如何透過流程優化創造最大商業價值

透過改進主要流程，每年可以為企業節省數百萬美元，不僅可以改善現金流，還能帶來其他諸多好處，如提高合規性、增強與客戶、員工和候選人的互動等。然而，要注意的是，對於跨複雜公司係統的流程優化，很容易陷入困難，可能會導致優化計劃的停滯或無法完全實現其價值。

透過遵循最有效的步驟進行可操作的流程轉換，企業可以從其流程最佳化工作中獲得最佳結果。

對於規劃利用人工智慧和自動化來優化流程的組織而言，遵守最佳實踐尤其關鍵。儘管AI驅動的自動化可以簡化流程，但如果解決方案設計不當或部署缺乏規劃和執行，相同的技術可能導致問題變得更加複雜。因此，確保在整個實施過程中充分了解流程需求，並與相關利害關係人密切合作至關重要。另外，不斷監測和評估AI系統的表現，及時調整和改進，也是確保自動化流程高效運作的重要環節。最終，持續學習和適應新技術和最佳實

流程優化的三大核心挑戰

多年來，許多公司一直致力於改進其流程，但要實現他們的宏偉目標往往會面臨以下三個根本原因的挑戰：

複雜性：在企業內部，流程是橫向的，通常跨越多個部門和系統-每個部門和系統都有自己的優先事項、需求、文化和既定的做事方式，這種複雜程度使我們很難知道從哪裡開始優化，以及如何以一種適合不同利益相關者並使整個企業受益的方式進行優化。

缺乏透明度：就進程本身而言，複雜性和孤島可能使收集資料和進行端對端分析變得困難，流程越複雜、越不透明，就越難將這些目標與策略性業務目標連結起來。

主觀性：我們經常看到關於流程改善的決策是基於直覺和部分或過時的分析，而不是分析反映當前狀態的數據。

這些障礙通常是​​同時出現的，可能會阻礙企業成功地利用流程最佳化來實現最大的ROI。

遵循優化策略以實現價值最大化

我們發現以下最佳實踐在實現業務目標和創造持久改進方面最有幫助：

• 將你的決策重點放在要交付的價值。成功的公司透過正確的角色、工作方法、工具和決策架構建立專門的治理，以推動業務價值。
• 對於處於旅程早期階段的公司，證明這些努力(通常透過ROI來衡量)在一個或兩個優先領域的價值。
• 建立一個專注於這項工作的團隊，並將其嵌入公司的持續營運中。

以價值為中心的心態始於選擇正確的問題來解決，並考慮一旦問題解決，成功會是什麼樣子。員工的生產力會更高嗎?或者，透過消除過剩庫存或減少第三方獲得的服務，是否會大幅節省成本?一些努力甚至可以帶來額外的收入或現金流改善。

成功改進流程的期望值有助於確定所考慮的多個用例的優先順序和順序，它還有助於證明必須聯合起來交付這項工作的團隊之間的容量分配是合理的，最終，它闡明了企業中的哪些人需要批准並認識到其實現完成的價值。

透過遵循此指導，早期採用者更有可能選擇產生重創ROI的用例，以指導企業投資繼續流程改善之旅。

設定流程最佳化專案的範圍

流程最佳化工作可以在企業的許多領域產生重大價值，雖然金融和採購等一些領域已經很好地理解了，但其他領域正開始受到更多關注。

具體地說，我們看到各行各業的公司都在開發許多創新的解決方案：

• #即時供應鏈規劃
• 智慧製造工廠
• 工程設計管理
• 重新設計人力資源以提高體驗和效率
• 簡化主資料管理

對於此方法可以處理的流程沒有限制- 唯一的要求包括：

• 取得準確數據。
• 來自流程擁有者和/或專家的貢獻，以產生分析和洞察。
• 具有大量活動和大量相關費用的流程。

例如，一家消費品製造商最近利用製程改進來避免食品浪費並降低成本，該公司的倉庫中的成品已經超過了他們可以出售給最終客戶的日期，該公司使用數據來強調計劃生產與當前需求不同步的情況。對於接近極限日期的產品，AI解決方案建議了一些次佳措施——從轉移到需求更高的其他倉庫、折扣拋售，或最終捐贈。

另一家組織，一家零售商，透過使用創新技術和數據洞察來提高其供應鏈規劃流程的有效性，最初，供應鏈規劃者使用幾個不同的系統來收集有關產品需求、供應計劃和供應商訂單的資訊。流程挖掘技術允許將這些資訊整合到一個知識模型中——減少從不同系統提取資訊的工作，並幫助解釋內容，這使得可以近乎即時地發現計劃延誤和供應風險，因此計劃人員可以立即採取行動，避免影響。

使流程優化成為組織結構的一部分

在展示了早期的成功之後，公司通常會在旅途中遇到下一個重大挑戰，那就是如何在整個企業範圍內採用這種方法。最終目標是將這一點嵌入到公司的持續營運和管理中，以便這些努力從專案發展到​​一切照常的活動。要在企業範圍內實現這一點，企業必須考慮以下方面：

• 治理和融資機制：確保業務和IT領導層參與，並共同做出決策以指導努力。
• 卓越中心：實現知識和能力的快速擴展和分享。
• 技術堆疊選擇、實作和更新：確定有助於解決最緊迫問題的最重要工具和技術。
• 價值實現與衡量：利用價值思維來推動工作的決定、優先順序和執行。

提供最大價值的流程最佳化並不是從頭腦中的特定技術開始的，相反，它是關於採取正確的方法來評估流程的效率，開發更聰明的工作方法，並在能夠增加可衡量價值的情況下引入自動化和其他技術。

流程優化應該是持續的，這是因為隨著你改進流程，你的組織將發現新問題並確定解決這些問題的新方法，將這些學習保存在一個集中的流程卓越中心，可支援未來的流程改善。

在有效的治理和有針對性的籌資機制的支持下，加速和持續的流程改善可以成為組織文化的一部分，使流程優化更容易實施，並獲得更大的努力回報。

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