第1步，開啟文件窗口，切換到「郵件」分組。在「開始郵件合併」分組中按「開始郵件合併」按鈕，並在開啟的功能表中選擇「郵件合併逐步精靈」。
第2步，開啟「郵件合併」任務窗格，在「選擇文件類型」精靈頁選取「信函」單選框，並按一下「下一步：正在啟動文件」超連結。
第3步，在開啟的「選擇開始文件」精靈頁中，選取「使用目前文件」單選框，並按一下「下一步：選取收件人」超連結。
第4步，開啟「選擇收件者」精靈頁，勾選「從Outlook聯絡人中選擇」單選框，並點選「選擇『聯絡人'資料夾”超連結。
第5步，在開啟的「選擇設定檔」對話方塊中選擇事先儲存的Outlook設定文件，然後按一下「確定」按鈕。
第6步，開啟「選擇聯絡人」對話框，選取要匯入的聯絡人資料夾，按一下「確定」按鈕。
第7步，在開啟的「郵件合併收件者」對話方塊中，可以依需求取消選取聯絡人。如果需要合併所有收件人，請直接按一下「確定」按鈕。
第8步，返回Word2010文件窗口，在“郵件合併”任務窗格“選擇收件人”精靈頁中按一下“下一步：撰寫信函”超連結。
第9步，開啟「撰寫信函」精靈頁，將插入點遊標定位到Word2010文件頂部，然後根據需要按一下「位址區塊」、「問候語”等超鏈接，並根據需要撰寫信函內容。撰寫完成後點選「下一步：預覽信函」超連結。
第10步，在開啟的「預覽信函」精靈頁可以查看信件內容，點擊上一個或下一個按鈕可以預覽其他聯絡人的信件。確認沒有錯誤後按一下「下一步：完成合併」超連結。
第11步，開啟「完成合併」精靈頁，使用者既可以點選「列印」超連結開始列印信函，也可以點選「編輯單一信函」超連結針對個別信函進行再編輯。
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