置，它指向下一個將要讀取的資訊項目。
寫入指標用來記錄檔案目前的寫入位置，下一個將要寫入的資訊項目寫到該處。
儲存在外存媒體上。
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