實用Excel技巧分享：聊聊如何規範地輸入資料？

即便很多excel老鳥，也會遇到做得表格不規範的情況，導致在做數據統計時，寫出了非常複雜又燒腦的公式，甚至最後公式結果出錯，卻查不出原因，這樣也降低了工作效率。由此可見，我們在做表格之前，了解一些表格的數據規範是非常有必要的，磨刀不誤砍柴功嘛，下面一起來看看吧~

Excel處理資料有它自己的一套規則，標準規範的是一個儲存格記錄一個屬性。今天我們就來學習如何規範地輸入資料。

一、一個儲存格一個屬性

#  如下所示的兩個表格，我們需要對領取數量求和。

E列的資料都帶有單位，資料也變成了文字屬性，需要將資料分列或單位替換為空才能求和，而K列的數據則是規範的數值，可直接求和。

若想對E列直接求和，在E12單元格輸入公式：=SUM(--LEFT(E2:E11,LEN(E2:E11)-1))，按shift ctrl enter結束。

這是一個陣列公式，對於函數小白來說不容易理解和記憶。

而對K列求和那就再簡單不過了。選取K列數據，點選公式-自動求和-求和，就立刻得到了結果。

第二個、忌用合併儲存格

合併儲存格，僅限於需要列印的表單，不需要進行下一步運算統計匯總，例如招聘表等等。

在來源資料表中，禁止使用合併儲存格。一個規範的資料來源表格應該是所有儲存格填滿，有一筆記錄一條，每一行資料完整、結構整齊。

上圖A列包含合併儲存格，表面看似很簡潔，處理資料時會遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。

1.公式

例如對設計部的領取數量進行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A4,A2,E2:E4) ，結果為：8。顯然不正確，因為合併儲存格以後的數據，只有首個儲存格A2有數據，其餘儲存格均為空白。

2.篩選

進行篩選時，也只能得到一筆記錄，例如篩選「設計部」的領取數量。

3.排序

如果需要依照銷售量來排序，會出現下面提示錯誤的對話方塊。

第三個、標題不放在工作表

Excel文件的標題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。

Excel標題行用於儲存每列資料的屬性，如「年齡」、「職務」、「銷售量」字段，是篩選和排序的字段依據。

上圖左邊所示的標題“員工銷售統計表”，無非就是告訴大家這是一張什麼表，除此以外不具有任何功能。

所以，可以不用標題來佔用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標示出來就可以。

第四、勿用空白行空列隔間資料

#如下圖所示，第6、11行為兩個空行隔間數據。需要篩選下面所有數據，得先選取區域A1：E13，然後篩選。如果中間沒有空白行，不需要選取區域，滑鼠放在任意有資料的儲存格，直接篩選就可以。

如果中間沒有空行隔間，滑鼠放在任意有數據的單元格，按ctrl A就可以全部選定數據，但是有隔間之後，就不能了。

不僅是篩選，在寫公式時也一樣，對於資料來源，保持資料之間的連續性很重要。

如果確實需要將資料分隔開，可以將儲存格邊框加粗、改變儲存格填滿顏色等等來實現。

第五、勿加入多餘的合計行

#一張規範的資料來源表格，不應該有下圖的那些合計行。一邊輸入數據，一邊合計求和，方法是不可取的。

資料來源還有隨時增加、刪除的可能性，所以合計也會隨之變動。

正確的做法是，先錄入數據，然後再合計。來源資料表為一張表，總表為另一張工作表或其餘區域，總計可使用函數、資料透視表等完成。

第六、同類型資料盡量使用一張工作表

#不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利於操作。

如下圖所示，所有資料都放在一張工作表裡面，按月份篩選、匯總，都很容易實現。

儘管幾十幾百字元的長公式或是一段VBA程式碼能完成多表合併，不過前提還是得看資料來源零散到什麼程度。因此，實際應用，沒必要自己為自己設定障礙和難題。

第七、同一儲存格記錄一個屬性

#  如下所示，A列相同儲存格的所有數字相加。

  解決這個題目，用了一個很長的陣列公式：

=SUM(TEXT(LEFT(T​​EXT(MID(A1&" a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR (-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))

三鍵結束，得到結果。

如果將上面的資料來源規格下，如下圖所示，不同屬性的資料會記錄在不同的儲存格中。求和就變得非常非常簡單，=SUM(D2:F2)，得到結果。

特別是剛接觸excel，對一些技能還沒有駕馭能力時，盡量地將資料來源規範化，雖然都是很小的問題，也可以節省很多工作時間喲~

相關學習推薦：excel教學

以上是實用Excel技巧分享：聊聊如何規範地輸入資料？的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！