實用Excel技巧分享：如何製作二級、三級下拉式選單

說到做下拉式選單，都知道直接使用Excel中的資料驗證就可以實現，但是二級、三級，甚至更多級的下拉式選單，可能就有點蒙圈了。其實用Excel製作三級下拉選單，一點都不難，它就跟我們平常複製貼上一樣簡單！不相信？一起來看看文章，你就知道了！

使用資料有效性製作下拉式選單對大多數小夥伴來說都不陌生，但說到二級和三級下拉式選單大家可能不是那麼熟悉了。

什麼是二級和三級下拉式選單呢？舉個例子，在一個單元格選擇某個省後，第二個單元格選項只能出現該省份所屬的市，第三個單元格選項只能出現該市所屬的區，效果如圖所示。

看起來很神奇吧，其實要做出這樣的多層下拉式選單非常容易，只需掌握兩個技能：定義名稱和資料驗證（資料有效性）就能實現，下面一起來看看具體的操作步驟。

一、建立一級下拉選單

操作要點：

【快速定義名稱】選取省份名稱所在的單元格區域“A1:D1”，在名稱框輸入“省”，回車確定；

【設定資料驗證】選取要設定一級下拉式選單的儲存格，開啟資料驗證，設定序列，來源輸入“=省”，確定後即可產生下拉式選單，操作步驟如動畫所示。

 注意：如果設定資料驗證時提示“指定的命名區域不存在”，則表示定義名稱操作有誤。

檢查名稱是否定義成功可以透過點擊「公式-名稱管理員」來查看。

經過上述操作，完成了一級下拉選單的設定。

二、建立二級下拉式選單

操作重點：

【批次定義名稱】選取包含省份和所屬市所在的單元格區域，即“A1:D6”，在“公式”選項卡“定義的名稱”處，點擊“根據所選內容創建”，進行批量定義名稱，在創建時只勾選“首行」；

完成後可以透過名稱管理器檢查，此時會多出幾個省份所對應的名稱。

【設定資料驗證】選取要設定二級下拉式選單的儲存格，開啟資料驗證，設定“序列”，來源輸入“=INDIRECT(A14)”，確定後即可產生下拉式選單，操作步驟如動畫所示。

為了後續設定三級選單時方便一點，這裡的A14我們使用的是相對引用。

這一步驟要注意：公式中的A14需要依照實際情況去修改，這個公式的意思就是用一級選單所產生的儲存格資料作為二級選單的生效依據。

經過以上操作，就完成了二級下拉式選單的設置，可以自己驗證選項的正確性。

關於INDIRECT函數：

這個函數是一個引用函數，簡單來說是依照指定的位址來引用，在本例中，A14是一個省的名稱，同時在名稱管理器有一組對應的市，如圖所示：

#在本例中INDIRECT函數的功能就是依照已經存在的名稱得到一組對應的數據，如果需要了解這個函數的詳細教程，可以留言告訴我們。

三、建立三級下拉式選單

#操作要點：

##【批次定義名稱】與前一步一樣，選取包含市和區所在的儲存格區域，即「F1:K17」。使用「根據所選內容建立」功能批次定義名稱，注意在建立時只勾選「最左列」；

【複製有效性設定】複製二級下拉式選單所在的儲存格，在需要設定三級下拉式選單的儲存格處，選擇性貼上「驗證」即可完成設置，操作步驟如動畫所示。

因為在二級選單所在儲存格的有效性公式中使用了相對引用，因此直接複製貼上儲存格B14即可。

如果要進行有效性設定的話，來源應該輸入「=INDIRECT(B14)」。

怎麼樣，三級選單的設定也沒那麼難吧。

小結：

今天分享的只是一個最基本的多層選單設定方法，需要注意幾個地方。

1. 設定多層選單時，下拉資料來源的建構很關鍵，在本例中可以看出資料來源設定的特點，至於標題在首行還是最左列，可以根據實際需求而定。

2. 這種設定方法的好處是容易掌握，而且容易拓展，按照同樣的方法，再設定四級選單甚至五級選單也不是一件難事。但是弊端也很明顯，例如當選項的數量不同時，在下拉框中就會出現空白選項，而且選項內容增加時還需要修改名稱範圍，不是很聰明。

3. 設定多層選單的核心是INDIRECT函數的用法，如果要讓下拉選單更加智能，不包含空白項目並且當內容增加時會自動調整，就需要結合OFFSET、MATCH和COUNTA等函數才能實現了，這個需要對公式函數有相當的運用能力才可以做到，如果有興趣的話留言告訴小編，以後針對這個問題再寫一篇教程。

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