如何与其他用户和团队共享Outlook电子邮件模板

本指南提供了一个分步演练，可在Outlook 365、2016和更新版本中创建和共享团队中的电子邮件模板，包括新应用程序和Web版本。这确保了一致的专业沟通。

尽管Outlook并未直接支持模板共享，但存在解决方法。让我们探索它们：

共享.oft文件（经典Outlook）

对于经典的桌面应用程序（Outlook 365、2024、2021、2019及以上），共享涉及.oft文件：

1. 建立一个共享文件夹：在OneDrive（供个人使用或小型团队）或SharePoint（对于大型组织）上创建共享文件夹。确保您的团队具有必要的访问权限（查看或编辑）。将此文件夹同步到您的计算机。

2. 撰写并保存：在Outlook中创建电子邮件，自定义内容和格式。将其作为Outlook模板（*.oft）直接保存到共享文件夹中。

您的团队现在可以访问此模板。

3. 访问共享模板：团队成员必须将共享文件夹同步到其PC。在Outlook中，转到主页>新项目>其他项目>选择表单。在文件系统中选择用户模板，浏览到共享文件夹，选择模板，然后单击“打开” 。

分享新Outlook和Web应用程序

在新的Outlook或Web应用程序中无法进行直接共享。我的模板加载项存储模板在您的云邮箱中，而不是共享位置。您只能复制和粘贴模板内容，这效率较低。

更好的解决方案：共享电子邮件模板附加

有关在所有Outlook版本（Windows，MacOS，桌面，Web，新应用程序）中无缝共享的无缝共享，请考虑共享的电子邮件模板附加组件：

1. 团队设置：您的管理员在共享电子邮件模板Web应用程序中创建团队。

2. 用户权限：管理员添加用户并分配权限（仅访问用户，创建和编辑编辑器）。

3. 模板创建：具有编辑器权限的团队成员可以创建新模板或将现有的Outlook电子邮件转换为附加组件中的共享模板。

4. 插入模板：要使用模板，只需双击它或在附加组件中使用粘贴按钮即可。内容立即插入您的Outlook电子邮件中。

此附加组件简化了共享，并允许范围内的模板创建和管理。从Microsoft AppSource下载免费版本。

以上是如何与其他用户和团队共享Outlook电子邮件模板的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！